Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 05.02.2024
Просмотров: 20
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
увязываются с архитектурно-планировочными и административными
решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:
1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы
повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон); детекторы
вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий
(полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора
между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо
предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах,
залах и т.п.
2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее
время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания.
3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым
относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической
видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного
допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам;
средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану
витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.
Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё
помещение архива.
Противопожарный режим
Противопожарный режим — это правила поведения людей, порядок
организации производства и (или) содержания помещений (территорий),
обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной
безопасности и тушение пожаров.8
Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами
предотвращения пожара и противопожарной защиты, в т.ч. организационнотехническими мероприятиями. Во всех помещениях категорически
запрещается курение. Помещения должны оборудоваться автоматической
пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В
хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать
газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных
залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания
документов – тепловые
Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в
системах пожаротушения применяются относительно безопасные для
документов вещества (фреон, углекислота и др.)
Задание 5.
Выполните кейс-задание. Вас приняли на работу архивистом в ООО "ХХХ" и поручили подготовить к списанию архивные документы, по которым истек срок хранения. Составьте пошаговый алгоритм своих действий с учетом использования типового перечня (указать какого).
-
Списание документов — необходимый этап в работе
Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению.
Отслеживание сроков хранения документов
Именно по этой причине следить за сроками хранения документации приходится другим сотрудникам компании. Эта обязанность нередко ложится на плечи бухгалтеров, руководителей отделов и т.д., то есть тех сотрудников, которые занимаются профильной работой и, конечно, не в состоянии обеспечивать порядок в архиве — на это просто не хватает времени. Именно по этой причине компания «Архив Гарант» решила предложить своим клиентам услуги списания документов с истекшими сроками хранения.
-
Вовремя списывать документов крайне важно! -
Офисная площадь не будет заниматься масштабными архивами, если вовремя «наводить порядок» в документации. -
С годами количество документов не будет возрастать, если будет соблюдаться порядок списания документов. -
Документы после списания в обязательном порядке будут уничтожаться — вы сможете избежать риска «утечки» информации.
Мы проверим ценность документации с истекшими сроками
При проведении экспертизы ценности документации — обязательного этапа в процессе списания документов, формируется список документов, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению, составляется акт списания документов и т.д. Кроме того, создается отдельный архив для тех документов, которые должны храниться на протяжении длительного времени.
Состав акта списания документов с истекшими сроками
В акт списания документов с истекшими сроками, как правило, включаются документы первичной бухгалтерии (они хранятся в архиве на протяжении 5 лет). Вся бухгалтерская документация списывается перед шредированием.
Списание документов как метод оптимизации работы архива
Списание документов — это один из наиболее простых и действенных методов оптимизации работы архива, работы компании в целом, снижения расходов на хранение документов, которые перестают быть важными и нужными.
-
Как мы работаем?
Специалисты компании «Архив Гарант» обязательно проверят документы на предмет их ценности, выделят документацию, которая не должна храниться в архиве. Как только эта работа будет проверена, мы составим специальный акт списания документов. Именно они будут отправлены на уничтожение.
-
Процедура уничтожения
Документы, направленные на уничтожение, мы забираем на наш собственный участок для утилизации. Все подлежащие уничтожению документы будут упакованы для удобства транспортировки, погружены и вывезены. Сама процедура происходит под строгим наблюдением сотрудника «Архив Гарант», ответственного за сохранность документации нашего клиента. На уничтожение документы передаются по накладной, где четко указаны список документации и дата их передачи.
Все документы будут списаны в строгом соответствии с нормами действующего законодательства Российской Федерации.
Задание 6.
Заполните таблицу примерами документов с указанными сроками хранения (по 2-3 примера на каждый пункт) с указанием соответствующей статьи типового перечня.
| Сроки | Виды документов, статья типового перечня |
| Постоянно | Документы (постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд. Прогнозы, стратегии, концепции развития Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования, отрасли, организации. Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов |
| 75 лет | Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат. Описи дел организации по личному составу. Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: распорядительных документов по личному составу. Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате. Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг |
| 50 лет | Тарификационные списки (ведомости) работников. Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации. Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников. |
| 10 лет | Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним. Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных. Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных. |
| 5 лет | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий. Списки (реестры) поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и покупателей (заказчиков). Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции. |
| 3 года | Документы (заявки, заказы, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции. Документы (информации, сведения, справки), подготовленные для размещения на сайте организации в сети "Интернет". Документы (информации, пресс-релизы, тексты выступлений, фото-, фоно-, видеодокументы), подготовленные для размещения в средствах массовой информации. |
| 1 год | Заявки о потребности в привлечении иностранных работников. Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием. Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий. |
| До минования надобности | Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки, содержащие показатели о результатах деятельности организации по направлениям деятельности организации. Журнал учета работников, совмещающих профессии. |
| До замены новыми | Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации. Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь). Списки детей работников организации. |
Задание 7
Разработайте должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность».
| Общество с ограниченной ответственностью «Компас» (ООО «Компас») | Утверждаю Директор ООО «Компас» А.А. Мамонов 21.12.2022 |
Должностная инструкция заведующего архивом
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].
1.4. Заведующий архивом должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
- структуру предприятия;
- правила хранения бланков строгой отчетности;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;
1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
- положением об архиве предприятия;
- настоящей должностной инструкцией;
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя предприятия.
2. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов и дела постоянного и временного хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
3. Права
Заведующий архивом вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.
3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
