Файл: Определение понятия электронный документооборот.pdf

Сегодня на смену обычного документооборота на предприятиях стал внедряться электронный документооборот. Основой электронного документооборота так же является документ, только в электронной форме. Это привело к тому, что появились системы электронного документооборота.

Популярность данных систем объясняется тем, что их применение намного упрощает процесс работы с обычными документами, а именно:

• Сокращение времени доступа к информации;

• Уменьшение дублирования документов и информации;

• Повышение сохранности документов и информации;

• Упрощает доступа к данным;

• Оптимизация хранения документов;

• Происходит улучшение качества обслуживания клиентов;

• Повышение дисциплины и качества работы;

• То есть имеет место автоматизация в делопроизводстве.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

Но кроме преимуществ есть и недостатки, которые состоят в том, что необходимо организовать защиты данных, с которыми работают системы электронного документооборота.

Данная тема является наиболее актуальной в современном бизнесе, а защита информации – это залог успеха и конкурентоспособности организации, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Цель исследования – определить методы защиты информации в СЭД.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

Дать определение понятия электронный документооборот;
Выявить преимущества электронного документооборота на предприятию;
Определить понятия «системы электронного документооборота»;
Описать структуру СЭД;
Описать угрозы для систем электронного документооборота;
Описать основные методы защиты информации в СЭД;
Привести пример построение защищенной модели электронного документооборота организации.

Объектом исследования является методы защиты информации Предметом исследования являются системы электронного документооборота.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1. Основные понятия и определения

1. Определение понятия электронный документооборот

Понятие документооборот тесто связано с термином документ. Документ – это базовое понятие, под которым понимается материальный объект, который содержит информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве^[1].

Документооборот – это процесс движения документов с момента их создания (заполнения) или получения до завершения исполнения или отправки^[2].

Различают – обычный – бумажный документооборот и электронный документооборот.

Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения.

Следует отметить и другое определение которое, по мнению автора, просто раскрывает суть понятия «электронный документ». А именно под данным понятием понимается некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.).документ можно быстро найти^[3].

При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов. Нельзя путать понятия «делопроизводство» и «документооборот».

Потому, что понятие делопроизводство – представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98).

С определение понятия электронный документооборот более менее понятно. Далее рассмотрим как это «работает».

Так как документооборот предполагает «обмен» документами между двумя и более организациями, то следовательно процедура электронного документооборота следующая. Предположим, что обмен документами имеет место между 2 фирмами – фирма-продавец и фирма-покупатель.

• Фирма-продавец создает в своей учетной системе документ. С помощью криптографического программного обеспечения, созданный документ подписывается электронной подписью. Заполненный документ оператор отправляет фирме-покупателю. Прием документа осуществляется с помощью специального ПО.

• Фирма-покупатель после получения документа вводит его в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки в данном случае о купли-продажи. Затем проверяется если все оформлено без ошибок. Если их нет то фирма-продавец ставит свою электронную роспись – то есть сделка состоялась. В случае обнаружения ошибок или неточностей, фирма отправляет соответствующее сообщение с указанием причины отказа.

• Если фирма-покупатель ввел цифровую подпись и отправил документ фирме-продавцу, то он в свою очередь так же проверяет все на наличие ошибок. Если их нет ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.

После завершения сделки все электронные документы отражаются в бухгалтерском учете. Следует отметить, что электронный документ по своей силе равносилен обычному бумажному документу. Так как электронный документ подписан электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку

Причем, нет закона который запрещал бы электронный документооборот между фирмами.

Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку^[4].

То, есть, с технической точки зрения, процесс организации электронного документооборота следующий - на сервере (как фирмы-продавца, так и фирмы-покупателя) создается база данных, в которой хранятся созданные документы. Доступ к базе данных можно осуществлять через браузер (как правило, поддержку браузера определяется создателем программного интерфейса). Доступ к базе документов можно осуществлять как по локальной (внутренней) сети, так и через Интернет. Папки документов распределены в соответствии с иерархической структурой организации. Создавать, редактировать, а также удалять документы имеет право только владелец документов.

1. Преимущества электронного документооборота на предприятию

До сих пор многие предприятия осуществляют документооборот в бумажной форме, а это создаем много недостатков. Среди которых можно отметить следующие:

Затруднение поиска нужной информации;
Сложно делать отчеты (статистические, сводные и другие);
Сложно, а точнее будет сказано проблемно корректировать документы;
Доставка документов фирмам с которыми сотрудничает затруднено, а так же дорого и в плане денег и в плане времени. Необходим держать в штате фирмы одного курьера для доставки документов.
Проблематично работать с большим объемом информации, который ежедневно растет, но не уменрьшается;
Становится проблематично оперативное принимать решение.

Все выше описанные недостатки привели к тому, что на многих предприятия, как российских, так и молдавских имеет место внедрение систем электронного документооборота. Эти системы, кроме того, что решают выше описанные недостатки они и предоставляют массу различных возможностей.

И так, преимущества, которые фирме дают использование электронного документооборота:

Сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избавиться об большого объема бумаг. Причем, все электронные документы могут быть отправлены по электронной почте.
Уменьшение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота один документ может быть доступен всем авторизованным пользователям системы, причем, следует отметить, что пользователю системы не обязательно находиться в пределах предприятия, доступ он может получить и с другого места – главное – это доступ к программе.
Упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно избизнес систем.
Оптимизация хранения документов и данных – единственное хранилище данных приводит к тому, что нет необходимости хранить много копий документов. С помощью средства доступа и индексации документов, пользователи могут мгновенно получать доступ к необходимым документам и информации, которая есть в хранилище.
Автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
Происходит 3лучшение качества обслуживания клиентов – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
Повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
Повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
Повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
Повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Выводы

На основании проведенного изучения понятия «электронный документооборот», можно сказать, что сегодня это является необходимость, то есть предприятиям, как большим так и маленьким необходимо осуществить переход от бумажной формы к электронному, потому что этому «переходу» никто не препятствует. А самое главное то, что внедрение систем электронного документооборота позволяют снизить издержки до 70%.

Но следует отметить, и небольшое «но», еще не воспринимают электронные документа, так как воспринимают обычный бумажный документ заверенный подписью и штампом.

Глава 2. Сущность и структура СЭД

2.1 Системы электронного документооборота

Далее раскроем суть понятия «системы электронного документооборота» и опишем как происходит данный процесс на предприятиях.

Изучив литературу по данному вопросу, можно сказать, что есть различные определения данного понятия. Вот некоторые из них:

Система электронного документооборота (СЭД) или система автоматизации документооборота, как предлагают авторы сайта ru.wikipedia.org — это автоматизированная многопользовательская система, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации для того, что бы обеспечить выполнения этой организацией своих функций. И определение на этом не заканчивается, авторы с сайта ru.wikipedia.org, полагают, что процесс управления основывается на человеко-читаемые документы, которые содержат инструкции для сотрудников предприятия, которые необходимы к исполнению^[5].

Исходя из определения (представленного выше), что электронный документ – это набор информации в электронном формате, можно определить и понятие электронный документооборот следующим образом. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, причем работа выполняется с документами в электронном формате и все документы хранится централизованно.

Из данного определения понятия электронный документооборот, можно дать и определение понятия «система электронного документооборота» – представляет собой компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая организовывает работу с электронными документами и процесс взаимодействие между работниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).