Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятие процессного подхода в управлении предприятием).pdf

В таблице 2 показаны наиболее часто применяемые инструменты описания процессов.

Таблица 2 - Характеристика инструментов визуализации процессов

Продолжение таблицы 2

Рассмотрим основные инструменты описания бизнес-процесса более подробно.[12]

Блок-схема – графическое изображение процесса. Обычно те или иные действия обозначаются в блок схеме прямоугольниками или квадратами с названием действий или объектов. Связь между обозначенными элементами процесса указывается стрелками.

Обычная блок-схема имеет следующий вид (рисунок 6).

Требования потребителей

Планирование производства

Производственный план

План поставок

Организация поставок

Поставки

Производство продукции

Хранение

Рисунок 6 – Блок-схема бизнес-процесса

Кроме обычной блок-схемы процесса можно составить межфункциональную блок-схему, в которой показывают, какое подразделение выполняет то или иное действие в установленной последовательности. [6]

Графическое изображение процесса с установлением алгоритма действий носит название диаграммы последовательности. Диаграмма обычно составляется, когда последовательность действий является решающим фактором достижения необходимого результата. Построение диаграммы (алгоритма) процесса осуществляется с помощью графических символов. Рекомендуется использовать простейшие символы, которые приведены в таблице 3.

Таблица 3 – Символы, используемые для построения алгоритма процесса

Этапы внедрения процессного подхода

Выделение процессов и назначение их владельцев

При выделении процессов организации, построенной по функционально- иерархическим принципам, необходимо принимать во внимание ее организационную структуру. Рассмотрим несколько вариантов выделения процессов. Допустим, в организации выделено три отдела.

Начальник департамента

Начальник отдела 1

Начальник отдела 2

Начальник отдела 3

Отдел 1 снабжения

Отдел 2 маркетинга

Отдел 3 сбыта

Рисунок 7 – Организационная структура, построенная по функциональному принципу

С учетом того, что принимается за основной продукт деятельности процесса и кто является ответственным за результат, происходит выделение процессов и назначение владельцев. [9]

Пример 1. Департамент называется «Коммерческий отдел». Коммерческий директор руководит отделами маркетинга, сбыта продукции и закупок сырья. В соответствии с его функциональным назначением начальник департамента является владельцем процесса.

Рисунок8– Пример выделения в департаменте одногопроцесса

Отдел 2 маркетинга

Начальник департамента

Ресурсы

Показатели

Нач. отдела 2

Алгоритм данного процесса.

Отдел маркетинга, проведя исследования рынка, подает в производственные структуры прогноз продаж продукции на планируемый период, а также информацию о планируемых поставках в отдел снабжения.

Отдел снабжения, получив от производственных структур заявки на закупку сырья и материалов (или информацию об остатках на складах), из отдела маркетинга план производства, осуществляет расчет потребности в сырье и материалах, закупает и организует их поставки. [14]

Отдел сбыта занимается продажами продукции, логистикой поставок.

В данном случае регламент процесса с точки зрения его документирования может совпадать с Положением о подразделении.

Пример 2. В зависимости от особенностей организации в той же коммерческой службе могут быть организованы и другие взаимоотношения с производственными и плановыми структурами. Так, отдел маркетинга может быть объединен с отделом сбыта. Отдел снабжения может быть более тесно связан с производственными и плановыми структурами. В данной ситуации ключевой позицией, которая определяет схему построения процессов, является функция «Расчет потребности в материалах для производства». Если эта функция возложена на плановые или производственные структуры, то отдел снабжения выделяют как «Процесс снабжения». В данном примере отдел снабжения занимается только снабжением. [8]

Начальник отдела 2

Отдел 2 маркетинга

Начальникдепартамента

Владелец процесса2

Ресурсы

Показатели

Начальник отдела 1

(Владелец процесса 1)

Отдел 1 снабжения

Начальник отдела 3

Отдел 3 сбыта

Рисунок 9 – Пример выделения двух процессов

В данном примере возникает вопрос «Кто является владельцем процесса 2?». Решение об этом должен принять начальник департамента. В данной ситуации владельцами процесса могут быть:

1. начальникдепартамента;
2. начальникотдела2;
3. начальникотдела3;
4. другоеназначенноелицо.

Пример 3. Департамент называется «Служба маркетинга». Три ее отдела ведут разные сегменты рынка: внешний рынок, внутренний рынок и госзаказ. Все три отдела работают параллельно и их деятельность не пересекается. В таком департаменте целесообразно выделить три процесса с тремя владельцами. В этом случае каждый отдел рассматривается как отдельный процесс. Начальник департамента распределяет ресурсы между процессами и получает информацию о деятельности каждогопроцесса.[8]

Начальник отдела 1

(Владелец процесса 1)

Начальник отдела 2

(Владелец процесса 2)

Начальник отдела 3

(Владелец процесса 3)

Отдел 3

Начальникдепартамента

Ресурсы

Показатели

Отдел 1

Отдел 2

Рисунок 10 – Пример выделения трех параллельных процессов

В данном примере в Положении о департаменте должна быть ссылка на три регламента процессов.

Разработка документов, регламентирующих проведение процесса

Всю документацию организации можно разделить на два класса:

• документация внешнего происхождения;
• документация внутреннего происхождения. [15]

К документации внешнего происхождения относятся закон РФ, постановления Правительства РФ, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации оборудования и т.д.

К документации внутреннего происхождения относят все документы, создаваемые внутри организации. Данную документацию подразделяют на:

• регламентирующую – инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, распоряжения и т.д. Отличительная особенность регламентирующей документации в том, что она в процессе работыменяется;
• информационную – акты, протоколы, справки, отчеты, сертификаты, результаты проверки, контроля, испытаний и т.д., особенность которой в том, что она является неизменной и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события.

Основным документом внутреннего происхождения является регламент. Регламент процесса – это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с положением о подразделении. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и управление им.

Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:

1. назначение процесса – цель создания, выполнения основнойзадачи;
2. владелец процесса – назначенное должностное лицо, отвечающее за результатпроцесса;
3. выходы и потребители процесса – перечень выходов процесса с указанием спецификаций на них, а также потребителей и порядка взаимодействия сними;
4. входы и ресурсы процесса – перечень входов с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают навход;
5. показатели процесса – перечень показателей процесса, формы сбора информации и отчетности попроцессу;
6. документация процесса – перечень документов, регламентирующих проведение всех работ, выполнение функций, входящих в состав процесса, распределение ответственности должностных лиц и персонала за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность выполнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, по технике безопасности, по ведению складского и бухгалтерского учета идр.).[8]

Положение о подразделения

Документуровня

владельцапроцесса

Документыуровня

владельцев подпроцессов

Документыуровня

исполнителейфункций иопераций

Регламент процесса

Должностные инструкции

Рабочие инструкции

Технологические инструкции

Рисунок 11 – Пример построения иерархиидокументов

В настоящее время Положение о подразделении в большинстве организаций являются формальным документом, которые написаны «потому что так надо». Исполняются эти документы тоже формально. Если в эти положения добавить пункты, регламентирующие деятельность процесса: ресурсы, систему мониторинга, систему и регламент процесса управления, требования к отчетности о ходе работ, требования к выходам и входам, то получится описание процесса, выполняемого функциональным подразделением. Дополнив Положение о подразделении матрицей ответственности за функции, можно распределить ответственность за их выполнение среди сотрудников или владельцевподпроцессов.[13]