Файл: Изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.pdf

жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.
Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.
Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.
Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым пользуется работник).
Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:
– хозяйственно – операционные расходы;
– представительские нужды.
При этом необходимо учитывать следующее:
– наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10- дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;
– платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного
Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами, а именно 100 000 руб. по одному договору (сделке);

– лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;
– платежи должны вноситься в кассу организации – продавца;
– при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон [2, ст.163];
– при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли – продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара;
– при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Госкомстата России от 01.08.2001 N 55), которая составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных УММ в установленном порядке.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. N 26 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
NТ-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
N Т-10 "Командировочное удостоверение";
N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении".
Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности [19].

Форма N Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма N Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются лишь тем, что форма N Т-9 предполагает одно командированное лицо, а форма N Т-9а оформляется на нескольких лиц (комиссию, бригаду), направляемых в командировку. В приказе (распоряжении) указывается фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки. Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы – другое уполномоченное лицо), а подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением N 26 не установлено оформление определенного количества экземпляров приказов. На практике копии приказов (распоряжений) о направлении в командировку изготавливаются в необходимом количестве, в соответствии со схемой документооборота и структурным делением предприятия. Небольшое предприятие может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в
Книге приказов.
Крупные предприятия обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя предприятия (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), в котором работают командированные лица.
При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для

коллективного участия в семинарах, учебе и т.п. оформляется Приказ
(распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).
Работник кадровой службы должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма N Т-9а).
В качестве наиболее распространенного основания для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах N N Т-9 и Т-9а указывается служебное задание (форма N Т-10а) [20].
Унифицированная форма N Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении. Без этого документа издание приказа и выписка командировочного удостоверения (форма N Т-10) не должны производиться. По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с "Командировочным удостоверением" (форма N Т-10) и авансовым отчетом.
Таким образом, служебное задание является и завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом.
После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу предприятия, либо возмещение работнику предприятия понесенных расходов (в случае, если они превысили ранее выданный аванс).
Проверка целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняется руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания и применяется унифицированная форма N Т-10а.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него.
Командировочное удостоверение должно обязательно содержать отметки о прибытии и выбытии работника, заверенные подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны заверяться печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.
Командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные.
Общий порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятий с использованием наличных денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, устанавливает План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и
Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от
31.10.2000 г. № 34н [8].
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно – хозяйственные и операционные расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых

учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К-т 50 "Касса".
Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:
Д-т 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 41 "Товары", К-т 71 Расчеты с подотчетными лицами" – оприходованы соответствующие материальные ценности;
Д-т 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы",
26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу", К-т 71"Расчеты с подотчетными лицами" – отражены соответствующие расходы.
Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют следующей записью: Д-т 50 "Касса", К-т 71 "Расчетные счета".
Важным элементом внутреннего контроля за денежными суммами, выданными под отчет, является порядок отражения в учете подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки. Эти суммы отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем они списываются: со счета 94 в дебет счета 70 – если онимогут быть удержаны из оплаты труда работника, или в дебет счета 73
"Расчеты с персоналом по прочим операциям" – когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника.

Учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте целесообразно вести на отдельных субсчетах к счету 71 в определенного вида валютах.
Например, субсчет 71-1 предназначен для учета расчетов в рублях, субсчет71-2 – в долларах США, 71-3 – в евро и т.д. Так же поступают при открытии субсчетов к счету 50 "Касса".
Учет движения валютных средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте сопровождается бухгалтерскими записями:
1) Д-т 50, субсчет 2 "Касса в долларах США", К-т 52 "Валютные счета"- на сумму долларов США, полученных в кассу организации, согласно представленной в кредитное учреждение заявке и кассовому чеку;
2) Д-т 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами в долларах США",
К-т 50, субсчет 2, – на сумму выданного командируемому лицу аванса в долларах США.
Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские расходы. Их состав установлен п.2 ст.264 НК РФ. Состав представительских расходов организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов на отчетный (налоговый) период. В течение отчетного (налогового) периода представительские расходы включаются в состав прочих расходов по норме, установленной п.2 ст.264 НК РФ. Размер расходов не должен превышать
4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный(налоговый) период. При превышении установленной нормы сумма налогооблагаемой прибыли увеличивается для целей налогообложения.
Названные операции отражаются в учете следующими записями:
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т 50 "Касса" – выданыденежные средства под отчет на представительские расходы;
Д-т 26 "Общехозяйственные расходы",

К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – отражены представительские расходы в составе затрат;
Д-т 19 "НДС по приобретенным ценностям"
К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – отражен НДС;
Д-т 50 "Касса"
К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – возвращена неиспользованная часть денежного аванса согласно авансовому отчету;
Д-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т 50 "Касса" – выданы деньги в перерасход по авансовому отчету;
Д-т 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"
К-т 68 "Расчеты по налогам и сборам" – восстанавливается сумма НДС, приходящаяся на перерасход в случае превышения фактических расходов над нормируемыми.
В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить авансовые отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Так, в течение трех дней по возвращении должны быть представлены отчеты по командировкам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете следующей проводкой:
Д-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94. Если эти суммы могут быть удержаны из заработной платы, оформляется следующая проводка:
Д-т 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Если подотчетные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника, делается следующая проводка: