Файл: Офис управления проектами: функции, структура, особенности формирования (Теоретические основы офиса управления проектами).pdf

- отслеживать проекты не только в начальной и финальной точке реализации проекта, но и на промежуточных этапах. Для этого реализацию проекта целесообразно разбить на этапы, и подводить промежуточные итоги по мере выполнения каждого из этапов проекта;

- фиксировать плановые и фактические даты поступления документов, касающихся реализации проектов, в специальном отчете. Для этого необходимо наделить одного из сотрудников ОУП компании надлежащими обязанностями по ведению такого отчета;

- ввести должность ресурсного руководителя, который будет отвечать за процесс выделения и планирования как трудовых, так и материальных ресурсов на проект, сможет контролировать плановый и фактический расход ресурсов, а также оперативно реагировать в случае несовпадения данных показателей (выделяя дополнительные ресурсы, или перераспределяя выделенные излишне ресурсы в пользу других проектов).

Также для ООО «ЛОИС» рекомендуется нацеленность на внедрение процессов по формализации и стандартизации методологии управления проектами, а также обучение сотрудников принципам проектного управления (по данному показателю компания является явным аутсайдером анализируемой группы).

Заключение

Таким образом, в работе предлагается классификация возможных типов проектных офисов, приводятся их функции и назначение. Особое внимание уделено практике организации проектных офисов для решения некоторых часто встречающихся задач. Также дано описание некоторых технологий, применяемых при работе проектного офиса, предложен вариант оценки его работы.

Материалы этой работы могут быть полезны руководителям различных организаций при выборе и обосновании путей развития КСУП, формировании системы управления выделенными проектами, распределении функций и ответственности между участниками проектной деятельности, принятии решения о форме организации проектного офиса.

Приведенные в работе соображения основаны на опыте, полученном при реализации значительного числа проектов, связанных с построением корпоративных систем управления проектами, запуском и поддержкой работы проектных офисов, а также выполнением функций проектного офиса на основе аутсорсинговой схемы.

Исследование разбито на две части. В первой части работы приводится краткий обзор существующих подходов к классификации проектных офисов, затем описывается предлагаемый автором подход к классификации на основе матрицы «3х3», отражающей как набор функций проектного офиса (функциональное измерение), так и объект управления - область приложения усилий проектного офиса (объектное измерение). Далее более подробно рассматриваются особенности проектных офисов в рамках функционального измерения.

Во второй части работы, которая будет опубликована в следующем выпуске журнала, описаны особенности проектных офисов, лежащие в рамках объектного измерения, предложен подход к формированию профиля требований к целевым функциям и задачам проектного офиса, а также рекомендации по выбору его типа. Кроме того, во второй части освещены практические вопросы, связанные с организацией работы проектного офиса, в том числе некоторые типичные сложности, сопровождающие формирование и становление проектного офиса в компании. Также во второй части работы дается описание наиболее востребованных инструментов проектного офиса, применение которых зачастую определяет качество его работы. В завершении работы кратко характеризуются сервисная модель организации проектного офиса и возможные критерии оценки уровня предоставляемого проектным офисом сервиса.

Подводя итог исследованию различных форм организации проектных офисов, еще раз отметим, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, позволяющим обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании. Применение этого инструмента может быть полезно как в коммерческих организациях, так и в органах государственной власти, как в компании с высоким уровнем зрелости КСУП, так и в процессно-ориентированной компании.

В любом случае, создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития КСУП и способствовать развитию бизнеса.

Предложенная в статье классификация, приведенное описание функций проектных офисов разных типов и особенностей их работы, рассмотренные через призму задач конкретной организации, могут оказаться полезными при определении наиболее подходящих типа проектного офиса и стратегии его создания / развития.

Список использованных источников

Монографии и периодические издания

1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными и проектами / Пер. с англ. Е. Мамонтова, А. Баженова. - М.: ДМК Пресс, 2010. – 360 с.
2. Гергерт Д.В., Штурмина Ю.О. Разработка показателей эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании // Вестник Пермского университета. Серия: Экономика. - 2016. - № 4 (31). - С. 176-188.
3. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании // Молодой ученый. - 2015. - № 9. - С. 576-581.
4. Кендалл Д.И., Роллинз С. Современные методы управления портфелем проектов и офис управления проектами / Пер. с англ. А. Матвеева, А. Раскина. - М.: ПМСОФТ, 2014. - 576 с.
5. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И. И. Мазур и др.; под общ. ред. И. И. Мазура и В. Д. Шапиро. - М.: Издательство «Омега-Л», 2010. - 960 с.
6. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами. - М.: Эксмо, 2010. - 528 с.
7. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С., Тодосиева Е. Проектный офис: уровень зрелости // Бизнес: Организация, Стратегия, Системы. - 2015. - № 1.- С. 15-24.
8. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание. 2012. Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, Pensylvania 19073-3299 USA/США.
9. Сербская О.В. Подходы к созданию структуры управления проектноориентированных организаций // Транспортное дело России. - 2016. - № 2. - С. 56-58.
10. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник/ кол. авт,; под ред. проф. М. Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2016. - 786 с.
11. Block T.R. (1998). «The project office phenomenon». PM Network, Vol. 12(3), pp. 25–30.
12. Knutson J. (1999). Project Office: An Evolutionary Implementation Plan. Proceedings of the 30th Annual Project Management Institute 199 Seminars & Symposium. Project Management Institute, Newtown Square, PA. October 10–16.

Интернет-ресурсы

1. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19)
2. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 2) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?detail=Y&id=1618 (дата обращения: 19.06.19)
3. О’Брота М., Финч К. 5 ключевых показателей для измерения успеха проектного офиса [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/5-kljuchevykh-pokazatelei-dlja-izmerenija-uspekha-proektnogo-ofisa/ (дата обращения 19.06.19)
4. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С., Тодосиева Е. Проектный офис - уровни зрелости [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bossmag.ru/archiv/2009/boss-01-2009-g/proektnyiy-ofis-urovni-zrelosti.html (дата обращения: 19.06.19)
5. Сооляттэ А.Ю. Модели офисов управления проектами, программами, портфелями проектов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bpm-cg.ru/materials/content/00007_soolyatte_PMO_10_%202012.pdf (дата обращения: 19.06.19)
6. Фоминых М.М. Проблемы внедрения проектного управление в российских компаниях [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://conf.sfu-kras.ru/sites/mn2013/thesis/s019/s019-032.pdf (дата обращения: 19.06.19)
7. Арефьев А. Офис управления проектами: типы и модель развития. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://pmi.ru/articles/files/19122006 _Arefiev.pd f (дата обращения: 19.06.2019).
8. Тризно О. Проектный офис или как не сделать хуже, чем было? [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://spiderproject.com.ua/upload/ppt/ 8hours02 0709/case2.pdf (дата обращения: 19.06.2019).
9. P3O-Portfolio, Programme and Project Offices. [Электронный ресурс] - Режим доступа: p3o-officialsite.com (дата обращения: 19.06.2019).
10. Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model P3M3 Public Consultation Draft v 2.0. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/ p3m3/p3m3-maturity-model.aspx (дата обращения: 19.06.2019).

Приложение 1

Рис. 1. Этапы организации проектного офиса

Приложение 2

Показатели эффективности деятельности ОУП

1. Сербская О.В. Подходы к созданию структуры управления проектноориентированных организаций // Транспортное дело России. - 2016. - № 2. - С. 56. ↑

2. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник/ кол. авт,; под ред. проф. М. Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2016. С. 189. ↑

3. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). Пятое издание. 2012. Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, Pensylvania 19073¬3299 USA/США ↑

4. Сербская О.В. Указ. соч. С. 57. ↑

5. Гергерт Д.В., Штурмина Ю.О. Разработка показателей эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании // Вестник Пермского университета. Серия: Экономика. - 2016. - № 4 (31). - С. 176. ↑

6. Сооляттэ А.Ю. Модели офисов управления проектами, программами, портфелями проектов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bpm-cg.ru/materials/content/00007_soolyatte_PMO_10_%202012.pdf (дата обращения: 19.06.19) ↑

7. Сербская О.В. Указ. соч. С. 57. ↑

8. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании // Молодой ученый. - 2015. - № 9. - С. 576. ↑

9. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С., Тодосиева Е. Проектный офис - уровни зрелости [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bossmag.ru/archiv/2009/boss-01-2009-g/proektnyiy-ofis-urovni-zrelosti.html (дата обращения: 19.06.19) ↑

10. Сербская О.В. Указ. соч. С. 57-58. ↑

11. О’Брота М., Финч К. 5 ключевых показателей для измерения успеха проектного офиса [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/5-kljuchevykh-pokazatelei-dlja-izmerenija-uspekha-proektnogo-ofisa/ (дата обращения 19.06.19) ↑

12. Фоминых М.М. Проблемы внедрения проектного управление в российских компаниях [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://conf.sfu-kras.ru/sites/mn2013/thesis/s019/s019-032.pdf (дата обращения: 19.06.19) ↑

13. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент организации» / И. И. Мазур и др.; под общ. ред. И. И. Мазура и В. Д. Шапиро. - М.: Издательство «Омега-Л», 2010. С. 264. ↑

14. Block T.R. (1998). «The project office phenomenon». PM Network, Vol. 12(3), pp. 25–30. ↑

15. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными и проектами / Пер. с англ. Е. Мамонтова, А. Баженова, А. Арефьева. - М.: ДМК Пресс, 2010. С. 124. ↑

16. Knutson J. (1999). Project Office: An Evolutionary Implementation Plan. Proceedings of the 30th Annual Project Management Institute 199 Seminars & Symposium. Project Management Institute, Newtown Square, PA. October 10–16. ↑

17. Кендалл Д.И., Роллинз С. Современные методы управления портфелем проектов и офис управления проектами / Пер. с англ. А. Матвеева, А. Раскина. - М.: ПМСОФТ, 2014. С. 215. ↑

18. Block T.R. (1998). «The project office phenomenon». PM Network, Vol. 12(3), pp. 25–30. ↑

19. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

20. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

21. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами. - М.: Эксмо, 2010. С. 240. ↑

22. Гнедых В.А. Особенности организации проектного офиса в компании // Молодой ученый. - 2015. - № 9. - С. 579. ↑

23. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

24. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

25. Сооляттэ А.Ю. Модели офисов управления проектами, программами, портфелями проектов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.bpm-cg.ru/materials/content/00007_soolyatte_PMO_10_%202012.pdf (дата обращения: 19.06.19) ↑

26. Гергерт Д.В., Штурмина Ю.О. Разработка показателей эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании // Вестник Пермского университета. Серия: Экономика. - 2016. - № 4 (31). - С. 182. ↑

27. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

28. Там же. ↑

29. Гергерт Д.В., Штурмина Ю.О. Разработка показателей эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании // Вестник Пермского университета. Серия: Экономика. - 2016. - № 4 (31). - С. 183. ↑

30. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами. - М.: Эксмо, 2010. С. 248. ↑

31. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 1) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?id=1580&detail=Y (дата обращения: 19.06.19) ↑

32. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 2) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?detail=Y&id=1618 (дата обращения: 19.06.19) ↑

33. Козодаев М. Практика построения проектных офисов (Часть 2) [Электронный ресурс] // Проектная практика. - Режим доступа: http://pmpractice.ru/knowledgebase/publications/?detail=Y&id=1618 (дата обращения: 19.06.19) ↑

34. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С., Тодосиева Е. Проектный офис: уровень зрелости // Бизнес: Организация, Стратегия, Системы. - 2015. - № 1.- С. 16. ↑

35. Тризно О. Проектный офис или как не сделать хуже, чем было? [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://spiderproject.com.ua/upload/ppt/8hours02 0709/case2.pdf (дата обращения: 19.06.2019). ↑

36. P3O-Portfolio, Programme and Project Offices. [Электронный ресурс] - Режим доступа: p3o-officialsite.com (дата обращения: 19.06.2019). ↑

37. Попова Е., Шестопалова О., Глазырина С., Тодосиева Е. Проектный офис: уровень зрелости // Бизнес: Организация, Стратегия, Системы. - 2015. - № 1.- С. 21-23. ↑

38. Арефьев А. Офис управления проектами: типы и модель развития. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://pmi.ru/articles/files/19122006_Arefiev.pd f (дата обращения: 19.06.2019). ↑

39. Там же. ↑

40. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами / пер. с англ. Е. Мамонтова, А. Баженова, А. Арефьева. - М.: ДМК Пресс, 2010. С. 25. ↑

41. Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model P3M3 Public Consultation Draft v 2.0. [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://www.axelos.com/best-practice-solutions/ p3m3/p3m3-maturity-model.aspx (дата обращения: 19.06.2019). ↑