Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление документооборотом (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Проблема организации деятельности по разработке программного и аппаратного обеспечения для автоматизированных систем управления стоит достаточно остро. Документооборот, отражающий данный вид деятельности представлен множеством документов регламентированных государственными стандартами, а также внутренней документацией. Еще одним аспектом проблемы является сложность отслеживания процессов в стадиях разработки и распределение обязанностей.

Целью данной работы является проектирование документооборота для компании, работающей в сфере разработки и изготовления программного и аппаратного обеспечения для автоматизированных систем в нефтегазовой отрасли.

Для достижения поставленной цели в работе предполагается решение целого комплекса задач:

анализ предметной области и выбор комплекса задач автоматизации;
выбор и обоснование проектных решений для решения задачи;
разработка проекта автоматизации документооборота;
разработка структуры базы данных и макетов интерфейса;
реализация проектного решения.

Структурно курсовой проект представлен в виде двух основных частей. Первая часть – аналитическая, она включает пункты, связанные с выбором комплекса решаемых задач, описанием существующих бизнес-процессов и документооборота, а также предложениями по их изменению.

Вторая часть – проектная, она состоит из описания процесса разработки основных видов обеспечения системы: информационного, программного. В рамках этой части проводится разработка информационной модели, описание нормативно-справочной и результатной информации; разработка структуры базы данных и макетов экранных форм. В заключении проектной части описывается реализованный проект и демонстрируется контрольный пример.

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Выбор комплекса задач автоматизации

Рассматриваемая компания выполняет разработку и производство специализированного оборудования для автоматизации деятельности предприятий нефтегазовой отрасли. Особенностью деятельности компании является предоставление комплексных предложений с полным аппаратным оснащением по техническому заданию заказчика.

Среди основных направлений деятельности компании выделяются:

Проектирование объектов нефтегазовой отрасли;
Изготовление оборудования;
Поставка оборудования КИПиА;
Комплексная автоматизация нефтегазовых производств;
Метрологическое обеспечение;
Строительно-монтажные работы;
Шеф-монтажные и пусконаладочные работы;
Сервисное обслуживание.

Основным видом продукции являются шкафы промышленной автоматики, ориентированные на работу на предприятиях нефтегазовой отрасли.

Проблема организации деятельности компании связана с корректным обеспечением документооборота при разработке аппаратного и программного обеспечения, а также постоянным обеспечением связи с заказчиком и документированием процесса разработки и внедрения решений.

Большой объем документации, который сопровождает проекты, требует упорядоченности, которую можно организовать путем применения проектного подхода к деятельности в процессе разработки и внедрения.

Основными документами, которые поступают при начале работы с заказчиком, являются заключенные договоры, в рамках которых описаны условия работы над проблемами клиента. Для оптимальной организации работы с клиентом компания также получает данные о возможных контактах, так как процесс согласования разработки может протекать на разных уровнях (директор, главный инженер, системный администратор и т.п.).

Распределение поставленных задач при разработке проектов осуществляется между сотрудниками компании, выполняющих операции в соответствие с должностными обязанностями и полученными знаниями по соответствующей специальности.

Качество выполнения заказов клиента, определяющих доход компании, в полной мере зависит от правильности распределения задач между сотрудниками и возможности отслеживания их деятельности в процессе разработки. Возможности по регулированию процессов управления деятельностью сотрудников в значительной мере определяет производительность труда специалистов и возможности по корректировке сроков выполнения проекта при необходимости.

Основные обязанности по работе с проектами возложены на менеджеров проектов, которые организуют работу сотрудников.

Особенности работы по проектам связаны с используемыми стандартами разработки и внедрения ПО, наиболее оптимальными в компании считают стандарты регламентированные государственными стандартами ГОСТ 34.601-90, ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 [2, 3]. А также используются рекомендации, заключенные в библиотеке, описывающая лучшие из применяемых на практике способы организации работы подразделений или компаний, занимающихся предоставлением услуг в области информационных технологий. ITIL.

Основные операции, связанные с процессом разработки, предполагают согласование процессов, сроков и технической документации, в том числе и технического задания. Кроме этого в рамках проекта определяются программы испытаний разработанного аппаратного и программного обеспечения, сроки их проведения, а также ответственные за проведение с обеих сторон: от компании разработчика и компании заказчика.

Проблема организации такой деятельности и ведения документации состоит в необходимости периодической корректировки проектов в зависимости от пожеланий заказчика на разных этапах разработки и сложности отслеживания работы сотрудников по договорам, так как сотрудники, работающие по одному договору, работают в различных подразделениях.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Выделенный процесс разработки программного и аппаратного обеспечения для автоматизированных систем управления может быть описан в рамках нотации IDEF0 [7]. Для выявления проблем организации процесса и ведения документооборота рассматривается существующий принцип организации деятельности компании (рисунок 1).

Рисунок 1. Основной исследуемый бизнес-процесс

Заключенные менеджерами по работе с клиентами договоры поступают на рассмотрение и формирование планов по разработке. При этом необходимо руководствоваться пожеланиями клиентов, которые могут быть поданы в различной форме: как в виде обобщенной текстовой информации, так и в виде результатов опроса сотрудников, которые в дальнейшем будут работать с оборудованием и программным обеспечением [9].

Результаты работы на данный момент представлены в виде классических технических заданий, определяющих принципы разработки, а также являющиеся отчетным документом в случае возникновения споров с заказчиком в суде. Для заказчика предоставляется техническая документация, сопровождающая разработанную АСУ. После проведения приемо-сдаточных испытаний заказчик получает также акт по результатам приемо-сдаточных испытаний.

Для контроля работы сотрудников они подают отчеты о проделанной работе, в рамках договоров, чтобы менеджеры по работе с клиентами были в курсе результатов работы, и бухгалтерия могла определить сроки выполнения. Однако в этом процессе возникают сложности, так как выполнения договора для бухгалтерии имеет только свои стадии, связанные с полным выполнением обязательств по договору (рисунок 2).

Рисунок 2. Декомпозиция основного процесса

Основной процесс представлен следующими подпроцессами [10]:

анализ заключенных договоров;
распределение работы;
выполнение заданий по разработке;
мониторинг деятельности.

На основе данных о заключенных договорах проводится оценка необходимых трудовых затрат и используемого оборудования. В результате формируется план работы по договору, который включает информацию о всех задействованных отделах: разработки, тестирования, сборки оборудования и т.п. Достаточно часто структура документа договора не предполагает разъяснений по обеспечению, например, сопровождения, поэтому на этом этапе также выделяются несколько направлений работы с данным клиентом. Направления могут курироваться разными сотрудниками, что затрудняет процесс оценки степени исполнения договора в дальнейшем.

Распределение работы состоит в привлечении разных специалистов на выполнение конкретных договоров. Принимая во внимание все договоры по которым работают специалисты необходимо составить план загруженности работников, согласно которому можно будет определить свободных сотрудников при необходимости и оценить производительность труда работающих по договорам.

Выполнение заданий на разработку АСУ предполагает использование классических стандартов разработки, регламентированных ГОСТ. Описание схемы работы по стадиям на данный момент (рисунок 3).

Процесс разработки включает:

формирование концепции;
согласование с заказчиком;
проектирование;
разработка ПО и АО для АСУ;
подготовка документации;
проведение приемо-сдаточных испытаний.

Формирование концепции проходит на основании возможностей компании и пожеланий клиента, однако также учитывается загрузка специалистов, которая может повлиять на спектр используемых инструментов разработки.

Рисунок 3. Декомпозиция процесса разработки

Результатом становится проект технического задания, которое согласуется с клиентом, при необходимости вносятся изменения в структуру или содержание технического задания, однако согласно требованиям ГОСТ [1].

Согласованное техническое задание становится основой работы и на его базе происходит проектирование: создание эскизного проекта и рабочей документации. Однако и на этом этапе возможны корректировки клиента в рамках эскизного проекта, чаще всего они касаются вопросов организации интерфейса.

Переданная рабочая документация для сотрудников реализующих разработки является основанием к выполнению определенных операций. Результатом становится рабочий проект, который предполагает разработку также сопроводительной документации. В процессе работы руководители подразделений информируют о проделанной работе в виде отчетности, которая требует дальнейшей обработки из-за включения в отчеты подразделений работы по различным договорам.

После выполнения разработки и подготовки внедрения проводятся приемо-сдаточные испытания, которые либо дают предложения по корректировке, либо определяют окончание работ. В процессе приемо-сдаточных испытаний работают также специалисты со стороны клиента, определяющие соответствие функционала и других свойств АСУ заявленным на основании проведенных испытаний согласно плану приемо-сдаточных испытаний.

Как видно из представленной схемы корректировки могут проявиться на любом этапе и возникают сложности с проведением мониторинга работ сотрудников разных подразделений, а также проблемы с формированием отчетности по выполнению договоров клиентов на основании отчетов руководителей подразделений.

Очевидно, что такая организация работы является неэффективной и требует перестройки. Для оптимизации деятельности используется проектный подход, который объединяет сотрудников разных подразделений в ходе работы над выполнением условий договоров с заказчиком. После заключения договоров проводится разбиение на проекты основных заданий, которые формируются в ходе согласования с заказчиком. Договор может быть представлен как одним, так и несколькими проектами. В результате контроль осуществления работы по договору включает в себя анализ отдельных проектов. И степень исполнения договора определятся степенью исполнения проектов.

Таким образом, в качестве задания поступают проектные задания, которые становятся основой составления проектов, а результаты работы строятся на базе отчетов по работе над проектами (рисунок 4).

Выполнение проектов предполагает составление календарного плана проекта и работы по нему, которая включает также и мониторинг процесса (рисунок 5).

Выделяются следующие подпроцессы: