Файл: Контрольные вопросы по теме. Выполните задания для самостоятельной работы.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 27.03.2024
Просмотров: 10
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тема: Основные понятия документационного обеспечения управления. Оформление основных реквизитов документа.
Задания:
1.Ответьте на контрольные вопросы по теме.
2.Выполните задания для самостоятельной работы.
План:
1.Сущность и содержание понятий: документ, документооборот, делопроизводство, унификация, стандартизация, архивное дело, оргтехника.
2.Основные функции и классификация документов.
3.Основные реквизиты документа, их классификация, правила оформления в соответствии с ГОСТом.
4.Формуляр и бланк документа.
Вопрос 1.
Документы играют огромную роль в жизни общества. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация - это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.
Документирование- это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод документирования- это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.д.).
Способ документирования- это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).
Средство документирования- это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (ручные, механизированные и автоматизированные приспособления).
Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.
Кодирование информации- это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации. Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.
Код- это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации. Знак- это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом. Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота на предприятии и управление документооборотом — это сложная отрасль управленческой деятельности.
Поэтому уже давно существуют решения для автоматизации документооборота.
В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом, значительно упрощающих все операции документооборота.
Делопроизводство – это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.
От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.
Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.
Унификация - сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.
Стандарт - нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Каждый документ имеет официальный срок хранения, а потому предприятия вынуждены хранить свою документацию в течение определенного периода времени. Для этих целей создается архив. При создании и ведении архива необходимо придерживаться определенных порядков, иначе дело потеряет смысл.
Таким образом, архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.
В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем
управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
Вопрос 2.
Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.
Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
Рассмотрим основные функции документа:
-
информационная, т.е. любой документ является носителем информации, его цель – удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве; -
социальная, т.е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности; -
функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления; -
коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна; -
кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений; -
культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
Документы классифицируются по следующим признакам:
1. Служебные и личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД:
организационные – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;
распорядительные – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;
справочно-информационные –акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др.
2.По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д.
3. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
4. По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
5. По видам документов: типовые, примерные, трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации.
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров.
6. По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка).
Подлинники –первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия– документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Различают разновидности копий:
Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, изготавливаемая одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверенная соответствующим образом.
Дубликат
