Файл: Изучается порядок синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.02.2024
Просмотров: 43
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
подотчетному лицу денежных средств на соответствующую сумму, финансово- экономический отдел подготавливает "Служебную записку на оплату" (Прил.
10) для зачисления командировочных расходов на расчетный счет КНУ в
Курганском отделении №8599 Сбербанка России с расчетного счета АО
"Транснефть-Урал", согласовывает ее в ОБУ и О КНУ, в аппарате управления
АО "Транснефть-Урал в планово-экономическом отделе, утверждает начальником КНУ. Согласно реестру к платежному поручению с расчетного счета КНУ на карточные счета работников перечисляется подотчетная сумма.
3. Выдача денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, кроме расходов на приобретение ГСМ, осуществляется работникам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности (прил.
11). Срок расходования подотчетных сумм, выданных на хозяйственно- операционные расходы, составляет не более 15 рабочих дней.
4. Для получения и расходования денежных средств на хозяйственно- операционные расходы определены следующие категории работников:
4.1. Работники отдела эксплуатации зданий и хозяйственного обеспечения;
4.2.Работники отдела социального развития, производственных подразделений, столовых;
4.3. Работники транспортной службы аппарата управления и ЦТТ и СТ;
4.4. Работники отдела материально-технического снабжения;
4.5. Работники финансово-экономического отдела и т.д.
Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии Курганского нефтепроводного управления АО "Транснефть-Урал ведется по счету 71.
10) для зачисления командировочных расходов на расчетный счет КНУ в
Курганском отделении №8599 Сбербанка России с расчетного счета АО
"Транснефть-Урал", согласовывает ее в ОБУ и О КНУ, в аппарате управления
АО "Транснефть-Урал в планово-экономическом отделе, утверждает начальником КНУ. Согласно реестру к платежному поручению с расчетного счета КНУ на карточные счета работников перечисляется подотчетная сумма.
3. Выдача денежных средств под отчет на хозяйственно-операционные расходы, кроме расходов на приобретение ГСМ, осуществляется работникам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности (прил.
11). Срок расходования подотчетных сумм, выданных на хозяйственно- операционные расходы, составляет не более 15 рабочих дней.
4. Для получения и расходования денежных средств на хозяйственно- операционные расходы определены следующие категории работников:
4.1. Работники отдела эксплуатации зданий и хозяйственного обеспечения;
4.2.Работники отдела социального развития, производственных подразделений, столовых;
4.3. Работники транспортной службы аппарата управления и ЦТТ и СТ;
4.4. Работники отдела материально-технического снабжения;
4.5. Работники финансово-экономического отдела и т.д.
Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии Курганского нефтепроводного управления АО "Транснефть-Урал ведется по счету 71.
1 2 3 4 5
2.3 Аудит бухгалтерской отчетности предприятия
В настоящее время нормативную базу регулирования аудиторской деятельности в РФ составляют документы: Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 07.08.01 г. №119 ФЗ (с изменениями);
Постановление Правительства РФ от 23.09.02 г. №696 "Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности" (с изменениями и дополнениями); Кодекс профессиональной этики аудиторов (утвержден
Аудиторской палатой России 04.12.1996 г.) и др.
Курганское нефтепроводное управление является филиалом ОАО
"Уралсибнефтепровод", которое, в свою очередь, является частью большой компании ОАО "АК"Транснефть". В связи с этим, аудит проводится на всех предприятиях Группы и затем составляется общее аудиторское заключение, содержащее мнение аудиторов о положении дел в целом. Поэтому представить аудиторское заключение по КНУ не представляется возможным. Аудит был проведен ЗАО "ПрайсвотерхаусКуперс Аудит" с соблюдением действующего законодательства.
Аудит, проведенный на предприятиях Группы оценил их состояние на 30 сентября 2014 года и заключался в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом были проведены следующие процедуры:
- оценена система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
- подтверждена достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
- устанавлена законность и полнота возврата подотчетных сумм;
- проверена организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
- проверено соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
При проверке наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации аудитором был запрошен приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения)
начальника КНУ о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.
В ходе изучения документального оформления авансовых отчетов аудиторами были проверены:
- оформление авансовых отчетов;
- оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
- порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
- своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
- существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами;
При проверке авансовых отчетов по форме были протестированы следующие аспекты:
- соответствие типовой форме №АО-1 "Авансовый отчет";
- наличие номера и даты составления;
- указание подотчетного лица;
- указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
- указание назначения аванса;
- наличие подписей;
- заполнение обратной стороны авансового отчета.
Было проконтролировано соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверены аудиторами путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Были также запрошены приказы начальника Управления об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно было проверено наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения
В ходе изучения документального оформления авансовых отчетов аудиторами были проверены:
- оформление авансовых отчетов;
- оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
- порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
- своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
- существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами;
При проверке авансовых отчетов по форме были протестированы следующие аспекты:
- соответствие типовой форме №АО-1 "Авансовый отчет";
- наличие номера и даты составления;
- указание подотчетного лица;
- указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
- указание назначения аванса;
- наличие подписей;
- заполнение обратной стороны авансового отчета.
Было проконтролировано соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц проверены аудиторами путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. Были также запрошены приказы начальника Управления об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно было проверено наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения
дебиторской задолженности. Вместе с тем осуществлена сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту были подвергнуты командировочные расходы. При проверке командировочных расходов было проконтролировано наличие документов, подтверждающих командировочные расходы, а также проверено наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы
(счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).
Отдельной проверке были подвергнуты операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц, т.к. данные расчеты имеют особую актуальность в Курганском НУ. При приобретении материальных ценностей за наличный расчет составляется приходный ордер.
По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел установлен производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего КНУ. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете было подтверждено актами о расходе, путевыми листами автотранспорта, а также расчетами денежных средств на закупку ГСМ за наличный расчет.
Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами была осуществлена по подотчетным лицам.
Бухгалтерский учет в Курганском НУ полностью автоматизирован и осуществляется в программе "Галактика". Но модуль, на котором осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, не до конца доработан и
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту были подвергнуты командировочные расходы. При проверке командировочных расходов было проконтролировано наличие документов, подтверждающих командировочные расходы, а также проверено наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы
(счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.).
Отдельной проверке были подвергнуты операции по приобретению горюче-смазочных материалов через подотчетных лиц, т.к. данные расчеты имеют особую актуальность в Курганском НУ. При приобретении материальных ценностей за наличный расчет составляется приходный ордер.
По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел установлен производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего КНУ. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче-смазочных материалов на счета расходов в учете было подтверждено актами о расходе, путевыми листами автотранспорта, а также расчетами денежных средств на закупку ГСМ за наличный расчет.
Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами была осуществлена по подотчетным лицам.
Бухгалтерский учет в Курганском НУ полностью автоматизирован и осуществляется в программе "Галактика". Но модуль, на котором осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами, не до конца доработан и
содержит некоторые недостатки. Так, документы в нем не связаны, и открывая, например, авансовый отчет, нельзя посмотреть приказ о направлении работника в командировку. Это является недостатком, который работники бухгалтерии хотели бы исправить.
При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов. Некоторые противоречия были выявлены в ходе проведения аудиторской проверки.
У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".
Также было выяснено, что командировочное удостоверение не выписывается, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный
При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов. Некоторые противоречия были выявлены в ходе проведения аудиторской проверки.
У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".
Также было выяснено, что командировочное удостоверение не выписывается, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный
билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?
Руководитель предприятия зачастую принимает решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей.
Учет расчетов с подотчетными лицами полностью автоматизирован, что позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
2.4 Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами на
предприятии
Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.
Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно- операционные и командировочные расходы.
Руководитель предприятия зачастую принимает решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей.
Учет расчетов с подотчетными лицами полностью автоматизирован, что позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
2.4 Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами на
предприятии
Анализ расчетов с подотчетными лицами нацелен на разработку мероприятий по совершенствованию учета с подотчетными лицами на предприятии.
Объект анализа – данные аналитического учета по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами", где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно- операционные и командировочные расходы.
Рисунок 3.1 – Динамика изменения дебиторской и кредиторской задолженности КНУ за 2012-2014гг., тыс.руб.
В результате анализа динамики изменения дебиторской задолженности видно, что на 01.01.2014 года дебиторская задолженность составляла 9 527 тыс. руб., в том числе "Покупатели и заказчики" – 7 805 тыс. руб. или 82% в структуре общей задолженности. По состоянию на 01.01.2015 года дебиторская задолженность составила 74 112 тыс. руб., в том числе "Покупатели и заказчики" 6 124 тыс. руб. или 8% в структуре общей задолженности.
Увеличение дебиторской задолженности по сравнению с 2013 годом составило
64 585 тыс. руб. Рост дебиторской задолженности объясняется увеличением задолженности по статьям: "Результат по страховым случаям" на 3 744 тыс. руб., "Расчеты по налогам и сборам" на 62 574 тыс. руб.
Кредиторская задолженность по состоянию на 01.01.2015 года, по сравнению с аналогичным периодом прошлого года, увеличилась на 3 461 тыс. руб. или на 139% и составила 5 952 тыс. руб. Основным критерием роста кредиторской задолженности стало увеличение задолженности по статье
"Задолженность по налогам и сборам" на 3 773 тыс. руб. Рост связан с тем, что налог на имущество за 2014 год отражен в бухгалтерском учете в декабре 2014 года (за 2013 год налог был отражен в бухгалтерском учете после сдачи декларации в марте 2014 года).
Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере (Таблица 2.2).
Таблица 2.2 – Анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами
Наименование показателя
2 012 г.
(тыс. руб)
2 013 г.
(
тыс. руб.)
2 014 г.
(
тыс. руб.)
Относительн ые показатели (тыс. руб.)
Абсолют ные показатели, %
Кредиторская задолженность всего
6 179 2
491 5
952
+ 3 461 238,94
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами
1 86 3
5 2
5
-10 71, 43
Удельный вес, %
3 1
,41 0
,42
-
-
Кредиторская задолженность в 2013 году составила 2491 тыс. руб., в 2014 г. показатель увеличился на 3461 тыс. руб. (прирост 138,94 %) и составила 5952 тыс. руб., увеличение в динамике является отрицательным явлением для предприятия.
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами в 2012г. составила
186 тыс.руб., в 2013 г. – 35 тыс. руб., в 2013 г. показатель уменьшился на 10 тыс. руб. (71,43 %) и составил 25 тыс. руб., уменьшение в динамике за последние 3 года является положительной тенденцией для предприятия.
На долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2012 году приходится 3%, 2013 году – 1,41 % всей кредиторской задолженности,
2014 году – 0,42 %.
Таблица 2.3 – Анализ дебиторской задолженности с подотчетными лицами
Наименование показателя
2 012 г.
(тыс. руб)
2 013 г.
(
тыс. руб.)
2 014 г.
(
тыс. руб.)
Относительн ые показатели (тыс. руб.)
Абсолют ные показатели, %
Дебиторская задолженность всего
1 3854 9
527 7
4 112
+ 64 588 777,92
Дебиторская задолженность с подотчетными лицами
5 37 3
27 1
92
- 135 58,72
Удельный вес,
%
3,
88 3
,43 0
,26
-
-
Дебиторская задолженность в 2013 году составила 9527 тыс. руб., что на
4327 тыс. руб.(или на 31,2%) меньше по отношению к 2012 г., а в 2014 г. данный показатель увеличился на 64 588 тыс. руб. (прирост 677,92 %) и составил 74112 тыс. руб., увеличение в динамике является отрицательным явлением для предприятия.
Дебиторская задолженность с подотчетными лицами в 2014г. составила
537 тыс.руб. или 3,88% всей дебиторской задолженности, в 2013 г. составила
327 тыс. руб., в 2014 г. показатель уменьшился на 135 тыс. руб. (58,72 %) и составил 192 тыс. руб., уменьшение в динамике является положительной тенденцией для предприятия.
На долю дебиторской задолженности с подотчетными лицами в 2013 году приходится 3,43 % всей дебиторской задолженности, 2014 году – 0,26 %.
Рассмотрим оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами (Таблица 3.3). d = Выручка / Кредиторская (дебиторская) задолженность, (1) где d – скорость оборота, измеряется в оборотах
Таблица 2.4 – Оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности с подотчетными лицами
Наименование показателя
2 012 г.
2 013 г.
2 014 г.
Кредиторская задолженность с подотчетными лицами
(тыс. руб.)
1 86 3
5 2
5
Дебиторская задолженность с подотчетными лицами
(тыс. руб.)
5 37 3
27 1
92
Выручка от реализации (тыс. руб.)
2 6578 2
4528 3
5408
Оборачиваемость кредиторской задолженности с подотчетными лицами, обороты
1 43 7
01 1
416
Оборачиваемость дебиторской задолженности с подотчетными лицами, обороты
4 9
7 5
1 84
Из таблицы видно, что оборачиваемость кредиторской задолженности с подотчетными лицами на 2014 год ускорилась на 715 оборота и составила в
2014 году 1416 оборота, что является положительной тенденцией.
Оборачиваемость дебиторской задолженности с подотчетными лицами за последние 3 года ускоряется, так на 2014 год ускорилась на 109 оборота по отношению к 2013 году и составила 184 оборота, что является положительной тенденцией.
