Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в.doc

Утверждаю __________________________ __________________________ «___» _________ 20 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
________________________________________________________________

	Введена в действие приказом № ___ от ______________
	Введена взамен __________________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		5
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		5
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		5
	Термины и определения …………………………………………………….		5
	Общие положения …………………………………………………………….		7
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		8
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		11
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		13
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		15
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		15
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		16
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		16
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		17
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	18
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	20
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	22
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	23
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	24
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	25
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	26
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	27
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	28
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	29
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	30
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	31
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	32
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	33
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	34
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	35
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	36
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	37
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	38

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает ____________________________ _____________________________________________________________________.
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для ____________________________ _____________________________________________________________________.
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

4. 
   Термины и определения
   

5. 
   Общие положения
   

1. 
   Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным ____________________ _____________________________________________________________________.
   
2. 
   Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе ___________ _____________________________________________________________________.
   

---

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, _________________________________________ ______________________________________________________________________

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа _____________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их _________________________.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на ___________________________.

3. 
   Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет _____________________________________________. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется ___________________________________________ .
   

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с _________________________________________ _____________________________________________________________________.
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться на _____________ _________________________________ носителях, в ________________________.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности:
   

__________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ по форме согласно приложению № _____к настоящей Инструкции;

__________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ по форме согласно приложению № _____ к настоящей Инструкции.

Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов

---

, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале _______________________ __________________________________ (приложение № _____к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «_______», введенному приказом Общества от ___________. № _____, буквенного обозначения «______» (для коммерческой тайны) или «______» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________).

5. 
   Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале _____________________________________________________________ _________________________________________ (приложение № ____ к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на ____________________________. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся _______________________________.
   

Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «_______», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где __________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».

---

На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, _________________________________________.

6. 
   Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
   

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

---