Файл: ПМ. 01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.02.2024
Просмотров: 408
Скачиваний: 47
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» |
.
ЭКЗАМЕН ПО МОДУЛЮ
| По дисциплине: | ПМ.01 Организация документационного обеспечения управления и функционирования организации |
профессиональному модулю
| Специальность: | 40.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» |
| | |
| Выполнил(а) студент(ка) | Щукина | Олеся Рафавиловна | | ||
| | фамилия имя отчество | ||||
| | 2001-1200-129 | ||||
| | идентификационный номер | ||||
| | | ||||
Пермь 2023
СОДЕРЖАНИЕ
Задание 1 3
Задание 2 5
Определите срок хранения этого вида документа. 5
документов ед. хр. N 12 5
Итого 5 (пять) документов 5
Количество листов внутренней описи 51 (пятьдесят один) лист 5
Дата 25.05.2022 5
«Муниципальный архив города Ростова-на-Дону» 6
Задание 3 7
Опишите этапы подготовки документов личных карточек Ф.Т-2 при передаче их на архивное хранение. 7
Задание 4 8
Задание 5 11
Задание 1
Вы являетесь секретарем Публичного акционерного общества "Заря". В организацию поступило письмо-запрос.
Осуществите регистрацию данного входящего документа. Регистрацию осуществить через предложенную ниже форму журнала регистрации входящих документов.
Составить письмо-ответ.
Журнал регистрации входящих документов
| Дата документа | Регистрационный номер | Корреспондент(автор документа) | Дата и номер документа | Вид документа | Крат кое содержание | Резолюция | Исполнитель | Срок исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 12.02.2019 | Р-17245 | К.К. Волков | 12.02.2019 01-06/45 | Письмо-запрос | Об изменении сроков поставки оборудования | П.П. Краснову | И. И. Соколова | 28.02.2019 |
Письмо – ответ
| ПАО "Заря" пр-кт 100-летия Владивостока, д. 155/2, 690068, Приморский Край, г. Владивосток ОКПО 23579468 ОГРН 1025402470389 ИНН/КПП 2539004753/253901001 от 25.02.2019 № 18523 На N 01-06/45 от 12.02.2019  Об изменении сроков поставки оборудования | Генеральному директору акционерного общества "Рама" К.К. Волкову Макаренко ул., 25, Пермь, 614056 |
Уважаемый Константин Константинович!
ПАО "Заря" согласовал возможность изменения сроков поставки оборудования по договору от 17.01.2019 № 56-д.
Дата поставки будет перенесена на 01.03.2019. Для подтверждения информации просим Вам подготовить дополнительное соглашение об изменениях срока доставки и направить его на адрес ПАО "Заря".
В случае возникновения вопросов можете обращаться к Максимовой Наталье Алексанровдне по телефону 8-523-102-23-15.
Генеральный директор П. П. Краснов
Максимова Наталья Александровна
8-523-102-23-15
Задание 2
В разделе «Приложения к экзамену квалификационному» вам представлены положения о структурных подразделениях.
Представьте, что вы имеете сформированное дело с индексом 01-05 «Положения о структурных подразделениях», оформите обложку дела и составьте внутреннюю опись в представленных ниже формах.
Определите срок хранения этого вида документа.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. N 12
| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 01-05 | 12.05.2022 | «Положение о структурном подразделении №1» | 10 | |
| 2 | 01-05 | 18.05.2022 | «Положение о структурном подразделении №2» | 8 | |
| 3 | 01-05 | 17.05.2022 | «Положение о структурном подразделении №3» | 9 | |
| 4 | 01-05 | 14.03.2022 | «Положение о структурном подразделении №4» | 9 | |
| 5 | 01-05 | 12.02.2022 | «Положение о структурном подразделении №5» | 15 | |
| Итого 5 (пять) документов |
| (цифрами и прописью) |
| Количество листов внутренней описи 51 (пятьдесят один) лист |
| (цифрами и прописью) |
| Начальник общего отдела Жаткин Вячеслав Михайлович |
| Должность ФИО |
| Дата 25.05.2022 |
Обложка дела
Приложение № 28 к пп. 4.19, 4.24 Правил
| «Муниципальный архив города Ростова-на-Дону» |
| (наименование государственного (муниципального) архива) |
| Общий отдел |
| (наименование организации) |
| ДЕЛО №12 ТОМ №1 |
| |
| «Положения о структурных подразделениях» |
| (заголовок дела) |
| 18.05.2022 |
| (крайние даты) |
| На 51 листах |
| Хранить 10 лет |
| Ф. №11 |
| Оп. № 6 |
| Дело №12 |
Задание 3
Опишите этапы подготовки документов личных карточек Ф.Т-2 при передаче их на архивное хранение.
1 отбор (выборка) документов, подлежащих архивной обработке
2 формирование дел из отобранных документов в соответствии с их видами
3 нумерация листов в деле
4 составление внутренней описи на документы, входящие в состав дела
5 составление описи дел, подлежащих хранению
6 переплет (сшивка) документов
7 оформление листа-заверителя и обложки дела
8 подготовка Предисловия к описи
9 подготовка Исторической справки
Задание 4
Составьте проект графика рабочего дня секретаря – референта руководителя коммерческой организации, с учетом намеченного оперативного совещания с руководителями структурных подразделений на 15.00 и встречи иностранной делегации в 10.00 и проведения переговоров до 12.00
Составьте текст примерного диалога между секретарем-референтом и диспетчером аэропорта по вопросу уточнения времени прилета самолета из Берлина с иностранной делегацией.
Проект графика рабочего дня
| 7:45 | Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день. |
| 8:00-8:30 | Встреча руководителя, ознакомление с графиком его работы на текущий день. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на сегодня. |
| 8:35-9:20 | Утренний (ежедневный) прием корреспонденции. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Доложить руководителю о полученной корреспонденции. |
| 9:30-9:50 | Подготовка документов для встречи с иностранной делигацией |
| 10:00-10:15 | Присутствие на встрече с иностранной делигацией |
| 10:20-11:00 | Работа с документами. Проверка и расположение документов по папкам: входящая корреспонденция, документы на текущей обработке, исходящие материалы. Исходящие документы нужно поделить на: фактически исходящую почту, идущую за пределы компании; документы, рассылаемые в пределах компании; документы, предназначенные для подшивки в дела. Текущую работу следует поделить на: срочную, менее срочную. Время от времени нужно проверять, все ли документы бывают необходимы в настоящее время. Проверку лучше делать в свободное от основной деятельности время, чтоб не отвлекаться и ничего не перепутать. Работа с посетителями, их консультация, телефонные переговоры (в течение всего дня). Предварительная запись посетителей. Секретарь обязан в учетных формах отметить и сказать гостю время посещения. |
| 11:00-11:30 | Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов, сотрудников о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.) |
| 11:30-12:00 | Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. |
| 12:00-13:00 | Обед. (в ближайшем кафе; в столовой организации, если она большая; чаепитие с сотрудниками в специально отведенном для этого комнате; или вообще можно съездить домой). Время обеденного перерыва у секретаря и управляющего не обязано совпадать. |
| 13:10-14:30 | Часы приема руководителя посетителей по предварительной записи. Организация приема. Организация приема служащих собственного учреждения по текущим делам. Запись на прием на последующие дни. В работе секретаря много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. |
| 14:40-15:00 | Подготовка к оперативному совещанию с руководителями структурных подразделений |
| 15:00-16:00 | Курирование оперативного совещания с руководителями структурных подразделений |
| 16:15-16:30 | Подшивка исполненных документов в дела. Выполнение работ на компьютере Сбор и подготовка для подписи исполненных документов. Уведомление руководителя об исполненных документах Обработка и отправка исходящих документов адресатам |
| | Наметить мероприятия на следующий день. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. |
| | В конце дня секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра. |
| | Приведение в порядок своего рабочего места. Перед уходом секретарь обязан убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.). |
Текст примерного диалога между секретарем-референтом и диспетчером аэропорта по вопросу уточнения времени прилета самолета из Берлина с иностранной делегацией.
Диспетчер аэропорта: Добрый день! Компания аэрофлот, меня зовут Татьяна, чем могу вам помочь?
Секретарь референтом: Здравствуйте! Мне необходимо уточнить времени прилета самолета из Берлина.
Диспетчер аэропорта: Какой рейс и на какую дату будем смотреть?
Секретарь референтом: Рейс №1423 на 14 февраля из Берлина.
Диспетчер аэропорта: Рейс №1423 из Берлина прилетает 14 февраля в 14:00 по Московскому времени.
Секретарь референтом: Благодарю за информацию.
Диспетчер аэропорта: Еще могу чем то помочь?
Секретарь референтом: Нет.
Диспетчер аэропорта: Всего доброго.
Секретарь референтом: До свидания
Задание 5
Составьте список оборудования (не менее 5 позиций), канцелярских принадлежностей для секретаря, которыми необходимо дополнить представленное рабочее место.
1 Канцелярские принадлежности;
2 Принтер;
3 Сканер;
4 Настольная лампа;
5 Средства малой оргтехники;
6 Телефон;
7 Мусорная корзина.