Файл: Применение подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf
Добавлен: 13.03.2024
Просмотров: 13
Скачиваний: 0
Содержание:
ВВЕДЕНИЕ
Процессным подходом считается систематическая идентификация и управление задействованных в организации процессов и особенно их взаимосвязей.
Процессом является любой вид деятельности или набор видов деятельности, в которых используются ресурсы для того, чтобы преобразовать входы в выходы.
Процессная модель предприятия состоит из множества бизнес-процессов, участниками которых являются структурные подразделения и должностные лица организационной структуры предприятия.
Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса.
Под бизнес-процессом понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе создают результат, имеющий ценность для самой организации, потребителя, клиента или заказчика.
Актуальность исследования заключается в том, что из существующих подходов к проектированию информационных систем процессный подход в настоящее время считается наиболее эффективным поскольку оперирует абстракциями реальных объектов и операций.
Целью данной работы является освещение основных теоретических аспектов процессного подхода при проектировании информационной системы.
Предмет исследования – история развития и современное состояние процессного подхода.
Объект – средства проектирования.
1. Процессный подход к управлению
Теория систем рассматривает процесс как изменение системы. Действительно, любая деятельность — это действия, направленные на достижение результата, который выражается в том, что система обретает новое состояние.
С процессами мы сталкиваемся в разработке, технике, химии и даже социологии. Однако каждый из нас ежедневно является участником рабочих процессов.
Как показывает опыт, нередко руководители компаний избегают автоматизации и формализации процессов, им это кажется не совсем демократичным «закручиванием гаек».
Грамотное построение и управление процессами в компании любого профиля помогает обеспечить адекватное взаимодействие сотрудников, обусловленное ответственностью и вниманием к срокам.
Процессный лежит в основе множества модных теорий управления разработкой, компанией, персоналом.
Теория процессов определяет процесс как модель поведения, которое заключается в исполнении действий. Как правило, процесс не знает о деталях реализации каждого из действий (поведения системы, которой он принадлежит). [2, c.182]
Например, в процессе согласования документа в компании заложены сроки и порядок согласования, но процессу всё равно, с какого устройства и в какой географической точке будет согласован документ.
Ещё одно важное свойство процесса — это его управляемость, способность подвергаться изменениям извне.
Вообще, говоря о CRM и ERP, все привыкли слышать понятие «бизнес-процесс» и часто дискуссии сводятся к тому, чем отличается бизнес-процесс от процесса. Есть версия, что термин является калькой с англоязычного «business process» (деловой процесс) и составное слово бизнес- не несёт никакой нагрузки, кроме выделения процессов, проходящих в компаниях, из многочисленных процессов (технических, химических, биологических и проч). Собственно, с этой версией легко согласиться, вспомнив, как, например, судебный процесс называют просто процессом, откинув признак.
Процесс — это совокупность повторяемых во времени с заданной периодичностью действий, имеющих точку старта и точку достижения результата, целью которого является создание ценности для внутренних и внешних клиентов.
Бизнес — это экономическая деятельность, направленная на получение прибыли от производства и продажи товаров, оказания услуг и работ. Но ведь не каждый процесс приносит прибыль (исследовательский, благотворительный, оказания помощи социальным учреждениям). Да, есть результат (удовлетворение потребности), но не прибыль. Значит, в системе описываются не только бизнес-процессы.
Исследовательский процесс нацелен на поиск источников и обсуждение. Результат такого процесса заранее не определён, но по достижении ложится в основу стратегии. То есть это фактически концепция. Например, компания-разработчик (вендор) начинает искать идеи для новых фич и решений для рынка: проводятся кабинетные исследования, опросы, собирается информация, начинаются совещания и мозговые штурмы.
Никто заранее не знает, что команда решит включить в новый релиз. Однако в конце исследовательского процесса появляется концепция конкретной разработки — это одновременно точка входа проектного процесса. [7, c.110]
Проектный процесс — это организация работ в соответствие с сетевым планом-графиком (как вариации, это диаграмма Ганта, Scrum-доска и т.д.). На этом этапе рассчитываются KPI, человеко-часы, учитывается суммарная работа. Результат определён — это продукт. В случае сдвига срока одной из подзадач сдвигаются сроки всего проекта.
Производственный процесс — это своеобразное ветвление после исследовательского. Он может исполняться наряду с проектным или вне него. Он включает в себя бизнес-процессы с заданными маршрутами. Это больше «конвейерная» модель.
Например, при разработке каждой новой функциональности или продукта проходит стандартное тестирование: регрессионное, функциональное, нагрузочное и юзабилити. Это, скорее, производственный процесс.
Информационный процесс — процесс, параллельный трём предыдущим. Это работа с документами, согласования, оповещение персонала и проч. Он обслуживает все этапы создания блага.
Эти процессы присутствуют в любой организации и требуют ресурсов и управления. Они могут быть последовательными, параллельными, иметь точки пересечения. Важно отладить процессы в компании, чтобы достичь несколько важных целей:
- увеличение точности и скорости исполнения рутинных задач за счёт автоматизации и системы напоминаний
- рост ответственности на каждом этапе и минимизация человеческого фактора за счёт обозначения владельцев процесса, исполнителей и прозрачности контроля за ходом исполнения процесса
- предсказуемость конечного результата за счёт накопления базы знаний и управления ресурсами внутри проекта
- непрерывный контроль качества и создание улучшений за счёт непрерывной оптимизации процессов и их разделения
- вовлечённость всех элементов инфраструктуры и всех сотрудников за счёт грамотного планирования на основе результат предыдущих результатов.
В конечном итоге, управление процессами снижает себестоимость конечного продукта, даёт экономию на высвобождении и перераспределении ресурсов, делает работу компании прозрачной, но сохраняет гибкость — всегда можно внести изменения в процесс.
В стандартах сертификации системы качества ИСО 9000 одним из важнейших составляющих достижения качества является принцип процессного подхода к выполнению любых работ. Вот, что значится в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001-2008:
«Настоящий стандарт отстаивает применение принципа «процессного подхода» при разработке, внедрении и улучшении результативности системы менеджмента качества с целью повышения удовлетворенности потребителей посредством выполнения их требований. [8, c.17]
Для успешного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая в целях преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.
Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов, направленный на получение желаемого результата, могут быть определены как «процессный подход».
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии.
При применении в системе менеджмента качества такой подход подчеркивает важность:
a) понимания и выполнения требований;
b) необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавляемой ими ценности;
c) достижения запланированных результатов выполнения процессов и обеспечения их результативности;
d) постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении.
Рис. 1 Система менеджмента качества
Приведенная на рисунке модель системы менеджмента качества, основанной на процессном подходе, иллюстрирует связи между процессами организации.
Эта модель показывает, что потребители играют существенную роль в установлении требований, рассматриваемых в качестве входов. Мониторинг удовлетворенности потребителей требует оценки информации о восприятии потребителями выполнения их требований. Приведенная на рисунке модель охватывает все основные требования настоящего стандарта, но не показывает процессы на детальном уровне.
Таким образом, стандарт рекомендует организации определить все основные виды деятельности и научиться управлять ими.
В свою очередь, деятельность, использующая ресурсы, имеющая цель и результат, уже рассматривается как процесс. Причём нередко результат одного процесса служит входной точкой другого.
Сам стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2008 обозначает значимыми видами деятельности компании планирование, руководство, анализ со стороны руководства, менеджмент ресурсов (в том числе персонала и инфраструктуры), управление процессами жизненного цикла продукции, проектирование и разработку, измерение, анализ и улучшение.
Учетные системы.
Большинство учетных систем – документо-ориентированные. В основе – формы внешних и внутренних документов (счета, акты и другие бумажные документы). По своей сути учетная система проста т.к. повторяет в электронном виде принятый на предприятии регламент документооборота.
Качественно разработанная учетная система автоматизирует рутинные действия по подготовке документов и отчетов, формализует взаимоотношения между подразделениями, путем создания документов фиксирует выполнение ключевых процессов и упрощает построение отчетов по результатам деятельности. [5, c.89]
Учетная система не меняет подходы к планированию деятельности, не позволяет управлять ресурсами и не прогнозирует результат. Формируемые отчеты содержат данные только документов т.к. других данных в системе попросту нет.
Процессные системы управления.
У процессных систем управления внутренняя структура сложнее. Внутри системы реализованы взаимосвязи между всеми сущностями – процессами, временем выполнения, ресурсами предприятия и контрагентов, географическим распределением ресурсов и их стоимостью и т.д.
Функции процессной системы значительно шире, чем учетной, при этом все функции учетной системы входят в процессную.
Рис. 2 Процессная система
В процессной системе учитывается продолжительность процессов, их последовательность и взаимосвязи между ними.
Процессные системы позволяют управлять разнородной деятельностью в рамках одного программного продукта. При этом используются разные карты процессов для разных видов деятельности, а не единые строгие шаблоны.
Формирование документов.
Любые внешние и внутренние документы – сопутствующий результат выполнения задачи или выход процесса. Нет необходимости печатать внутренние бумажные документы – заявки, требования, разнарядки. Управление происходит путем назначения процессов определенным сотрудникам.
Оперативные планы.
У каждого процесса есть дата начала и продолжительность. По этим данным подразделения формируют оперативные планы на любую будущую дату. Когда в карту процессов вносятся изменения – планы подразделений автоматически обновляются. Подразделение не тратит время на актуализацию.
Управление ресурсами.
Для каждой операции известно требуемое количество ресурсов – исполнительских, единиц техники, производственных мощностей и т.д. Учитываются собственные ресурсы, ресурсы поставщиков, клиентов и партнеров.
Процессная система предупреждает, когда не хватает ресурсов для выполнения запланированных процессов. Подразделения оперативно корректируют карту процессов или привлекают дополнительные ресурсы.
Построение прогнозов.
Прогнозы строятся на основе текущих и запланированных процессов. Взаимосвязь между отдельными процессами – в том числе процессами разных цепочек – позволяет получать оперативные прогнозы сроков, загрузки подразделений, распределения ресурсов, себестоимости и т.д.
Управление результатом.
Прогнозирование позволяет управлять результатом. В схему можно добавить новую операцию или отредактировать существующую. После чего – изучить изменившийся результат (например, себестоимость проекта). Если результат устраивает – изменения подтверждаются.
