Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Выполнение работ по должности служащего "Архивариус" Практическое занятие 6.pdf

Автономная некоммерческая профессиональная образовательная
организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Пермь - 2023
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Выполнение работ по должности служащего "Архивариус"
Практическое занятие 6
Выполнил:
Обучающийся Чистова Анна Владимировна
Преподаватель:
Хомякова Наталья Викторовна

Задание 1. Решение ситуационной задачи о списке оборудования,
необходимого для обеспечения приема документов в архив. (максимальная
оценка - 4 балла)
Решите задачу.
Архивохранилище принимает ежегодно документы на хранение.
Вопросы:
1. Заполните итоговую запись акта приема-передачи дел на архивное хранение, указав, количество принимаемых единиц хранения.
АКТ
______________ N ___________
приема-передачи архивных
документов на хранение
В связи с ликвидацией организации Общество с ограниченной
ответственностью «ХХХХХ»_
(основание передачи)
Фонд ООО «ХХХХХ»
(название передаваемого фонда)
Общество с ограниченной ответственностью «ХХХХХ» сдал,
(название организации, передающей документы) а Государственное казенное учреждение «ХХХ архив» принял
(название организации, принимающей документы) документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
N
Название, Количество Количество Примечания

п/п номер описи экземпляров описи ед. хр.
1 2
3 4
5 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за
2018 год
3 200 2 Опись № 2 дел постоянного хранения за
2019 год
3 156 3 Опись № 3 личных дел работников, уволенных в 2020 году
3 30
Итого принято __9__(ЗАПОЛНИТЕ)____386__________ ед. хр.
2. Составьте список предметов, материалов и оборудования, необходимых для обеспечения данного вида работ (приема-передачи дел на архивное хранение).
№ п/п Наименование оборудования
(материалов/предметов)
Примечание (количество, особенности и т.п.)
1. Обложка для дел твердая обложку из картона
2. Игла для прошивки документов игла 80 мм
3. Шило канцелярское для сшивания документов
Диаметр шила 2 мм
4.
Нить для прошивки банковский шпагат, лавсановая ленту или специальные прошивные нитки
5.
Антистеплер
6.
Аппарат для прошивки документов
Брошюровочная машины или биндер
Задание 2. Заполнение таблицы «Переплетение архивных документов».
(максимальная оценка – 3 балла)

Заполните таблицу «Переплетение архивных документов», подробно пояснив каждый способ переплета, и указав, в каких случаях он применяется.
№
Способ переплета
Для каких видов документов применяется
1 в две дырки если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты
2
«через уголок» кассовые документы бухгалтерии
3 в три дырки если документов немного и они не требуют высокого уровня защиты
4 в четыре дырки если сшиваемые документы должны быть хорошо защищены
(это всегда применимо к бухгалтерской первичке, отчетности и пр.
5 прошить папку с документами
Максимальное количество бумажных листов, подшиваемых в папку, — 250
Задание 3. Работа с номенклатурой дел и определением дел на уничтожение.
(максимальная оценка - 3 балла)
Внимательно изучите фрагмент номенклатуры дел.
Запишите из номенклатуры индекс и заголовок дела, которое уже уничтожено.
Укажите причину уничтожения дела.
О1-03 Переписка с учреждениями по основным вопросам деятельности.
Причина 5 лет. ЭПК означает, что минимум через 5 лет хранения проводят
экспертизу ценности силами ЭПК, чтобы часть деловых бумаг хранить
дальше, а часть уничтожить.
Задание 4. Составление макета инструкции по транспортировке архивных
документов для сопровождающего. (максимальная оценка - 3 балла)
Составьте макет инструкции.
В инструкцию внесите пункты:
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и транспортировке.

2. Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния (автотранспортом).
Макет инструкции
1. Укладка и упаковка архивных документов при перемещении и
транспортировке.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке,
исключающей возможность перемещения архивных документов внутри
упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы
упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции
соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.
Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и
крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в
которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения
средствах.
2.
Средства для перемещения архивных документов внутри архива.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются
передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых
автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.
3. Особенности транспортировки на дальние расстояния
(автотранспортом).
Транспортировка архивных документов на дальние
расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве
в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для
соответствующего вида транспорта.
Задание 5. Решение ситуационной задачи о приобретении программного
обеспечения. (максимальная оценка – 4 балла)
Решите задачу. Вам, как архивариусу небольшой организации необходимо обосновать приобретение программного обеспечения (системы электронного архива и другое программное обеспечение на ваш выбор). Составьте смету на приобретение и служебную записку, обосновывающую ваш выбор (примерный макет сметы и записки приведен в задании).

Смета
№
Наименование программного обеспечения
Стоимость, руб.
1
Программа управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. NAPS2 бесплатная
2
Пакетный обработчик файлов. AСDsee. бесплатная
3
Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat
Professional
13667 4
Программа распознавания текста. Abbyy
Finereader
6000 5
Графическией редактор. Adobe Photoshop
7300
Итого 26967
Служебная записка
В целях обеспечения работы системы электронного архива, прошу приобрести программное обеспечение Редактор PDF-файлов. Adobe Acrobat
Professional, программу распознавания текста Abbyy Finereader, графическией редактор Adobe Photoshop на общую сумму
26967 рублей.
Задание 6. Составление таблицы «Электронные средства обеспечения
деятельности архивариуса». (максимальная оценка – 4 балла)
Составьте таблицу «Электронные средства обеспечения деятельности архивариуса».
№ Наименование электронного средства
Функции (для чего применяется)
1 множительный аппарат для создания фонда пользования копий к документам архива
2 персональный компьютер для ведения оперативных работ,

а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания иснформационно- поисковой системы к документам архива
3 сканер
Сканирование документов
4
Прикладное ПО
Для сканирования, распознавания, редактирования документов
5
Шредер для уничтожения документов
Задание 7. Оформление описи дел постоянного хранения. (максимальная
оценка - 4 балла)
Вам необходимо передать документы на постоянное хранение в архив.
В этих целях оформите опись дел постоянного хранения
№ 1.
Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Т.Н.Прохоровой.
Секретариат
01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-
23.12.2003 10 листов;
01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-
29.12.2003; 120 листов
01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов
01-08; Утвержденное штатное расписание; 2003; 4 листа
01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.
Форма описи дел постоянного хранения
Наименование организации
Фонд № ___________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ № ___________ Наименование должности
Дел постоянного хранения Руководителя организации за ______________ год Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Название раздела
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Кол-во листов
Примечание
1 2
3 4
5 6
В данные раздел внесено ________ (цифрами и прописью ) ед.хр., с №
_____________ по № ______________, в том числе:
(цифрами и прописью литерные номера: ________________________________________________ пропущенные номера: ____________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи составителя описи
Дата
Начальник службы кадров Подпись Расшифровка подписи
(инспектор по кадрам)
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК
Архивного учреждения
От __________ №
________
№ 2.
После составления описи вы передаете дела в архив. Сотрудник архива сверяет дела, внесенные в опись, и фактическое наличие дел, сопоставляя заголовки в описи и на обложках дел.
Соотнесите таблицу , куда внесена информация с обложек дел, с описью, которую вы составили. Выявите, какое из дел, заявленное в описи выше, отсутствует в наличии. Отразите этот факт в акте.

Таблица с информацией с обложек дел, которые по факту передаются в
архив.
№ п/п
Информация с обложки дела
1 01-01; Приказы управления культуры по основной деятельности; 11.01 2003-
23.12.2003 10 листов;
2 01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-
29.12.2003; 120 листов
3 01-08; Утвержденное штатное расписание;
2003; 4 листа
4 01-09; Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов
5 01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа
6 01-11; План работы управления культуры;2003; 13 листов;
7 01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;
8 01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;
9 01-14; Номенклатура дел, описи дел
(утвержденные); 2003; 42 листа.
АКТ
В результате приема-передачи документов в архив по описи № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г.Москвы выявлено несоответствие. В описи значится ___(количество)__ дел, по факту в наличии имеется ___(количество)__ дел. Дело под заголовком «______________» отсутствует.

Организации, передающей дела на архивное хранение, следует провести розыск отсутствующего дела и установить причины.