Файл: Урок Документооборот в организациях и у индивидуальных предпринимателей.pdf

Урок 2. «Документооборот в организациях и у индивидуальных
предпринимателей»
Делопроизводство – это установленный порядок работы с доку- ментами в целях обеспечения деятельности организации или индивидуально- го предпринимателя.
Порядок осуществления делопроизводства законодательно не установ- лен, за исключением основных понятий, установленных ГОСТ Р 7.0.8-2013.
В каждой организации оно ведется индивидуально, главное – обеспечить внутренне функционирование и хозяйственную деятельность. Тем не менее, можно выделить общие правила, характерные для делопроизводства боль- шинства организаций.
Для ведения делопроизводства, в зависимости от размера организации, создается подразделение или назначается должностное лицо. Индивидуаль- ный предприниматель ведет делопроизводство самостоятельно или назначает должностное лицо. Лица, ведущие делопроизводство должны обеспечить со- хранность документов
Основные задачи делопроизводства: а) прием, регистрация, учет, отправка и хранение документов; б) доклад руководителю о поступивших документах и передача их на исполнение в соответствии с указаниями руководителя; в) формирование и оформление дел; г) выдача исполнителям документов и дел для работы; д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения докумен- тов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в службу делопроизводства; е) учет печатей и штампов, копировально-множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использовани- ем; ж) подготовка и передача документов в архивы, а также отбор и уничто- жение документов и архивных материалов; з) учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности.
Документы организации условно можно разделить на три основные груп- пы:
1. Учредительные документы.
2. Внутренние документы.
3. Документы, на основе которых осуществляется хозяйственная деятель- ность.
Документы, являющиеся учредительными для индивидуального пред- принимателя в 2017 году:

Удостоверение личности.

Лист ЕГРИП по форме № Р60009.

Свидетельство о присвоении ИНН.

Коды статистики.

Уведомление о постановке на учет в качестве страхователя.

Что такое учредительные документы для ИП?
Это понятие можно найти в статье 52 Гражданского кодекса, однако, если прочесть текст статьи внимательно, то определения «учредительные доку- менты индивидуального предпринимателя» мы там не встретим. Под учреди- тельными ГК РФ подразумевает только документы, доказывающие создание организации, а не ИП. Почему так?
1. В процессе государственной регистрации ИП новое лицо (как при от- крытии ООО) не создается. Подав форму Р21001, гражданин просто полу- чает право вести индивидуальную предпринимательскую деятельность, его
ИНН остается тем же, что был присвоен физическому лицу. Организация же независима от своего учредителя и выступает в правоотношениях как отдельный субъект со своим налоговым номером.
2. На практике этот термин используется по аналогии с организациями, хотя это не совсем корректно. Если ваш контрагент интересуется, какие учредительные документы у ИП, то он имеет в виду доказательства того, что вы работаете легально и стоите на налоговом учете.

Учредительные документы индивидуального предпринимателя, после то- го, как регистрация уже состоялась?
1. Подтверждение того, что информация о физическом лице внесена в государственный реестр ЕГРИП.
2. Сведения о зарегистрированном предпринимателе включаются в базу данных ФНС, фондов, Росстата.
Удостовере- ние личности
ИП выступает в сделках от личного имени, ему не надо подтверждать свои полномочия приказом, реше- нием, доверенностью. Идентификация происходит на основании российского паспорта или нотариального, заверенного в России, перевода иностранного доку- мента.
Лист
ЕГРИП по фор- ме № Р60009
С 2017 года налоговая служба выдает лист записи в реестр вместо свидетельства о госрегистрации физиче- ского лица. Если вы открыли ИП до 2017 года, то вы- данное вам свидетельство по-прежнему является дей- ствительным, заменять его не надо.
Свидетель- ство о присвое- нии ИНН
ИНН присваивается физическому лицу единожды.
При смене фамилии, адреса или получении статуса ИП индивидуальный налоговый номер не меняется.
Коды стати- стики
Это листок, содержащий определенные статистиче- ские коды (ОКАТО, ОКТМО, ОКФС, ОКОПФ), выда- ется Росстатом. Их можно распечатать с официального сайта Службы статистики, но не все контрагенты или банки согласны принять документ без подписи и печа- ти госоргана.

Уведомле- ние о постанов- ке на учет в ка- честве страхо- вателя
До 2017 года предпринимателей без работников ав- томатически регистрировал и ставил на учет Пенсион- ный фонд. Сейчас эти функции передали ФНС.
К учредительным документам юридического лица относятся:

Устав юридического лица с отметкой регистрирующего органа.

Протоколы общего собрания: о создании

Лист ЕГРИП по форме № Р60009.

Свидетельство о присвоении ИНН.

Коды статистики.

Уведомление о постановке на учет в качестве страхователя.
Учредительные документы хранятся у руководителя организации или ин- дивидуального предпринимателя при этом необходимо обеспечить сохран- ность данных документов. Рекомендуется сделать необходимое количество копий, часть из которых заверить нотариально, часть заверить подписью ру- ководителя и печатью. Подлинные документы в повседневной деятельности, как правило не нужны, достаточно использовать копии. Подлинные докумен- ты предоставляются третьим лицам в установленных законом случаях (напр. соответствующим государственным органом, осуществляющим проверки, предусмотренные законом).
К внутренним документам относятся все документы, которые использу- ются для организации работы юридического лица. Можно привести пример- ный перечень таких документов (исчерпывающего перечня не существует):
- правила внутреннего трудового распорядка дня;
- положения о структурных подразделениях;
- инструкции должностных лиц;
- инструкция по делопроизводству;
- личные дела сотрудников;
- приказы (необходимо отметить, что приказы ежедневно начинаются с первого номера);
- доверенности, выдаваемые сотрудникам и др.
К внешним документам, прежде всего, относятся договоры, заключаемые в целях предпринимательской деятельности. Данная категория подробнее рассмотрена в модуле «Договорная работа».
Для каждой категории документов заводится отдельная папка, именуемая делом (каждое дело под своим № ___). Если папка заканчивается, то заводит- ся новая, однако № дела не меняется, а оформляется новый том данного дела под своим порядковым номером (напр. дело № 3 «Трудовые договоры»). Ес- ли по объему они занимают четыре папки, то в соответствующем отведенном месте будут стоять четыре папки с наименованиями: Дело № 3, том 1; Дело
№ 3, том 2; Дело № 3, том 3; Дело № 3, том 4. В каждом томе должна быть внутренняя хронологическая опись находящихся в нем документов.

Для учета дел в делопроизводстве создается номенклатура дел. В ней ука- зывается номер и наименование дела, количество томов, где хранится (если оно хранится не в делопроизводстве, напр. в бухгалтерии или в другом структурном подразделении).
Для организации контроля поступивших документов и их исполнения должностными лицами в делопроизводстве ведутся журналы:
- журнал входящих документов. В нем фиксируются документы посту- пившие в организацию. С проставлением на них регистрационного номера.
Номера ежедневно начинаются с № 1 (напр. вх. №3 от 11.04.2017 г.). Входя- щие документы хранятся в отдельном деле или направляются в соответству- ющее дело, с отметкой вжурнале;
- журнал исходящих документов. Исходящие письма (справки) рекомен- дуется писать на фирменном бланке, разработанном в организации, в кото- ром указываются основные реквизиты. На бланке фиксируется номер. Номе- ра ежедневно начинаются с № 1.Копия исходящего документа остается в со- ответствующем деле. Если от организации исходит документ, на котором нельзя проставить исходящий номер, то рекомендуется его отправлять с со- проводительным письмом, на котором ставиться номер, а в тексте письма указывается, какой документ направляется. Делопроизводство осуществляет проверку у исполнителей правильности оформления документа, комплектно- сти документа и соответствия количества экземпляров расчету рассылки, ко- торый оформляется на экземпляре, остающемся в деле. Неправильно оформ- ленные документы возвращаются исполнителю.
Служебные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.
- журнал выдачи документов. В журнале отмечается какой документ, из какого дела/тома выдан и кусу (с росписью данного лица), а так же отметка о его возврате.
Журналы рекомендуется прошивать и скреплять мастичной печатью и росписью руководителя или ответственного лица делопроизводства с указа- нием количества прошнурованных листов.