ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 28.04.2024
Просмотров: 11
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Задание 1
1. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.
Размер шрифта – № 12 - 14.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших
размеров (до № 10, 11).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую
гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.
3. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или
центрируются по ширине текста.
4. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух
способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 13.10.2021;
словесно-цифровым способом, например: 13 октября 2021 г.
5. Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор
документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются
регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает
регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
Задание 2
1.Виды согласования документов.
В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации – авторе документа, например профессиональными союзами и т.п., например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.
В зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее – грифом согласования.
Оформление внутреннего согласования.
Виза документа – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.
На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».
Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.
Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.
При отсутствии свободного места на документе оформлять визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.
При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.
При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, необходимо сделать следующую отметку:
Лист согласования прилагается.
Подпись (фамилия и инициалы составителя документа)
Дата
Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования (если нет замечаний):
Заместитель директора
Подпись П.А. Иванова
13.10.2021.
При наличии замечаний:
Замечания прилагаются.
Заместитель директора
Подпись П.А. Иванова
13.10.2021
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе. Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Данилову и П.П. Кочеткову.
Заместитель директора
Подпись П.А.Иванова
13.10.2021
2. Какие данные содержатся в отметке о заверении копии?
В соответствии с приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст с 1 июля 2018 года введен в действие новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения ее соответствия (выписки из документа) подлиннику. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения копии (выписки из документа).
В ГОСТе сказано, что отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.