Файл: Теоретические основы организационного проектирования.pdf

На сегодняшний день в условиях современных рыночных отношений цели, взаимосвязи разных звеньев системы управления становятся более важными, чем штатная структура и численность предприятия или его функциональная специализация. Достаточно обоснованные проработки нормативов численности аппарата управления компаний реального сектора экономики, не дают положительных результатов для разрешения ключевых проблем формирования организационных структур финансово-промышленных групп, акционерных обществ и т. п.

Рассмотрим основные подходы и принципы проектирования организаций. Хотелось бы отметить, что определенные современные методы проектирования основаны в первую очередь именно на рассмотрении организации как некоторой открытой и динамической системы. Ее ключевой целью можно назвать самосохранение, а также развитие.

Вообще проектирование организации нужно понимать как определенную неотъемлемую часть, то есть как некоторый обязательный этап целостного процесса организационного развития всей системы. То есть при проектировании всегда приходиться решать 3 ключевых задачи, а также исследовать 3 основных этапа в развитии любой организации[1, с. 326]. Рассмотрим их:

• будущее состояние, то есть, где организация хотела бы в будущем находиться;
• настоящее состояние, то есть, где организация находится на сегодняшний день;
• переходное состояние, то есть, как перейти от ее сегодняшнего состояния к будущему[6].

Можно сказать, что проектирование организации является процесс формирования так называемого прообраза некоторой будущей организации. Это непрерывный поиск самого эффективного сочетания всех организационных переменных. Любое проектирование начинается именно с подробного изучения внешней среды. В данной ситуации нужно получить наиболее полную и объективную информацию о всей сложившейся ситуации на определенном рынке. Также здесь нужно провести исследование возможных путей доступа ко всем требующимся ресурсам, подробно изучить механизмы конкуренции на каком-либо рынке, а также предвидеть ключевые факторы конкуренции[10].

На сегодняшний день наметился достаточно четкий переход от проектирования различных традиционных организаций, которые обеспечивают ключевые потребности человека и всего общества, к так называемым жизнесберегающим технологиям, которые предотвращают или же компенсируют различные отрицательные последствия НТП.

Определенным критерием успеха в процессе проектирования совершенно новых организационных форм является достаточно адекватное познание всей внешней среды, а также себя в ней для наиболее оптимального взаимодействия со средой[9, с. 36].

Сегодня на примере такой страны, как Япония, можно рассмотреть, как же происходит реализация системного подхода к организационному проектированию. Основные цели надсистемы, то есть в данной ситуации – это государство, полностью совпадают с ключевыми целями своих подсистем, то есть предприятий и фирм. Даже, несмотря на то, что Япония не меньше, а часто и намного больше, чем прочие страны нуждалась в деньгах, данная стране находила возможности для предоставления мягкого налогового режима предприятиям, которые проводили собственные исследования, разработки, государство активно поддерживало самые перспективные и приоритетные производства страны[18].

Подобная научно-техническая политика дала возможность сконцентрировать все основные ресурсы государства именно в тех отраслях, которые обеспечивают быстрое развитие всей экономики страны [5, с. 146]. Таким образом, для того, чтобы выиграть современную конкурентную борьбу в производстве именно высокотехнологичной продукции, требуется разумная государственная политика. Определенная триада «наука–бизнес–государство» сегодня определяет успех также и в проектировании организаций будущего. Хотелось бы отметить, что сегодня проектирование организационной системы в первую очередь должно состоять из описания организации на начальный момент ее работы, а также прогноз ее развития. Центральное место в данном процессе должно отводиться именно формированию организационной структуры.

Вообще определенные научно обоснованный процесс создания организационных структур управления в первую очередь основывается именно на применении методов системного подхода, а он в свою очередь базируется на соблюдении такие основных принципов, как [2, с. 257]:

• достаточно корректная формулировка, как целей, так и подцелей проектируемой организации именно с учетом их актуальности и новизны, а также возможностей практической реализации;
• постановка ключевых управленческих задач, без решения которых является невыполнимой реализация ключевых целей;
• четкое и обоснованное распределение применительно к данным задачам функций и прав, а также ответственности по вертикали управления[15];
• определение необходимых связей, а также отношений по горизонтали управления, для координации работы всех звеньев, вспомогательных служб именно в рамках выполнения определенных общих текущих задач, реализации перспективных производственных программ;
• ограниченное сочетание вертикали, а также горизонтали управления путем определения оптимального именно для данных условий соотношения централизации, а также децентрализации управления;
• соблюдение ключевых правил композиции, декомпозиции, которые сформулированы в законе единства анализа, синтеза.

Можно сказать, что при проектировании организации, а также прогнозировании ее дальнейшего развития и поведения на сегодняшний день применяются 2 ключевых способа научного предсказания будущего. Рассмотрим данные способы[20, с.106]:

• интуиция, то есть достаточно свободный полет фантазии без использования результатов так называемого формально-логического анализа, а также методов математического прогнозирования. Данный способ в первую очередь основан на предчувствии всех возможных результатов;
• экстраполяция, то есть метод научного исследования, который состоит в распространении определенных выводов, которые получены из наблюдений над одной частью явления, на другую его часть. То есть в данной ситуации выполняется определенный математический расчет отчетливо наметившихся тенденций в функционировании организации.

Хотелось бы отметить, что в полной мере необходимость применения всех методов «предсказания будущего» достаточно легко проследить в процессе принятия управленческих решений по созданию новой организации, то есть при ее проектировании [19]. Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Процесс организационного проектирования состоит в последовательности приближения к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценки и принятия к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений[26].

Существуют взаимодополняющие методы:

1. Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Использование метода аналогий основано на двух взаимодополняющих подходах. Первый из них заключается в выявлении для каждого типа производственно- хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик и соответствующих им организационных форм и механизмов управления. Второй подход представляет типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношений звеньев аппарата управления и отдельных должностей в чётко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей[15].

2. Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов, с привлечением её руководителей и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами[15, с. 168].

К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации). Примеры формирования организационных структур управления: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других[20].

3. Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки.

4. Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных[5].

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит то её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования[25].

Рассмотрим корректировку организационных систем. Ее можно определить, как приведение определенной структуры организации в четкое соответствие с различными изменившимися условиями. Можно сказать, что корректировка – это важнейшая задача управления. Очень часто определенные решения о проведении корректировки структур принимаются именно топ-менеджментом компании как составная часть их ключевых обязанностей. Существенные по масштабам различные организационные преобразования не проводятся до того момента, пока не появится определенная уверенность в том, что для таких преобразований есть особенно серьезные причины, которые и вызывают данную необходимость.

Определим ситуации, когда являются оправданными затраты на проведение корректировки системы[18].

1. Неудовлетворительная работа организации. Хотелось бы отметить, что самой распространенной причиной острой необходимости разработки совершенно нового проекта организации являются определенные неудачи при проведении традиционных мер по уменьшению роста издержек, увеличению производительности, существенному расширению сужающихся, как внутренних, так и внешних рынков или же привлечению совершенно новых финансовых ресурсов[6, с. 452].

2. Перегрузка топ-менеджмента организации. Многим компаниям удается работать хорошо лишь ценой высокого уровня перегруженности топ-менеджмента организации. Если определенные очевидные меры по изменению процедур и методов управления не дают возможности снизить нагрузку руководителей, а также не приводят к существенным результатам, то достаточно эффективным средством решения данной задачи является перераспределение ключевых прав, функций, а также корректировка, уточнение форм организации.

3. Полное отсутствие определенной ориентации на перспективу. Можно сказать, что будущее развитие организации требует со стороны всего топ-менеджмента существенного усиления внимания к различным стратегическим задачам в не зависимости от характера организации, а также рода его деятельности.

4. Определенные разногласия по некоторым организационным вопросам. Любой достаточно опытный менеджер знает, что именно стабильность во всей организационной структуре компании говорит о внутренней гармонии, а также об успешном разрешении всех возникающих конфликтных ситуаций.

5. Увеличение масштаба деятельности. То есть при росте размера организации появляется острая необходимость в определенном структурном преобразовании даже при условии устойчивого ассортимента товаров и услуг, достаточно стабильных производственных процессов, сбыта. Если определенная структура не меняется, то это существенно усложняет координацию, менеджеры будут перегружены, произойдет существенное ухудшение функционирования организации.

6. Объединение хозяйствующих субъектов. Можно сказать, что слияние 2 или более организаций всегда вносит определенные изменения и в организационную структуру. То есть объединение маленьких хозяйственных единиц, как правило, в намного меньшей степени затрагивает всю структуру организации, однако если данное слияние происходит на протяжении длительного времени, изменения всей основной структуры становятся просто неизбежными.