Файл: Логистический подход к управлению запасами (Понятие и классификация запасов).pdf

Главной функцией отдела материально-технического снабжения (отдел снабжения) является обеспечение предприятия необходимыми материальными запасами для повседневной деятельности. Сотрудниками отдела выбираются поставщики, отслеживается качество закупаемой продукции, сроки поставок, осуществляется хранение запасов, ведется учет их расходования.

Ресторанная служба обслуживает гостей в ресторанах, лобби- баре, номерах, устраивает фуршеты и банкеты. Вдобавок накрывает завтраки, обеды и ужины для сотрудников отеля.

Отдел продаж работает в области стратегического планирования, анализирует рынок, исследует потребности клиентов, устанавливает ценовую политику, заключает корпоративные контракты.

Хозяйственная служба совмещает в себе службы приема и номерного фонда. Первая отвечает за бронирование номеров, регистрацию, взимание платы, трансфер, а также ведение всей сопутствующей документации. Вторая ответственна за уборку подсобных помещений, холлов и номеров, для чего обязана ежедневно сверять имеющиеся данные о заселенности отеля с данными службы приема.

Отель оснащен большим количеством инженерного оборудования (системы кондиционирования, водоснабжения, канализации, отопления, лифты, электрическое и газовое оборудование, компьютеры и ТВ), поэтому в расположении отеля есть инженерная служба, сотрудники которой следят за исправностью и правильным использованием данного оборудования, и при необходимости устраняют неисправности, а также службой осуществляется контроль за расходованием электроэнергии, воды и газа.

Задачи отдела безопасности:

• обеспечение физической безопасности (охрана имущества отеля, его сотрудников и постояльцев);
• контроль за безопасностью внешней деятельности (защита от экономического шпионажа и недобросовестных деловых партнеров);

-предотвращение утечки информации (проведение мероприятий по обеспечению конфиденциальности осуществляемой деятельности организации).

• 1. Анализ технико-экономических и финансовых показателей

В связи с тем, что АО «Отель Введенский» было образовано в результате реорганизации другого юридического лица путем разделения, бухгалтерская отчетность организации доступна только за 2014 и 2015 гг. Дальнейший анализ основывается на данных таблиц 1,

Таблица 1

Основные финансовые результаты деятельности АО «Отель Введенский»,тыс.руб.

		Фактическое значение
Показатели	Обозначение	2014 г.	2015 г.
		Абсолютная	Абсолютная	Темп роста,
		величина	величина	%
1	2	3	4	5
Выручка	В	164226	164327	100,1
Себестоимость продаж	С	94787	102410	108,0
Валовая прибыль	ВП = В-С	69439	61917	89,2
Коммерческие расходы	КР	9434	7950	84,3
Управленческие расходы	УР	28293	28674	101,3
Прибыль	ПП = ВП-КР -	31712	25293	79,8
(убыток) от продаж	УР
Сальдо прочих доходов и расходов		860	3903	453,8
Прибыль (убыток) до налогообложения	ПН	33100	23411	70,7

---

По имеющимся данным можно сделать следующие выводы о финансовой устойчивости организации: доля собственных средств предприятия в 2015 году достаточно велика (0,89), хотя и снизилась по сравнению с предшествующим годом.

Коэффициент абсолютной ликвидности выше нормативного значения, это можно объяснить наличием краткосрочных финансовых вложений.

Коэффициент текущей ликвидности в 2015 г. по сравнению с 2014 г. снизился из-за сокращения краткосрочных финансовых вложений.

Проанализировав показатели оборачиваемости можно сделать следующие выводы: период оборота оборотных активов уменьшился, что означает эффективность их использования. Период оборота дебиторской задолженности на 2015 год составляет 8 дней, что довольно быстро для данной отрасли. Этот фактор сказывается положительно на деятельности организации, т.к. денежные средства могут быть авансированы в торговлю, например для покупки лицензий, нового оборудования. Период оборота собственного капитала также уменьшился.

Рентабельность активов характеризует эффективность использования всего имущества предприятия, несмотря на то, что показатель в отчетном году снизился по сравнению с предыдущим на 2,57 %, он по-прежнему остается на высоком уровне. Рентабельность продаж имеет тенденцию к понижению, что свидетельствует о снижении конкурентоспособности услуг на рынке, так как говорит о сокращении спроса. О небольшом спаде конкурентоспособности также свидетельствует снижение рентабельности продукции. Рентабельность собственного капитала в пределах нормы, что означает, что капитал, инвестированный собственниками предприятия, используется эффективно.

• 1. Логистическая деятельность организации

Службами АО «Отель Введенский» осуществляются следующие логистические функции:

• управление поступающими заказами (бронирование);
• продвижение услуг (работа с каналами сбыта);
• управление материальными запасами (закупка, хранение, выдача).

В соответствии с темой работы стоит подробнее остановиться на деятельности отдела снабжения.

Сотрудники отдела контролируют:

1. Список поставщиков. Все активные поставщики, с которыми у организации заключены договоры, включены в «Список поставщиков». В нем указаны контактные лица поставщиков, адреса и номера телефонов, а также адреса электронной почты. При необходимости дополняется или корректируется. Данный список используется отделом в качестве вспомогательного инструмента при выявлении нарушений в сопроводительной документации, условий поставки.
2. График поставок. Составляется еженедельно, не включая выходные и праздничные дни. На эти дни, а также на первый рабочий день следующей недели график составляется в последний рабочий день текущей недели. При возникновении срочной необходимости в том или ином материале (товаре), каждая служба оформляет заявку на его приобретение (форма установлена службой снабжения). В ней указывается полное наименование товара, требуемое количество (с указанием единиц измерения), его назначение. Заявки на товары, относящиеся к категориям «продукты и напитки», а также «химия» подписываются руководителем отдела снабжения и, после определения поставщиков и ценовой политики, передаются заведующему складом, который принимает их в работу. С товарами же, относящимися к категории «материалы и оборудование» процесс обработки заявок сложнее. После подписания заявок руководителем отдела снабжения, они передаются на согласование с финансовым директором отеля. И только после этого возвращаются обратно в отдел снабжения.
3. Прием внеплановой поставки. Руководитель отдела информирует заведующего складом о внеплановом прибытии автомобиля поставщика и узнает о возможности/невозможности приема данной поставки. В результате чего, поставка принимается или переносится на другой срок.
4. Документальная проверка. Проверка сопроводительных первичных документов включает в себя проверку комплектности:

---

• товарная накладная ТОРГ-12 (не менее двух экземпляров);
• счет-фактура;
• комплект документов качества доставляемого товара (зависит от вида товара);
• нетоварные документы.

Также проверяется правильность оформления данных документов.

В случае выявления несоответствия требованиям заполнения или комплектности документов, приемщик оповещает заведующего складом, а приемка товара приостанавливается до момента принятия решения о приеме поставки. В соответствии с ответом заведующего складом приемщик: оформляет отказ от приема поставки или продолжает приемку после получения факс/скан копии корректного документа от заведующего складом или напрямую от поставщика по электронной почте или факсу, данный документ прикладывается к общему комплекту по поставке.

1. Сверка доставляемого и заказанного количества товара. Проводится построчная проверка данных накладной - сверяются наименования товарных позиций и количество товара по каждому наименованию.

В результате проверки ставятся отметки о нехватке/превышению количества товара, о присутствии товара, не указанного в накладной, об отсутствии товара, присутствующего в накладной.

По окончании проверки и при отсутствии несоответствий (либо после получения корректного документа) приемщик ставит на накладной печать организации.

1. Проверка документов, подтверждающих качество товара. Заведующий складом проверяются документы, подтверждающие качество и безопасность доставленного товара, а также нетоварные документы. Проверке подлежат: санитарный паспорт транспортного средства (которым доставлен товар), личная медицинская книжка водителя (экспедитора), комплект сопроводительных документов, подтверждающих качество и безопасность продукции (лицензии, сертификаты). При выявлении несоответствий информируется приемщик и руководитель отдела, при этом указывается документ, в котором выявлено несоответствие и само несоответствие. Сразу после получения сообщения о выявлении нарушений, руководитель отдела оповещает о них поставщика. После переговоров принимается решение о приеме или об отказе в приме товаров.
2. Оформление отказа от поставки при выявленных нарушениях в документах. При получении от заведующего складом решения об отказе в приеме поставки, приемщик сообщает экспедитору о данном решении и оформляет «Акт об отказе в приеме поставки» с указанием причины отказа и ставит штамп «Отказано в приемке» на товарной накладной. После оформления актов приемщик передает их на подпись заведующему складом и экспедитору. Один экземпляр остается у экспедитора вместе с комплектом документов по поставке, второй - заведующему складом для архивации.
3. Проверка условий доставки. Проверка соблюдения условий доставки, установленных в договоре и являющихся обязательными для их соблюдения поставщиком и его представителями (требования к транспортному средству, соблюдению температурного режима перевозки и товарному соседству, требования к паллетам, логистическим характеристикам).
4. Принятие решения по товару с несоответствующим сроком годности. При получении от приемщика информации о несоответствии остаточного срока годности условиям договора части товара или полной партии товара, заведующий складом принимает решение об отказе в приеме такого товара.
5. Выявление некондиционного товара. В случае выявления такого товара заведующий складом:

---

• принимает решение об отказе в приеме данного товара и сообщает об этом приемщику;
• совместно с приемщиком, путем перерасчета и перевешивания, определяют количество некондиционного товара;
• фиксирует количество такого товара в накладной;
• извещает руководителя отдела и экспедитора о факте выявления некондиционного товара.

1. После окончания проверки условий доставки и при полном их выполнении приемщик в присутствии экспедитора и заведующего складом производит выгрузку подлежащего приему товара.
2. Возврат товара и тары представителя поставщика. После приема товара, при необходимости производится загрузка в транспортное средство возвращаемого поставщику товара и возвратной тары.
3. Регистрация поставки. На каждую поставку оформляется «Приходный акт», дата в нем должна соответствовать дате приемки товара, указанной в сопроводительных документах.
4. Размещение и хранение товаров на складе. Распределение запасов производится по всем складским помещениям в соответствии с наименованием товаров (необходимо соблюдать правила «товарного соседства»), методом их хранения (холодильные камеры, стеллажи, подтоварники) и частотой спроса (товары ежедневного спроса должны быть легкодоступными). Вслед за этим осуществляется документальное оформление.
5. Выдача товаров. После получения заявки на выдачу, подписанную руководителем отдела, который заявляет о необходимости получения товаров, оформляется требование­накладная о перемещении. После чего производится непосредственный отпуск товаров со склада.
   1. Анализ уровня развития управления запасами в АО «Отель Введенский»

Контроль и управление материальными запасами в АО «Отель Введенский» осуществляют сотрудники отдела закупок (отдел материально-технического снабжения), в состав которого входит три сотрудника: руководитель отдела снабжения, заведующий складом, приемщик.

В обязанности приемщика входят погрузочно-разгрузочные работы, проверка первичных документов поставки.

Заведующий складом осуществляет документальное оформление поставок/выдачи/списания материальных запасов, отвечает за их хранение на складе организации.

Руководитель отдела материально-технического снабжения ответственен за работу с поставщиками (отбор по соответствию требованиям, согласование поставок, урегулирование спорных ситуаций), отслеживает заявки на материалы от других отделов предприятия, а также контролирует работу своих подчиненных.

---

Все запасы АО «Отель Введенский» принято делить на 3 категории:

• продукты и напитки;
• химия;
• материалы и оборудование.

Номенклатура материальных запасов представлена в таблицах 4- 6.

Хранение материальных запасов происходит на складах.

Складские помещения отеля включают в себя:

• основной склад, общая площадь которого составляет 100 м² (здесь хранятся товары категории «продукты и напитки»);
• склад расходных материалов (бытовой химии), общей площадью 40 м²;
• подсобные помещения на 5-ом и 9-ом этажах, площадью 20 м² и 1 0 м² соответственно.

Соответственно, в основном, отдел снабжения взаимодействует с ресторанной службой (ресторан отеля, бар, кафе, столовая для сотрудников) и хозяйственной службой (house-keeping).

Таблица 2

Продукты и напитки

№п/п	Наименование	Ед.измерения	Цена, руб.
1	Яйца куриные	кг	88
2	Яйца перепелиные	шт	3
3	Масло сливочное	кг	340
4	Масло растительное	кг	65
5	Масло оливковое	л	100
6	Мука пшеничная	кг	35
7	Крахмал кукурузный	кг	60
8	Рис	кг	40
9	Помидоры	кг	200
10	Огурцы	кг	180
11	Салат	кг	400
12	Картофель	кг	36
13	Курица	кг	205
14	Свинина	кг	240
15	Говядина	кг	380
16	Баранина	кг	450
17	Лосось	кг	960
18	Треска	кг	360
19	Судак	кг	380
20	Гребешок	кг	980
21	Креветки	кг	400
22	Сыр для завтрака	кг	390
23	Творог	кг	170
24	Сыр твердый	кг	900
25	Колбасные изделия	кг	300
26	Сосиски	кг	300
27	Клубника	кг	150
28	Черешня	кг	250
№п/п	Наименование	Ед.измерения	Цена, руб.
29	Киви	кг	110
30	Арбуз	кг	30
31	Лимон	кг	120
32	Шоколад	кг	1000
33	Чай пакетированный	шт	30
34	Кофе зерновой	кг	1100
35	Сок в ассортименте	л	64
36	Минеральная вода	бут.	19
37	Лимонад	бут.	38
38	Пиво бутилированное	л	90
39	Пиво разливное	л	140
40	Вино белое, сухое	л	675
41	Вино игристое	л	835
42	Вино красное, сухое	л	760
43	Виски	л	3000
44	Коньяк	л	4500
45	Ром	л	2500
46	Ликер	л	2200

---