Добавлен: 17.03.2024
Просмотров: 8
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению
Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:
-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);
-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;
-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;
-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.
Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.
В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента
При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:
ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.
ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.
| Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения и № статей по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 01. Организационно-распорядительная деятельность | |||
| 01-01 | Нормативные акты (постановления, распоряжения, решения) по вопросам организации работы | ДМН, ст. 1-б | Касающиеся деятельности учреждения – постоянно |
| 01-02 | Устав | Постоянно, ст. 13-а | |
| 01-03 | Лицензии на право ведения образовательной деятельности, дополнительных образовательных услуг | Постоянно, ст. 19 | |
| 01-04 | Свидетельство об аттестации и государственной аккредитации | Постоянно, ст. 21 | |
| 01-05 | Договор с учредителем | Постоянно, ст. 14 | |
| 01-06 | Приказы директора учреждения по основной деятельности | Постоянно, ст. 6-а | |
| 01-07 | Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Постоянно ст. 72-а | Хранятся в организации |
| 01-08 | Годовые планы работы учреждения | Постоянно, ст. 90-а | |
| 01-09 | Годовые отчеты учреждения | Постоянно, ст. 114-б | |
| 01-10 | Правила, инструкции, положения, регламенты, присланные для сведения | 3 года, ст. 10-б | После замены новыми |
| 01-11 | Правила, инструкции, положения, регламенты, разработанные в учреждении | Постоянно, ст. 10-а | |
| 01-12 | Протоколы совещаний у директора | Постоянно, ст. 5-г | |
| 01-13 | Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене директора | Постоянно, ст. 36-а | |
| 01-14 | Приемо-сдаточные акты и приложения к ним, составленные при смене должностных ответственных и материально-ответственных лиц | 5 лет, ст. 36-б | После смены должностного, материально-ответственного лица |
| 01-15 | Протоколы заседаний совета учреждения | Постоянно, ст. 5-в | |
| 01-16 | Приказы директора по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет, ст. 6в | |
| 01-17 | Переписка с организациями по основным вопросам деятельности | 5 лет ЭПК, ст. 12 | |
| 02. Организация учебного процесса | |||
| 02-01 | Годовой план учебно-воспитательной работы | Постоянно, ст. 90-а | |
| 02-02 | Годовой отчет об учебно-воспитательной работе | Постоянно, ст. 114-б | |
| 02-03 | Годовые учебные планы (в том числе дополнительных образовательных услуг) | ДЗН, ст. 273 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-04 | Положения о введении единой формы в учреждении, о приеме в 1 и 11 классы, о дополнительных образовательных услугах, о факультативах | Постоянно, ст. 16 | |
| 02-05 | Документы (планы, методические разработки, статьи, отчеты) об участии учреждения в федеральных программах, экспериментальных педагогических площадках, конференциях, конкурсах, грандах | Постоянно, ст. 39 | |
| 02-06 | Годовые статистические отчеты о работе учреждения (ф. ОШ) | 5 лет, ст. 211 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-07 | Протоколы заседаний педагогического совета учреждения | Постоянно, ст. 5-в | |
| 02-08 | Протоколы заседаний методических объединений учреждения | Постоянно, ст. 5-в | |
| 02-09 | Документы (сводки, аналитические таблицы, справки) по организации учебно-воспитательной деятельности учреждения, представляемые в муниципальный комитет по образованию и науке администрации г. Перми | Постоянно, ст. 42 | |
| 02-10 | Документы (заявления, переписка, решения) о совместной работе учреждения и правоохранительных органов с несовершеннолетними детьми | 5 лет, ЭПК, ст. 58 | |
| 02-11 | Книга учета выдачи свидетельств об основном общем образовании (вторая ступень) | 50 лет, ст. 323 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-12 | Книга учета выдачи свидетельств о среднем (полном) общем образовании (третья ступень) | 50 лет, ст. 322 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-13 | Книга учета выдачи свидетельств о неполном среднем образовании | 50 лет, ст. 323 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-14 | Книга учета выдачи золотых и серебряных медалей | 50 лет, ст. 319 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-15 | Книга учета пропущенных и замещенных уроков | 5 лет, ст. 337 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 02-16 | Документы (фотографии, сценарии, тематические планы) о проведении конкурсов, концертов, фестивалей, олимпиад, викторин для учащихся | Постоянно, ст. 383 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03. Учебно-воспитательная деятельность | |||
| 03-01 | Расписание занятий | 1 год, ст. 380 | |
| 03-02 | Классные журналы | 5 лет, ст. 605 | Перечень просвещен. 1989 г., изъятые сводные ведомости успеваемости – не менее 25 лет |
| 03-03 | Индивидуальные учебные планы педагогов | 5 лет, ст. 574 | Т.П. 1989 г. |
| 03-04 | Приказы директора учреждения по движению учащихся | 75 лет, ЭПК, ст. 6-б | |
| 03-05 | Алфавитная книга записи учащихся | 50 лет, ст. 329 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-06 | Личные дела учащихся | 3 года , ст. 330 | После окончания учреждения. Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-07 | Экзаменационные работы учащихся | 3 года, ст. 328 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-08 | Протоколы заседаний экзаменационных комиссий | 3 года, ст. 326 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-09 | Документы (отчеты о проведении, сведения, ведомости оценок) по итогам проведения единого государственного экзамена (ЕГЭ) | 5 лет, ст. 327 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-10 | Книга учета детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, воспитанников учреждения | 5 лет, ЭК | |
| 03-11 | Журнал группы продленного дня | 5 лет, ст. 333 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-12 | Журнал учета факультативных занятий | 5 лет, ст. 332 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 03-13 | Журнал учета кружковой работы | 5 лет, ст. 332 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 04. Кадровое обеспечение | |||
| 04-01 | Типовые (примерные) должностные инструкции, разработанные в учреждении | Постоянно, ст. 35-а | Персональные – в составе личных дел, решение ЦЭПК от 27.10.2003 |
| 04-02 | Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении) | 75 лет, ст. 6-б | |
| 04-03 | Приказы директора по личному составу (о предоставлении отпусков, командировок, дежурствах, взысканиях) | 5 лет, ст. 6-б, прим. | |
| 04-04 | Личные дела педагогов и работников учреждения | 75 лет, ЭПК, ст. 337-б | |
| 04-05 | Личные карточки Ф. Т-2 (в том числе временных работников) | 75 лет, ЭПК, ст. 339 | |
| 04-06 | Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет, ЭПК, ст. 338 | |
| 04-07 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий | 15 лет, ЭПК, ст. 359 | |
| 04-08 | Книга (журнал) регистрации приказов по личному составу | 75 лет, ст. 358-а | |
| 04-09 | Книга (журнал) регистрации трудовых договоров | 75 лет, ст. 358-д | |
| 04-10 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования, ст. 342 | Невостребованные – не менее 50 лет |
| 04-11 | Книга (журнал) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет, ст. 358 е | |
| 04-12 | Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и т.д.), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет, ст. 343 | |
| 04-13 | Графики предоставления отпусков | 1 год, ст. 356 | |
| 05. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| 05-01 | Штатное расписание и изменения к нему | Постоянно, ст. 32-а | |
| 05-02 | Годовые сметы доходов и расходов, расчеты к ним | Постоянно, ст. 112-а | |
| 05-03 | Годовые бухгалтерские отчеты, документы (приложения, пояснительные записки, специализированные формы) к ним | Постоянно, ст. 135-б | |
| 05-04 | Годовые отчеты об исполнении сметы расходов | Постоянно, ст. 140-б | |
| 05-05 | Годовые отчеты по налогам | Постоянно, ст. 170 а | |
| 05-06 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному) | Постоянно, ст. 143 | |
| 05-07 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов | 5 лет, ст. 145 | При условии завершения проверки (ревизии) |
| 05-08 | Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | 5 лет, ЭПК, ст. 186 | После истечения срока действия договора |
| 05-09 | Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера) | 5 лет, ст. 148 | При условии завершения проверки |
| 05-10 | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | 5 лет, ст. 150 | При условии завершения проверки |
| 05-11 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5 лет, ст. 192 | При условии завершения проверки |
| 05-12 | Исполнительные листы | ДМН, ст. 162 | Не менее 5 лет |
| 05-13 | Книги (журналы, карточки) учета договоров, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) | 5 лет, ЭПК, ст. 193-б | После окончания срока действия последнего договора, соглашения |
| 05-14 | Книги (журналы, карточки) учета основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет, ст. 193-в | После ликвидации основных средств |
| 05-15 | Книги (журналы, карточки) учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет, ст. 193-д | При условии завершения проверки |
| 05-16 | Книги (журналы, карточки) учета доверенностей | 5 лет, ст. 193-п | При условии завершения проверки |
| 05-17 | Положение о премировании работников | 5 лет, ЭПК, ст. 154 | После замены новыми |
| 05-18 | Лицевые счета работников | 75 лет, ЭПК, ст. 153 | |
| 05-19 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет, ст. 189 | После увольнения материально-ответственного лица |
| 05-20 | Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | 5 лет, ст. 157 | |
| 05-21 | Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | ДМН, ст. 165 | Не менее 5 лет |
| 05-22 | Листки нетрудоспособности | 5 лет, ст. 475 | |
| 05-23 | Графики учета рабочего времени | 1 год, ст. 281 | |
| 06. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
| 06-01 | Инструкция по организации делопроизводства и ведению архива в школе | Постоянно, ст. 10-а | |
| 06-02 | Положения об ЭК и архиве учреждения | Постоянно, ст. 16 | |
| 06-03 | Номенклатура дел учреждения | Постоянно, ст. 67-а | |
| 06-04 | Протоколы заседаний постоянно действующей ЭК | Постоянно, ст. 5-в | |
| 06-05 | Описи дел постоянного хранения | Постоянно, ст. 74-а | |
| 06-06 | Описи дел временного хранения | 3 года, ст. 74-б | После уничтожения дел |
| 06-07 | Дело фонда (исторические и тематические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) | Постоянно, ст. 73 | На муниципальное хранение передается при ликвидации |
| 06-08 | Журнал учета выдачи дел во временное пользование | 3 года, ст. 75-д | |
| 06-09 | Журнал регистрации поступающих документов | 3 года, ст. 72-б | В электронной форме |
| 06-10 | Журнал регистрации отправляемых документов | 3 года, ст. 72-б | В электронной форме |
| 06-11 | Журнал регистрации телефонограмм | 3 года, ст. 72-г | В электронной форме |
| 06-12 | Обращения граждан, документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению | 5 лет, ст. 56-б | В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения |
| 06-13 | Журнал регистрации обращений граждан | 5 лет, ст. 72-в | |
| 07. Административно-хозяйственная деятельность, материально-техническое обеспечение | |||
| 07-01 | Свидетельства на право оперативного управления зданием, пользования земельным участком | Постоянно, ст.57 | |
| 07-02 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год, ст. 407 | После замены новыми |
| 07-03 | Договоры по техническому обслуживанию здания и помещения, оргтехники и оборудования | 5 лет, ЭПК, ст. 186 | После истечения срока действия договора |
| 07-04 | Договоры о водоснабжении, теплоснабжении и энергоснабжении | 5 лет, ст. 436 | После истечения срока действия договора |
| 07-05 | Технические паспорта здания и оборудования | 5 лет, ЭПК, ст. 430 | После ликвидации здания, списания оборудования |
| 07-06 | Технические паспорта транспортных средств | До списания транспортных средств ст. 451 | |
| 07-07 | Переписка об административно-хозяйственных расходах (о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, оплате услуг средств связи) и по вопросам материально-технического обеспечения | 1 год, ст. 420 | |
| 07-08 | Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции | 5 лет, ст. 394 | |
| 07-09 | Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, продукции, оборудования | 5 лет, ст. 401 | |
| 07-10 | Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий, помещений, занимаемых учреждением | 5 лет, ЭПК, ст. 434 | |
| 07-11 | Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов | Постоянно, ст. 409 | |
| 08. Охрана труда, техника безопасности | |||
| 08-01 | Документы (акты, предписания, справки и др.) по технике безопасности | 5 лет, ЭПК, ст. 295 | |
| 08-02 | Переписка с предприятиями, организациями, образовательными учреждениями по вопросам охраны труда и технике безопасности | 10 лет, ст. 299 | |
| 08-03 | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | ДЗН, ст.309 | |
| 08-04 | Документы (программы, списки, переписка и др.) об обучении работников по технике безопасности | 5 лет, ст. 314 | |
| 08-05 | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 лет, ст. 315 | |
| 08-06 | Книга учета инструктажа по технике безопасности | 10 лет, ст. 316-б | |
| 08-07 | Журнал учета регистрации несчастных случаев, учета аварий | Постоянно, ст.320 | |
| 08-08 | Документы (протоколы, акты, справки и др.) о производственных авариях и несчастных случаях | 45 лет, ЭПК, ст. 322-а | Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно |
| 08-09 | Документы (акты, справки, докладные записки и др.) о санитарном состоянии учреждения | 5 лет, ст.326 | |
| 08-10 | Документы (списки, справки, информации и др.) о проведении медицинских осмотров работников | 5 лет, ст.330 | |
| 09. Библиотека | |||
| 09-01 | Инвентарные книги учета материалов библиотек и справочно-информационных фондов | До ликвидации библиотеки, ст. 819 | Т.П. 1989 г. |
| 09-02 | Книги суммарного учета библиотечного фонда | До ликвидации библиотеки, ст. 820 | Т.П. 1989 г. |
| 09-03 | Дневник учета работы библиотеки | До ликвидации библиотеки, ст. 820 | Т.П. 1989 г. |
| 09-04 | Картотеки учета периодических изданий | До ликвидации библиотеки, ст. 824 | Т.П. 1989 г. |
| 09-05 | Сопроводительные документы (накладные, описи, списки) на поступающую в библиотеку литературу | 3 года, ст. 825 | Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда |
| 09-06 | Картотеки формуляров выданных книг | До ликвидации библиотеки, ст. 826 | Т.П. 1989 г. |
| 09-07 | Книги учета литературы | 3 года, ст. 827 | Т.П. 1989 г. |
| 09-08 | Списки литературы, изъятой из обращения | До ликвидации библиотеки, ст. 828 | Т.П. 1989 г. |
| 09-09 | Акты списания книг и периодических изданий | 10 лет, ст. 831 | Т.П. 1989 г. После проверки библиотечного фонда |
| 09-10 | Акты инвентаризационных проверок библиотеки | До ликвидации библиотеки, ст. 834 | Т.П. 1989 г. |
| 09-11 | Каталоги книг (систематические, предметные, алфавитные) | До ликвидации библиотеки, ст. 836 | Т.П. 1989 г. |
| 10. Медицинская часть | |||
| 10-01 | Медицинские карты (истории болезней) детей | 5 лет, ст. 441 | Перечень просвещения, 1989 г. |
| 10-02 | Документы (планы, справки, списки, графики, переписка) о периодических осмотрах и прививках учащихся | 3 года, ст. 691 | Т.П. 1989 г. |
| 10-03 | Требования (заявки) на медикаменты | 3 года, ст. 724 | Т.П. 1989 г. |
СОГЛАСОВАНО
ЭПМК агентства
по делам архивов Пермского края
Протокол от 26.04.2007 № 4
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 07.09.2006 № 10
Список сокращенных слов
ДЗН – до замены новыми
ДМН – до минования надобности
Т.П. – Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989)
ЭК – экспертная комиссия
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия
ЭПМК – экспертно-проверочная методическая комиссия