Файл: Проектирование информационной системы по учёту кассовых операций (Задачи и функции учета кассовых операций в организация).pdf

В современных условиях наличие финансовых средств является неотъемлемым элементом возможности ведения хозяйственной деятельности. На фоне развития информационных систем и технологий имеет смысл привести некоторые процессы в ряд автоматизированных. Реализация информационных систем имеет массу плюсов, среди которых: точный и последовательный учёт операций, контроль и отправка в соответствующие службы; мониторинг операций.

Главное назначение кассовых операций состоит в обеспечение обслуживания беспрерывного финансового потока и оборота. Расчетно-кассовые операции имя принято понимать операции по ведению счетов как юридические, так и физических лиц и по управлению расчётами.

Деятельность организаций во многом зависит от организации учетных процессов. Фактически объектом учета является информация, которая в ходе учетных процессов систематизируется, анализируется и подвергается тщательному исследованию.

Таким образом, обследуемые данные формируются в информационные потоки, на основании которых и принимается управленческое решение. Важная роль в формировании данных потоков играет именно финансовая информация, так как она позволяет определять успешность бизнеса.

Грамотно систематизированная информация позволяет любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, размеров реализовывать следующие задачи:

− осуществлять внутренний и внешний контроль за движением информационных потоков (ресурсных, финансовых и т.д.);

− контролировать соблюдение юридических норм (в т. ч. законодательных);

− предотвращать негативные последствия деятельности организации (например, банкротство);

− обеспечивать устойчивость бизнеса в долгосрочной перспективе.

Не всегда эта деятельность носит в организации системный характер, своевременно актуализируются данные. Все это является проблемой как для собственников бизнеса, так и для их контрагентов.

Вопросами изучения проблемы систематизации, анализа информации занимались как отечественные, так и зарубежные ученые. Среди авторов, уделявших внимание процессам систематизации и автоматизации информации, можно выделить Варзунов А. В., Торосян Е. К., Сажнева Л. П, К.В. Балдин В.Б. Уткин, А.Р. Айдинян.

Объектом исследования выступает экономическая деятельность организаций и его процесс учета продаж.

Предметом исследования являются информационные потоки в области учета продаж предприятия общественного питания.

Цель исследования заключается в построении алгоритма автоматизации учетной деятельности организации в области движения наличных денежных потоков.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1) изучить теоретические основы осуществления учетных операций, особенности учета продаж;

2) исследовать рынок программного обеспечения деятельности организаций общественного питания с позиции выявления особенностей продуктового ряда;

3) проанализировать деятельность конкретной организации, выявив положительные и отрицательные стороны и тенденции;

4) сформировать предложения по совершенствованию деятельности организации на основе автоматизации бизнес-процесса учета реализации продукции.

Структура работы определена в соответствии с поставленной целью и задачами, она содержит введение, основную часть, заключение, список использованных источников.

1. Теоретические основы моделирования Бизнес-процессов В учете продаж

1.1. Задачи и функции учета кассовых операций в организация

Современный бизнес представляет собой сложную конфигурационную систему, включающую в себя как предприятия крупного бизнеса, так и предприятия, относящиеся к малому и микробизнесу. Деятельность организаций весьма разнообразна, но основная цель любого бизнеса заключается в удовлетворении потребностей конечных потребителей с одной стороны и обеспечение роста благосостояния собственников – с другой. Современный мир – это постоянное стремление к совершенствованию, улучшению существующих технологий и продукции, внедрение новых возможностей и инновации. Тем не менее следует отметить, что деятельность любого бизнеса регулируется рядом законодательных актов, позволяющих четко систематизировать их деятельность.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации обеспечивается на законодательном уровне указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). ^[1]

Кассовые операции по приему, выдаче, размену, обмену, обработке наличных денег выполняются с целью обслуживания юридических и физически лица, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также физических лицами, занимающихся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практики, обычных физически лиц.

В торговые предприятия поступают большие суммы денежной выручки. Необходимо обеспечить правильный учет денежных средств, четкий контроль за их сохранностью и своевременную сдачу их в банк. Денежная выручка торговых предприятий является основным источником финансирования и кредитования различных отраслей народного хозяйства, выплаты заработной платы, пенсий, стипендий.

Ссуды банка дают возможность организациям и предприятиям закупать товары для продажи, заготавливать продукцию, развивать строительство и производство, т. е. осуществлять все необходимые торгово-хозяйственные операции.

Своевременная и полная сдача выручки имеет большое значение не только для развития торговли, но и всей экономики страны. Правильно организованный учет и контроль денежной выручки - необходимое условие соблюдения принципов рационального хозяйствования в торговле и сохранности товарно-материальных ценностей.

Расчеты с покупателями и учет поступающих от них денежных сумм осуществляет либо непосредственно продавец, либо специально выделенный для этой цели работник - кассир-контролер. При немеханизированном способе расчета деньги за проданные товары принимает продавец, он же их хранит, подсчитывает и сдает. При этом ухудшается их хранение, усложняется учет денежных средств, снижается производительность труда торговых работников, нарушаются санитарно-гигиенические требования.

Наиболее эффективный способ расчета с покупателями - автоматизированный способ с применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Он обеспечивает точный учет денежной выручки и контроль продажи товаров, позволяет проверить правильность выполнение расчетно-кассовых операций, сокращает время, необходимое для расчетов, повышает производительность труда контролеров-кассиров, снижает до минимума возможность ошибок при расчетах, предоставляет сведения об объемах продаж товаров и количестве обслуженных покупателей по часам рабочей смены. ККМ являются инструментом контроля со стороны администрации, учредителя и государства за денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки.

Уровень автоматизации расчетно-кассовых операций характеризуется многообразием автоматически выполняемых функций и скоростью действия ККМ, оперативностью и качеством выдаваемой информации и пропуски' способностью узла расчета.

Современные электронные КК оснащены блоком памяти и выполняют функции поиска цен товаров, относящихся к различным торговым отдела, могут вести учет по товарным группам, видам, наименованиям.

Электронно-регистрирующие машины (ЭКРМ) имен сканирующие устройства, позволяющие определить стоимость товара автоматически, без набора ее на клавиатуры. Новые модели ЭКРМ могут выполнять функцию кассового терминала в роли головного устройства, управляющего работой нескольких ККМ.

ЭКРМ могут использоваться в составе комплексов для межотраслевой интегрированной автоматической системы управления товародвижением. На основе применения штрихового кодирования, считывающих устройств - адаптеров, программного обеспечения, портативных терминалов, автоматизированных рабочих мест контролера-кассира, этих устройства осуществляется автоматизация торгово-технологического процесса в оптовом и розничном звеньях товародвижения. В магазинах самообслуживания широко используется новая торговая техника, создаются условия для комплексной механизации технологических операций и трудоёмких работ. Рациональная организация торговотехнологического процесса в магазинах самообслуживания обеспечивает увеличение пропускной способности торгового зала, более эффективное использование торгового оборудования и торговых площадей, рост товарооборота с одного квадратного метра площади.

Рабочие места кассиров оборудованы сканерами штрих-кодов. Кассы соединены в локальную сеть, на рабочее место кассира устанавливается кассовый терминал в состав, которого входят: кассовый аппарат, компьютер, считыватель штрих-кодов.

Возможно подключение дополнительного оборудования. На компьютер устанавливается программа для работы с кассовым аппаратом и штрих-кодом товара, в функции которой входит регистрация покупки, печать чека и взаимодействие с внешними устройствами: сканером штрих-кодов, специализированной клавиатурой со считывателем магнитных карт и т. п. Электронные весы также находятся в зале самообслуживания.

Работники магазина взвешивают товар, весы автоматически выдают этикетку со штрих-кодом, в котором содержится вся информация о данном товаре. При расчёте с покупателем кассир с помощью сканера сканирует штрих-код весового товара, касса распознаёт этот код и выдаёт его цену.

В месте приёмки товара находятся рабочие места операторов, которые приходуют товар.

Разработка автоматизированных рабочих мест контролера-кассира для предприятий розничной торговли позволяет:

• Считывать информацию, нанесенную в виде штриховых кодов на упаковку или ярлыки товаров, и записывать в определенном коде в запоминающее устройство или ходить в компьютер;

• Выполнять расчетные операции с учетом скидок и надбавок; • Обеспечивать различные виды оплат — наличный, безналичный расчет, чеками, с помощью пластиковых карт;

• Осуществлять контроль над операциями, выполняемыми контролером-кассиром;

• Регистрировать покупку на уровне групп и наименований товаров;

• Автоматически вызывать цены из запоминающего устройства;

• Выдавать оперативные и итоговые статистические чеки продажи товаров; • Отображать информацию для покупателя.

В настоящее время все большее распространение получают компьютерные кассы, что позволяет сократить как минимум двух кладовщиков и одного бухгалтера. Кассово-компьютерный учет увеличивает не только производительность труда, но и прибыль предприятия.

1.2 Классификация, требования и общие принципы устройства контрольно-кассовых операций

В торговле используют контрольно-кассовые машины, подразделяющиеся по функциональному признаку на следующие типы:

− автономные контрольно-кассовые машины;

− пассивные системные контрольно-кассовые машины;

− активные системные контрольно-кассовые машины;

− фискальные регистраторы и контрольно-кассовые машины.

В автономных контрольно-кассовых машинах расширение функциональных возможностей может достигаться только за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых контрольно-кассовой машиной по размещенным в ней программам. К этому же типу относятся и портативные контрольно-кассовые машины, имеющие возможность работать без постоянного подключения к электросети.

Пассивная системная контрольно-кассовая машина имеет возможность работать в компьютерно-кассовой системе, но она не имеет возможности управлять работой этой системы. Она же может использоваться и как автономная контрольно-кассовая машина («Samsung EK461RF», «Меркурий 112Ф»).