Файл: Проектирование информационной системы по учёту кассовых операций (Задачи и функции учета кассовых операций в организация).pdf

Блокировочный механизм служит для блокирования (запирания) механизма включения машины при обрыве или отсутствии чековой или контрольной ленты. Блок питания предназначен для стабилизации, преобразования и подачи нужного напряжения в отдельные узлы и механизмы машины. Некоторые блоки питания могут работать от источника постоянного тока напряжением 24 В (последовательное подключение двух 12-вольтовых батарей - аккумуляторов), что позволяет использовать кассовые аппараты на торговых точках, не имеющих стационарного источника питания. Денежный ящик служит для размещения и хранения денег во время работы кассира. Он подключается к соответствующему разъему и может быть установлен под основание системного блока. Денежный ящик снабжен электромеханическим замком и имеет ключ, позволяющий переключать замок в один из следующих режимов: «Закрыто», «Автоматическое открывание», «Открыто». Замыкающий механизм применяется для замыкания всего механизма машины или ее отдельных узлов. Он состоит из набора ключей для включения и выключения кассового аппарата, предназначен для перевода его в рабочие режимы: «Регистрация», «Показания», «Гашение», «Фискализация», «Программирование», «Отключение»7 . Интерфейс предназначен для приема-передачи информации другим техническим средствам учетно-кассовой системы торгового предприятия, подключения сканирующего устройства, весоизмерительного прибора. Устройство считывания магнитных карт предназначено для съема информации с карточек, несущих информацию на магнитном носителе. Оно имеет щель, в которую такой носитель вставляется. При этом намагниченные участки совмещаются с датчиками считывающего устройства.

При покупке товара карточку вставляют в кассовый аппарат, имеющий связь с банком. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки), после чего карточку возвращают владельцу.

Узлы контрольно-кассового аппарата объединены в корпус под кожухом и монтируются на основании машины. Кожух должен быть опломбирован предприятием-изготовителем или организацией, осуществляющей обслуживание, ремонт, и налоговой инспекцией.

Основные режимы работы контрольно-кассовых аппаратов: − режим «Регистрация» («Per.») или «Касса» - это рабочий режим кассира, в котором осуществляются подсчет сумм, причитающихся с покупателя, вычисление сдачи покупателю, печатание чеков и контрольной ленты; − режим «показания» («X») - в этом режиме администратор предприятия снимает показания суммирующих денежных и других регистров без обнуления полученных данных и выводит «Х-отчет». Операция выполняется перед началом каждой смены и, если это необходимо в целях контроля, - в любой другой момент работы контрольно-кассового аппарата; − режим «Гашение» («Z») дает возможность администратору снимать показания суммирующих денежных и других регистров за смену с обнулением полученных данных и выводить «Z-отчет». Операция выполняется после окончания каждой смены; − режим «Фискализация» («Ф») позволяет производить фискализацию кассового аппарата, после чего во всех печатаемых документах появляется строка с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН) и печатается признак фискализации «Ф». К режиму имеет доступ только налоговый инспектор, который снимает показания с накопителя фискальной памяти и выводит на печать фискальный отчет; − режим «Программирование» («СП») - в этом режиме программируются необходимые параметры машины: число и наименования секций; номер или фамилия кассира, виды выполняемых операций; наименование предприятия и др. Программные пароли (ключи защиты) представляют собой число (до 6 цифр), которое вводится в аппарат и записывается в память, в репрограммируемое запоминающее устройство. Количество паролей зависит от числа работающих кассиров и режимов. Выбрав соответствующий режим с 21 помощью замка режимов или клавиши «Режим» (если нет механического замка режимов), необходимо ввести пароль защиты. Наличие механического режимного замка (переключателя), а также паролей защиты ключей предотвращает доступ посторонних лиц к рабочим режимам кассового аппарата, сохраняет таким образом накопленную информацию и предупреждает злоупотребления с денежными суммами.

2. Проектирование системы учета кассовых операций коммерческого банка

2.1.Краткая характеристика программных средств автоматизации кассовых операций

В АБС «Next» имеется компонент «NEXT Кассовая книга», который поддерживает полную автоматизацию учёта наличных денег и ценностей по каждому кассовому работнику. Любая операция по приходу или расходу наличных денег, совершенная кассовым работником, автоматически изменяет остаток подотчётных ему наличных средств.

Компонент «Касса», используя электронные каналы и средства связи, позволяет в режиме on-line синхронизировать данные об операциях, совершаемых в удаленных кассовых подразделениях, постоянно иметь информацию об остатках наличных денег и ценностей, обмениваться информацией любого типа.

Основные бизнес-процессы:

• совершение кассовых операций по приему и выдаче наличных денег и ценностей;
• авансирование и инкассация кассовых подразделений и организаций;
• валютно-обменные операции;
• передача наличных средств и ценностей между кассовыми работниками;
• прием инкассированной денежной выручки юридических лиц.

Основные достоинства подсистемы «Касса»:

• возможность постоянного обновления информации об остатках наличных денег;
• защищенный обмен данными с использованием решения "КриптоПро";
• возможность автоматической обработки пакетов межфилиальных расчетов.

Основным же недостатком является, пожалуй, слишком большая стоимость системы, из-за чего не все кредитные организации могут позволить себе ее приобретение.

Фирма «1С» является бесспорным лидером на сегодня по известности и тиражу продаж. Прежде всего, фирма известна благодаря своему продукту под названием «1С: Бухгалтерия». Существует базовая и профессиональная разновидности этой программы, а также их различные модификации, предназначенные для использования в локальном и сетевом варианте.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров.

Для внедрения информационной системы «iiko» необходимо систематизировать деятельность по этапам:

1. Обследование объекта.

2. Разработка технического задания.

3. Адаптация «iiko» к специфике предприятия.

4. Эксплуатация программного продукта.

5. Обучение персонала.

Этап 1. Обследование объекта. На данном этапе проводятся переговоры с руководством предприятия. Собирается информация по деятельности предприятия, о его организационной структуре и бизнес-процессах.

При анализе деятельности предприятия выявляется область для автоматизации − учет продаж на точках реализации и бухгалтерия. Автоматизации будут подлежать следующие процессы:

1. снабжение и логистика по точкам продаж;

2. хранение товаров на складе;

3. точки продаж

4. бухгалтерский учет.

В результате переговоров с руководством выявляются требования к внедряемой системе:

1. Система должна быть проста в обращении.

2. Эффективность ИС.

3. Система должна разрешать следующие основные проблемы:

− учет товаров на точках продаж;

− учет денежных средств, полученных от реализации в период открытой кассовой смены;

− сокращение времени формирования отчетов на точках продаж и в бухгалтерии;

− упорядоченность документооборота;

− экономия времени на обслуживание клиентов;

− учет приема товаров от поставщиков на склад.

Для установки выбрали новую редакцию «iiko» Версия 6.4.2019.

Основные различия от предыдущей версии:

- использование новых возможностей платформы «iiko»;

- повышение масштабируемости системы;

- удобный пользовательский интерфейс;

- развитие управленческой функциональности.

Этап 2. Разработка технического задания.

Для покупки и установки программного продукта и лицензии выбраны партнеры аттестованной компании «Аквабайт».

Установка программы не входит в стоимость, однако компания присылает все рекомендации. Настройка продукта, установка касс на точках продажи, установка сервера в бухгалтерии и ввод всех данных были осуществлены самостоятельно для экономии средств.

Этап 3. Адаптация программы «iiko» к специфике предприятия.

При установке программы «iikoOffice» необходимо произвести «Настройка торгового предприятия» для возможности работы в программе «iikoFront» При анализе деятельности предприятия было установлено, что необходима настройка типа обслуживания фаст-фуд.

Настройка торгового предприятия происходила в таком порядке:

1. Настроили пункт сведения о предприятии (через вкладку «Администрирование и Настройки торгового предприятия»). В данный пункт входили Общие настройки предприятия (юридические данные, банковские реквизиты) (рисунок 1).

Рисунок 1 — Сведения о предприятии^[5]

Данные настройки необходимо совершать для корректной работы системы, для удобства сотрудников в поиске реквизитов и контактов ответственных лиц.

Производилась настройка группы. Группа отвечает за точки продаж (рисунок 2).

Рисунок 2 — Настройка группы^[6]

Рисунок 3 — Настройка прав доступа^[7]

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

На данном этапе была установлена работа всей разработанной системы при участии всех пользователей, которые в дальнейшем будут ее эксплуатировать. Каких-либо ошибок выявлено не было. Также было произведено разграничение прав доступа пользователей к учетной системе в соответствии с согласованным Сторонами доступным для пользователей функционалом.

Этап 4. Для разграничения доступа защищаемые объекты метаданных обладают списком прав, иначе говоря, – списком контролируемых способов доступа. Произвели настройку учетной записи и доступа следующим сотрудникам: − директор (iikoOffice); − менеджер-кассир (iikoFront); − заведующий складом (iikoOffice); − менеджер по снабжению (iikoOffice); − администраторы торговых точек (iikoFront).

С помощью профиля группы доступа происходит ограничение возможной деятельности сотрудников. В системе есть уже установленные профили и возможности сотрудников в них запрограммированы по умолчанию. Была необходимость откорректировать данные, добавить новые разрешенные действия. Для корректировки была выбрана команда «скопировать профиль», далее изменили название профиля «Продавец-Кассир (измененный)». После изменений записали и закрыли корректировку. Например, кассиру были добавлены такие возможности, как: добавление изменение документов по кассе, добавление изменение вариантов отчетов, дополнение и изменение дополнительных отчетов и обработок, чтение движений денежных средств, возможность заходить в «iikoFront», «iikoOffice».

Этап 5. Обучение персонала Обучение персонала проходило по нескольким направлениям: − обучение менеджера по закупке и логистике, технолога iikoOffice;

обучение кассиров и администраторов на точках продаж iikoFront. Обучение сотрудников проходило по этапам:

1. Теоретическая подготовка пользователей. Пользователи системы изучили, каким образом построен процесс взаимодействия с АИС, какие функции в общем процессе выполняет каждый конкретный пользователь. На данном этапе для обучения были подготовлены текстовые материалы.

2. Практическая подготовка пользователей. На этом этапе пользователи системы пробовали внести в систему тестовые данные в соответствии с шагами, описанными в обучающих презентациях и инструкциях.

3. Работа с реальными данными. Пользователи вносили в систему реальные данные.

2.2. Оценка эффективности внедрения системы автоматизации учета

и направления повышения эффективности деятельности организации

До внедрения создания клиентской базы одна заявка на продажу сотрудника осуществлялась в среднем около 4 минут. В данное время входит: кассир оформляет заказ в письменном виде и передает данные на кухню, повара готовили необходимо блюдо и выдавали гостю его заказ. Сложность проработки заказов формировалась в «час пик», потому что повара путались в заказах, не могли поддерживать очередь заказов и выдавали блюда, дольше положенного на предприятии сроком. При продаже товара кассир точки продаж взаимодействует сразу с несколькими отделами. Далее осуществлялась выписка товарного чека и выдача самого заказа. Сотрудник в среднем обрабатывал в день около 120 заявок. Ежемесячная заработная плата сотрудника составляет в среднем 15000. Организация ежемесячно оплачивает налоги за сотрудников. - в Пенсионный фонд РФ – 26%; - в Фонд социального страхования РФ (ФСС) – 2,9%; - в Фонды обязательного медицинского страхования (ФОМС) – 5,1%.

С учетом всех исчислений затраты на заработную плату сотруднику составляют 20100 руб. Каждый рабочий день организация оплачивает в пользу сотрудника 957 рублей, в минуту 1,99 руб. Отсюда вывод, что за одну обработанную заявку организация выплачивает (1,99 *3) = 5,97 руб.