Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций Практическое занятие 3.pdf

краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет; архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет; записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет; архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет; научная, технологическая и патентная документация - 10 лет; конструкторская документация - 15 лет; проектная документация по капитальному строительству - 25 лет; телеметрическая документация - 5 лет; кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления; фотодокументы - 3 года; документы на машинных носителях - 5 лет.
9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.
9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3),
передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества
(ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.
9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.
9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской
Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1
-
2.4.7
настоящих Правил.
9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией
(физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.
9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.
Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.
9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.
Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.
9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
ЗАДАНИЕ 3
Решите задачу. Вы являетесь молодым специалистом и получили распоряжение о необходимости оборудовать небольшой ведомственный архив для хранения документов вашей организации площадью 50 кв. м.
Выполните задания по алгоритму:
1. Составьте перечень необходимого архивного оборудования (стеллажи, тележки, стремянки и пр.) и смету на его покупку. Реальные цены на архивное оборудование можно посмотреть на ЯндексМаркете.

2. Составьте перечень необходимо технического оборудования (компьютер, принтер, сканер, кондиционер и пр.), программного обеспечения и сметы на его покупку. Реальные цены можно посмотреть на ЯндексМаркете.
3. Заполните карточку пофондового топографического указателя (представлена в
Приложении 1).
4. Разработайте самостоятельно инструкцию по пожарной безопасности в архиве, в которой отразите обязательные для соблюдения правила.
5. Составьте регламент приёма в создаваемый архив электронных документов. В регламенте необходимо указать периодичность передачи документов в архив, требования к форме, форматам файлов, носителям.
Обратите внимание, что для составления регламента рекомендуется руководствоваться Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
(Источник документа: https://docs.cntd.ru/document/420266293
или любой другой по выбору студента).
Наименование оборудования
Цена
Количество
Стеллаж для архива документов 4 831 10 шт
Тележка архивная
25000 1 шт
Сейф
107000 1 шт
Стремянка
3000 1 шт
Короб архивный с клапаном
107 100 шт
Станок для архивного переплета
30 464
1 шт
Редактор PDF-файлов. Adobe
Acrobat Professional
13667 1 шт

Программа распознавания текста. Abbyy Finereader
6000 1 шт
Графическией редактор. Adobe
Photoshop
7300 1 шт
Системы кондиционирования
50000 1 шт
. Общие положения
1.1. Инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве образовательной организации (далее - Инструкция) разработана на основании Правил противопожарного режима в Российской Федерации (утв. Постановлением
Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).
1.2. Ответственность за обеспечение пожарной безопасности помещений, хранилищ, рабочих комнат возлагается на руководителя архива. Руководитель архива должен проходить обучение пожарно-техническому минимуму один раз в три года в организации, имеющей лицензию на выполнение данного вида деятельности.
1.3. Все лица, вновь назначенные на должности в архиве, должны допускаться к работе только после прохождения инструктажа по мерам пожарной безопасности с росписью в журнале инструктажей по пожарной безопасности.
1.4. Каждый сотрудник архива обязан четко знать и строго выполнять требования
Инструкции. Повторный инструктаж по правилам пожарной безопасности проводится один раз в полгода, внеплановый - в случае нарушений правил пожарной безопасности.
1.5. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции возлагается на руководителя организации, ответственного лица за пожарную безопасность в организации (назначаемого приказом руководителя организации) и руководителя архива.
1.6. Руководитель архива способствует своевременному выполнению норм и правил пожарной безопасности, а также предписаний, постановлений и иных законных требований государственных инспекторов по пожарному надзору, предложений комиссии по чрезвычайным ситуациям и обеспечению пожарной безопасности образовательной организации.
2. Основные требования пожарной безопасности

2.1. Содержание территории
2.1.1. Территория архива должна постоянно содержаться в чистоте.
К зданию архива должен быть обеспечен свободный доступ. Противопожарные разрывы между зданиями не должны использоваться для складирования материалов, оборудования и стоянки автотранспорта. Зимой подъезд к зданию должен быть очищенным от снега и льда.
2.1.2. Запрещается применение открытого огня (костров, факелов) на территории здания архива.
2.2. Содержание зданий и помещений
2.2.1. Все помещения, хранилища должны содержаться в чистоте.
2.2.2. Проходы, выходы, подступы к средствам пожаротушения и сигнализации не разрешается загромождать никакими предметами и оборудованием. Эвакуация производится согласно планам эвакуации, размещенным на видных местах во всех помещениях.
2.2.3. Двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в сторону выхода из помещения, закрываться только изнутри с помощью легко открывающихся запоров.
2.2.4. Деревянные конструкции здания и стеллажного оборудования должны быть пропитаны огнезащитным составом и подвергнуты повторной обработке в соответствии со сроком действия огнезащитного состава.
2.2.5. Перед началом отопительного сезона система отопления должна быть проверена и отремонтирована. Неисправная система отопления к эксплуатации не допускается.
2.2.6. В хранилищах, рабочих комнатах запрещается:
- пользоваться электронагревательными приборами, не предусмотренными технологическим процессом (кипятильниками, электрическими чайниками, плитками, каминами и т.п.);
- хранить горючие и легковоспламеняющиеся материалы;
- убирать помещения с применением бензина, керосина и других легковоспламеняющихся и горючих жидкостей;

- оставлять без присмотра и по окончании рабочего дня включенные в сеть оргтехнику, оборудование, приборы, радиоприемники и т.д.;
- закрывать вентиляционные каналы, отверстия, решетки;
- обивать стены горючими материалами, не пропитанными огнезащитным составом;
- проводить отогревание замерзших труб паяльниками различных систем, паяльными лампами и любыми другими способами с применением открытого огня;
- курить во всех помещениях;
- приспосабливать служебные помещения под жилье.
2.3. Освещение и электрооборудование
2.3.1. Электрохозяйство в здании архива должно находиться в исправном состоянии.
2.3.2. Работники архива должны немедленно докладывать руководителю архива обо всех неисправностях, случаях обрыва и оголения проводки, появления искрения и огня в электроаппаратуре.
2.3.3. Осветительная и силовая аппаратура должна замеряться на сопротивление один раз в три года.
2.3.4. Включение электроосвещения в архивохранилищах допускается только во время работы с документами.
2.3.5. Сотрудники архива обязаны выполнять меры безопасности при пользовании электроприборами (компьютеры, копировальные аппараты, пылесосы и др.), предметами бытовой химии.
2.3.6. После окончания работы в рабочих комнатах, архивохранилищах, подсобных помещениях должны быть выключены все электроосветительные точки.
2.3.7. При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:
- пользоваться электропроводкой с поврежденной изоляцией, поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками,

- нарушать электропроводку, заклеивать ее бумагой, оттягивать шпагатом, повреждать изоляцию, завешивать плакатами, картинами, вешать одежду на ролики, выключатели, обертывать электрические лампочки бумагой, тканью и другими горючими материалами,
- устраивать всякого рода временную электропроводку, заменять заводские предохранители некалиброванными вставками кустарного производства (скрутки, проволоки, "жучки"),
- при длительных перерывах оставлять оборудование включенным в сеть.
2.4. Требование пожарной безопасности для архивохранилищ
2.4.1. В архивохранилищах не допускается устройство бытовых комнат для приема пищи и других подсобных помещений.
2.4.2. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания, к источникам тепла и вентиляционным каналам.
2.4.3. Запрещается сушить какие-либо горючие материалы на трубах системы отопления.
2.4.4. Запрещается проведение монтажа и ремонта производственного оборудования, а также огневых, сварочных работ без письменного разрешения и без принятия мер, исключающих возможность возникновения пожара.
2.4.5. Должностное лицо, ответственное за пожарную безопасность, обязано обеспечить тщательную проверку места проведения огневых и других пожароопасных временных работ в течение 3 - 5 часов после их окончания.
2.5. Средства пожаротушения
2.5.1. Здание (помещение) архива должно быть оборудовано следующим противопожарными средствами:
- автоматической противопожарной сигнализацией,
- системой пожаротушения,
- порошковыми огнетушителями.

2.5.2. Для тушения пожара используются огнетушители порошковые ОП-5(з) закачного типа со следующими параметрами:
- вместимость корпуса - не менее 5 л,
- масса заряда порошка - не менее 4 кг,
- рабочее давление в корпусе - 1,6 МПа (16 кгс/кв. см),
- длина порошковой струи - не менее 3,5 м,
- время приведения огнетушителя в действие - не более 5 с.,
- время выхода порошка - не менее 6 с.,
- максимальная продолжительность действия огнетушителя при прерывистой подаче порошка - не менее 120 с.,
- суммарное время выхода порошка при прерывистой подаче струи - не менее 15 с.,
- количество срабатываний при прерывистой подаче порошка - не менее 5,
- масса заряженного огнетушителя - от 6,0 до 6,6 кг,
- средний срок службы - 10 лет.
Огнетушитель должен эксплуатироваться в диапазоне рабочих температур от минус 40 до плюс 50 градусов С.
Каждый работник архива должен знать место нахождения средств пожаротушения и правила пользования ими.
2.5.3. Средства пожаротушения и сигнализации должны находиться в исправном состоянии.
2.5.4. Огнетушители должны располагаться в легкодоступных местах на высоте не более 1,5 метра, где исключено их повреждение, попадание на них прямых солнечных лучей, непосредственное воздействие отопительных приборов.
2.5.5. Перед введением огнетушителя в эксплуатацию он должен быть подвергнут первоначальной проверке, в процессе которой производят внешний осмотр, проверяют комплектацию огнетушителя и состояние места его установки
(заметность огнетушителя или указателя места его установки, возможность свободного подхода к нему), а также читаемость и доходчивость инструкции по работе с огнетушителем. В ходе проведения внешнего осмотра необходимо обращать внимание на:

- наличие вмятин, сколов, глубоких царапин на корпусе, гайках и головке огнетушителя;
- состояние защитных и лакокрасочных покрытий;
- наличие четкой и понятной инструкции;
- наличие опломбированного предохранительного устройства;
- исправность манометра или индикатора давления, наличие необходимого клейма и величину давления в огнетушителе (визуально);
- состояние гибкого шланга и распылителя ОТВ (наличие механических повреждений, следов коррозии, литейного облоя или других предметов, препятствующих свободному выходу ОТВ из огнетушителя).
По результатам проверки огнетушителю присваивают номер и делают необходимые отметки в журнале учета огнетушителей.
2.5.6. Все огнетушители должны перезаряжаться сразу после использования или не реже одного раза в 5 лет.
2.5.7. Состояние огнетушащего порошка, освидетельствование баллона, перезарядка и ремонт огнетушителей должны производиться в специализированных организациях на зарядных станциях.
2.5.8. В журнале учета огнетушителей должна содержаться следующая информация:
- марка огнетушителя, присвоенный ему номер, дата введения его в эксплуатацию, место его установки;
- параметры огнетушителя при первоначальном осмотре (масса, давление, марка заряженного ОТВ, заметки о техническом состоянии огнетушителя);
- дата проведения осмотра, замечания о состоянии огнетушителя;
- дата проведения проверки или замены заряда ОТВ, марка заряженного ОТВ, наименование организации, проводившей перезарядку;
- дата проверки показаний манометра, кем проверены;
- должность, фамилия, имя, отчество и подпись ответственного лица.
2.5.9. Противопожарная автоматическая сигнализация и система пожаротушения должны находиться на техническом обслуживании организацией, имеющей лицензию на выполнение данного вида работ.