Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Щит.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 27.03.2024
Просмотров: 23
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
К – признак конфиденциальной информации, Э-внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».
На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.
На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:
Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).
Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.
2. Справка ..., на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».
Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».
7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками _______________________________ (далее - отдел документационного обеспечения).
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется ___________________________________________________________.
Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, _________________________________________________.
При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у _______________________________________ _________________________, второй _______________________________, третий _____________________________________________________________________.
7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.
В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ______________________________.
После регистрации документы передаются под роспись в Журнале __________ _________________________ (приложение № ______) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная ________________________.
7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы ______________________________________________________________.
7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела ______ настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).
7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале ______________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.
Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале ________________________________________ ______________________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.
7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале ______________ ____________________________________. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится _____________________________ _________________________________________. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.
7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются __ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается _______________________________.
При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, ______________________). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам ________________.
7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – _________________________.
7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:
7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются ___________________ для подписи ___________________________________________ в приемную Общества.
7.3.2. Документы, подписанные ___________________ или ________________ ______________________, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале ________________________________________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции).
В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ___________________________.
7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в ___________________________________________ и помещаются в ________ _____________________________________________________________________.
Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала ______________________________ ________________________________________________________________________ регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале _______________ ______________________ (приложение № _________к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.
7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют __________________________________________________________ в присутствии ______________________________________, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта
На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.
-
Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:
| информации (приложение № 2), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например: Уч. № … (№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях) Отп. 2 экз., на 5 л. каждый Экз. № 1 – в адресЭкз. № 2 – в дело И.И. Иванов 8 (4212) 00-00-00 (доб. 3333) 18.11.20013 |
Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:
| «согласно списку рассылки» |
| |
Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).
-
Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.
2. Справка ..., на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только адресату», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «Только в первый адрес».
Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».
-
Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 4 к настоящей Инструкции). -
Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из Перечня, возлагается на Комиссию по вопросам обеспечения защиты информации «ЩИТ», создаваемую в подразделении в соответствии с требованиями Положения о режиме ______________ _______________________. В комиссию в обязательном порядке включается работник, ________________________________________________________. Заключение комиссии оформляется _________________________________________________ __________________________________________. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «_________________________________ », заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, выдаваемой лицам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства (№ печати присваивается по Журналу учета печатей и штампов конфиденциального делопроизводства, ведущемуся в Службе корпоративной защиты). Аналогичные отметки о снятии грифа вносятся в ________________________________________.
-
Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией
-
Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с _________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________. -
Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией:
7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками _______________________________ (далее - отдел документационного обеспечения).
Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется ___________________________________________________________.
Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, _________________________________________________.
При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у _______________________________________ _________________________, второй _______________________________, третий _____________________________________________________________________.
7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.
В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ______________________________.
После регистрации документы передаются под роспись в Журнале __________ _________________________ (приложение № ______) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная ________________________.
7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы ______________________________________________________________.
7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела ______ настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).
7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журнале ______________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.
Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале ________________________________________ ______________________________________________________________________ (приложение № ______ к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.
7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале ______________ ____________________________________. Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится _____________________________ _________________________________________. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.
7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются __ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается _______________________________.
При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например, ______________________). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам ________________.
7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – _________________________.
7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:
7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются ___________________ для подписи ___________________________________________ в приемную Общества.
7.3.2. Документы, подписанные ___________________ или ________________ ______________________, регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале ________________________________________________ (приложение № _______ к настоящей Инструкции).
В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.
Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам ___________________________.
7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в ___________________________________________ и помещаются в ________ _____________________________________________________________________.
Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала ______________________________ ________________________________________________________________________ регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале _______________ ______________________ (приложение № _________к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.
7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют __________________________________________________________ в присутствии ______________________________________, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта