В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите как устроить этот процесс

Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будет заложена постоянная информация и будут поля для внесения переменной информации

Расположите элементы реквизита «Адресант» в бланке письмав правильном порядке

Эмблема организации

Наименование организации

Справочные данные

Дата и регистрационный номер

Ссылка на регистрационный номер и дату

Установите соответствие между названиями информативных свойств документа и их описанием

Актуальность	Необходимая степень современности информации по отношению к решаемой проблеме
достоверность	Способность информации без искажений отражать состояние исследуемого объекта или процесса
полнота	Содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения

При создании маршрута в системе DIREKTUM доступны такие способы согласования, как

Согласование по регламенту

Свободное согласование,

Согласование с руководителем

При регистрации документов компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа

Дата получения и входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления компанией адресантом

Расположите элементы реквизита «Справочные данные» в правильном порядке

Почтовый адрес

Номер телефона,

номер факсов

сайт, адрес электронной почты

коды российского классификатора предприятий и организаций(ОКПО)

Основной государственный учетный номер (ОГРН)

При совместном редактировании могут тспользоваться такие подходы к редактированию, как

Параллельное, нестрогое, строгое

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль.

---

Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Электронная подпись основана на криптографических преобразованиях. В процессе криптографического преобразования при шифровании и расшифровке используются определённые исходные данные. Объясните пользователям какие данные используются в этих процессах

При шифровке исходными данными будет сообщение, а результирующими – зашифрованное сообщение. При расшифровке они меняются местами

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные или удостоверенные в установленном порядке. На предприятии разрабатывается много различных инструкций. Относятся ли инструкции к официальным документам

Да, т.к. инструкция относится к организационно распорядительным документам, а организационно-распорядительные документы определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется не большая компания в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов

Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь

Расположите операции в типовом маршруте для согласования внутренних документов в системе DIREKTUM в правильном порядке

Регистрация

Согласование с непосредственным руководителем

Согласование с дополнительными согласующими

Уведомление о подписании

Подписание

Печать

В ЕМС-системах есть возможность работать с маршрутами документов. Маршруты можно заложить в систему или можно их оперативно создать. Используются свободная и жёсткая маршрутизация документов. Сотруднику необходимо согласовать служебную записку на получение средств для покупки необходимых комплектующих. Какой вариант маршрутизации ему стоит выбрать в этом случае

---

Служебная записка – документ часто создаваемый в организации, и для него есть установленный порядок обработки, поэтому рекомендуется выбрать жёсткую маршрутизацию

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если всё верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя

Поскольку секретарь работает со всеми документами в организации, ему нужно предоставить права на просмотр и регистрацию документов

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIREKTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему

При свободном голосовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка - это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

---

Смотрите также файлы

• Курсовая работа дисциплины Переходные процессы в электроэнергетических системах.docx

• Основная обработка почвы машины.docx

• Рабочая тетрадь Комплексный экономический анализ 2018г.doc

• Процессуальный.docx

• Министерство цифрового развития.docx