Файл: Разработка регламента выполнения процесса (Разработка бюджетов).pdf

3 ГЛАВА. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РЕГЛАМЕНТОВ СИСТЕМЫ «ЭЛЕКТРОННЫЙ БЮДЖЕТ»

Цель обучения сотрудников бюджетированию в системе «Электронный Бюджет» должна быть сформирована осмысленно и конкретно, чтобы при прочтении каждому был ясен смысл мероприятия. Ее можно сформулировать просто – научить сотрудников работать с бюджетами, но по сути необходимо:

- систематизировать подход к управлению финансами и планированию деятельности; рассмотреть все этапы бюджетного процесса на большом количестве практических примеров организации;

- донести до сотрудников целостную картину и последовательность практических шагов организации системы бюджетного управления.

После обучения у сотрудников должно появиться понимание того, как в дальнейшем применять и использовать полученные знания. Также необходимо представить рабочие материалы для закрепления услышанного.

В дополнение к главной цели лучше сформулировать несколько соподчиненных целей и по возможности оцифровать их, например, повышение квалификации сотрудников в области владения финансово-экономическими знаниями с уровнем остаточных знаний не ниже 80 процентов (согласно аттестации); внедрение системы обучения работе с бюджетами, позволяющей использовать ее для сотрудников при расширении предприятия и при периодическом обучении для новых специалистов; создание системы мониторинга обучения и учета результатов тестирования. Программы обучения работе с бюджетами целесообразно составлять для двух крупных категорий сотрудников:

- для руководителей (топ-менеджеры, среднее звено). Для них обучение лучше ориентировать на стратегию и моделирование бюджетов и сделать акценты на общих аспектах бюджетного управления;

- для исполнителей. Стоит уделить больше внимания работе с нормативной документацией, со сроками и формами представления документов, а также формированию практических навыков получения первичной информации и работе с отчетами [18, с. 105].

Востребованность знаний в части бюджетирования у руководителей и исполнителей разная. Чем полезнее и практически применимее программа обучения для сотрудников, тем они будут более внимательно изучать предлагаемые материалы. Руководителю подразделения нужно понимать процесс работы с бюджетами в целом, а рядовому менеджеру отдела обязательно знать, к чему приведет несвоевременно представленная или некорректно заполненная заявка на оплату товара. Пример программы обучения работе с бюджетами для топ-менеджмента компании: представленная далее программа обучения работе с бюджетами подойдет для руководителей высшего звена. Этой категории сотрудников необходимо подробно объяснить, как организована система бюджетного управления на предприятии. Затем от общих принципов перейти к частным, практическим навыкам работы с бюджетами не только их подразделений, но и компании в целом. Представим программу обучения работе с бюджетами для топ-менеджмента компании.

1. Основные вопросы управления в системе «Электронный Бюджет».

1.1. Главные вопросы руководителей, связанные с бюджетированием (для чего нужен бюджет, что он определяет, какие вопросы решает, в чем разница между начислением и оплатами, почему следует соблюдать цепочку: бюджет – договор – акт – оплата, почему необходимо контролировать процесс заключения договоров). 1.2. Словарь финансово-экономических терминов (финансовая структура, субъекты бюджетного процесса, центр финансовой ответственности, центр финансового учета, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, отчет об исполнении бюджета, виды деятельности, проекты). 1.3. Нормативная документация по бюджетному управлению в организации (перечень положений (инструкций, приказов), место хранения, перечень ответственных сотрудников за их актуализацию, для чего нужны документы). 1.4. Этапы бюджетного процесса, в том числе ответственность и полномочия каждого субъекта. 1.5. Бюджетная классификация (уровни бюджетов компании – консолидированные, функциональные, операционные, инвестиционные, финансовые, взаимосвязь бюджетов, ответственность руководителей за бюджетные показатели, периодичность составления и контроля, версии бюджета, статьи бюджета – иерархия бюджетных статей, единый перечень доходов и расходов, переменные (постоянные) затраты).

1.6. Основные финансово-экономические документы (Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, бюджет доходов и расходов компании, подразделения или проекта, бюджет движения денежных средств – что показывает, как понимать информацию, как исполнять, как управлять).

1.7. Общие принципы и правила бюджетного управления (стратегическое, оперативное планирование, порядок составления бюджетов, согласование показателей, правила составления и контроля нормируемых статей бюджета, общие правила заключения договоров, формирование финансовых обязательств, исполнение расчетов по обязательствам, корректировка бюджетных лимитов, границы пересмотра плановых значений).

1.8. Организация и автоматизация управленческого учета (учетная политика, первичный учет в организации, документооборот).

2. Организация текущего контроля в компании. 2.1. Финансовая отчетность (Бухгалтерский баланс, Отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, темпы роста компании, распределение средств, резервы и возможности).

2.2. Финансовые показатели (основные понятия (аббревиатура, что означают, как классифицируются): выручка, рентабельность, оборачиваемость, ликвидность, производительность и т. д., принципы расчета, сравнительные значения (отраслевые, по конкурентам), нормирование основных показателей, точка безубыточности, оптимальное количество товара). 2.3. Наличие прибыли при отсутствии денег на расчетных счетах и наоборот (по каким отчетам можно диагностировать ликвидность компании, определение денежных потоков и их использование на различные цели). 2.4. Анализ показателей (план-факт, факторный анализ, сравнение между аналогичными центрами финансового учета, прибыльность (убыточность) отдельных подразделений).

3. Практические навыки (составление бюджета центра финансовой ответственности, чтение и анализ отчетности, отработка технических навыков работы с бюджетными таблицами и программным обеспечением).

В процессе обучения могут возникать различные проблемы, способные помешать достижению запланированного результата.

Лучше заранее подумать о том, как их исключить или сгладить негативный эффект. Самый простой и мало затратный вариант – составить перечень существенных рисков, например:

- низкая мотивация обучаемых сотрудников;

- отсутствие опыта обучения у ведущих тренинги;

- высокая занятость привлекаемых к обучению специалистов;

- некорректность результатов тестирования по итогам обучения;

- непонятный для восприятия методологический материал (сложность, объем, обилие информации, отсутствие примеров);

- конфликт с программой общего обучения на предприятии.

Чтобы определить возможные риски и их последствия, лучше привлечь к этому рабочую группу, задействованную в процессе обучения. Обсуждайте вероятность появления проблем, ранжируйте по степени важности, тем самым исключите мнимые, которые вряд ли возникнут, но займут время на этапе подготовки. Затем после мозгового штурма нужно определить мероприятия, которые позволят нивелировать риски. В процессе самого обучения проводите мониторинг проявления риска и обязательно оперативно реагируйте на него.

Чем понятнее рассказать нефинансовым специалистам о бюджетах, тем больше информации они усвоят: лучше сразу договориться с участниками рабочей группы о том, что они открыто будут оценивать действия друг друга.

Например, если кто-то заметил, что лекция коллеги не будет понятна нефинансовым специалистам, нужно сразу же сказать об этом. Это позволит своевременно внести корректировки в план программы обучения, а значит, и улучшить сам процесс. Предложите прочитать пробную лекцию для членов рабочей группы – лучше проработать сложные вопросы на союзниках, чем быть неуверенным при «студентах».

Какое техническое обеспечение потребуется для обучения сотрудников бюджетированию: очень важно создать условия для обучения сотрудников: помещение должно быть оборудовано рабочими местами. Если нет возможности установить компьютер для каждого, то пригодится проектор.

Желательно, чтобы в комнате соблюдался комфортный температурный режим, была достаточная освещенность и т. д.

Необходимо обеспечить реализацию плана занятий по установленному графику без перебоев, а также снабжение обучающихся всеми материалами.

Лучше сразу определиться с их перечнем. Это могут быть методические пособия и задания (тесты) для определения первичных знаний, отработки практических навыков, выявления остаточных знаний.

При их подготовке нужно сделать акцент не на теоретической, а на практической составляющей.

Не стоит стараться передать слушателям все, что вы знаете из области финансов, лучше сосредоточиться на конкретной специфике подразделений. Возможно, что специальных методических указаний не будет, но для визуального восприятия перед сотрудниками должно быть основное положение (приказ, инструкция), регламентирующее бюджетное управление на предприятии.

Кому поручить провести обучение сотрудников работе с бюджетами:

В зависимости от размера компании и масштаба проекта обучения можно провести мероприятие несколькими способами:

- своими силами. Очевидно, что финансовые вопросы должен обсуждать человек, владеющий тематикой, эксперт в этой области. Кроме того, ему необходимо донести информацию до других.

Скорее всего, на этапе внедрения системы бюджетирования эта нагрузка ляжет на финансового директора, главного бухгалтера, руководителя планово-экономического отдела – эти сотрудники на практике сталкиваются с необходимостью организации обучения и уже имеют определенные навыки. Выбирая вариант обучения силами компании, можно быть уверенным, что программа будет отвечать специфике организации, удастся акцентировать внимание на важных вопросах и раскрыть их с нужной степенью детализации. Ведь донести профессиональные знания, построенные на личных примерах, проще, чем на примерах незнакомого предприятия;

- привлечь аутсорсера. Этот вариант обучения имеет право на существование, но не лишним будет задаться вопросом – справятся ли другая компания, сторонний специалист с поставленной задачей лучше вас;

- комбинированный вариант. Можно сочетать собственную профессиональную и стороннюю методики обучения. Вполне вероятно, такая комбинация приведет к созданию уникального качественного курса, который окажется полезен в долгосрочной перспективе. Этот вариант целесообразно использовать в крупной организации с разветвленной филиальной сетью, его следует подкрепить видеоматериалами.

Удобнее всего проводить обучение в форме семинаров с элементами тренингов. То есть делиться теоретической информацией и развивать практические навыки (например, решая тестовые задания и разбирая совершенные ошибки). Такой подход поможет определить проблемные моменты, которым стоит уделить повышенное внимание.

Масштабность проекта обучения работе с бюджетами в системе «Электронный Бюджет», - программа и сформированные цели помогут определить команду проекта – профессиональный и численный состав. Чтобы проектная группа была эффективной, необходимо еще до начала обучения провести ряд совместных рабочих собраний, на которых нужно объяснить выгоду каждого участника в результате успеха проекта, договориться о правилах внутри группы.

Проведенная до начала обучения подготовительная работа поможет каждому участнику процесса направить свои способности и знания на решение общей задачи. Но это не должно означать, что состав участников обучения сформирован раз и навсегда. Если выяснится, что кто-то не хочет или не может действовать в соответствии с согласованными правилами, не бойтесь поставить на его место другого сотрудника.

Каждому члену команды необходимо определить роль и закрепить ответственность исходя из его профессиональных и личностных качеств. Например, непосредственный руководитель группы может взять на себя ответственность за своевременное принятие решений, за мотивацию участников.

Менеджер учебного центра – за сбор информации для составления расписания, за отчеты по результатам обучения. Менеджер отдела информационных технологий – за техническую подготовку помещения для обучения. Для наглядности состав участников, их роль и ответственность можно свести в таблицу № 9.

Таблица 1 - Распределение функций в группе по обучению сотрудников работе с бюджетами (фрагмент)