Файл: Проектирование информационной системы по управлению.pdf

ELMA ECM+ — это решение для построения электронного документооборота в организации на BPM-платформе. Сочетая процессный подход и технологии управления контентом (ECM), решение дает возможность полноценно управлять движением информации в компании, не привязываясь к документу в классическом понимании.

Это отличает ELMA ECM+ от классической СЭД, которая фиксируется на жизненном цикле документа и ограничивается традиционными процессами делопроизводства.

Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным

интерфейсом.

Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового хранилища, который подойдет даже пользователям без большого опыта применения компьютеров.

Скриншот интерфейса системы ELMA приведен на рисунке 2.

Рисунок 2. Скриншот системы ELMA

Следующий программный продукт, который будет рассмотрен - OptimaWorkFlow.

OPTIMA-WorkFlow - комплексная платформа для создания автоматизированных систем управления документами.

OPTIMA-WorkFlow может автоматизировать документооборот и бизнес-процессы компании различного масштаба любой отрасли. Сегодня с системой работают такие организации, как Федеральная таможенная служба России, ТрансКонтейнер, Сибур, Газпром трансгаз Санкт-Петербург, Газпром добыча Оренбург, Лукойл-Информ, Государственно-правовое управление при Президенте РФ, ФССП России, МВД России, РОСПАТЕНТ и УКРПАТЕНТ, Верховная Рада Украины, Государственное управление делами Украины и многие другие.

Скриншот интерфейса системы Optima-WorkFlow приведен на рисунке 3.

Рисунок 3. Скриншот системы Optima-WorkFlow

Основные преимущества:

• открытая архитектура, применение самых современных технологий и промышленных стандартов;
• гибкость, функциональная полнота и масштабируемость платформы;
• наличие типовых (коробочных) решений;
• высокая степень соответствия требованиям MoReq2;
• полнофункциональный Web-клиент;
• возможность создания территориально-распределенных систем;
• применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической значимости документов, резолюций и решений по документам;
• потоковое сканирование, распознавание, полнотекстовый поиск, штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов;
• работа с различными СУБД и СХД (Microsoft SQL Server, Oracle Database, EMC Centera);
• простые и не требующие привлечения разработчика визуальные средства настройки и адаптации решений на платформе OPTIMA-WorkFlow;
• удобный, настраиваемый, многоязычный интерфейс;
• постоянное совершенствование платформы, развитые программы обучения и поддержки пользователей и эксплуатационного персонала;
• репутация Optima — надежного партнера и разработчика платформы OPTIMA-WorkFlow, одного из крупнейших технологических холдингов России.

---

Выводы по главе 1:

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

Мы рассмотрели разные программы для автоматизации документооборота: СЭД Directum, ELMA ECM+  и OPTIMA-WorkFlow.

Глава 2. Анализ информационной системы управления документооборотом в ООО "Технопарк-центр"

Общая характеристика предприятия

ООО "Технопарк-центр" зарегистрирована по адресу 111024, МОСКВА Г, АВИАМОТОРНАЯ УЛ, 65, СТР.1. Генеральный директор организации Миропольцев Максим Федорович. Основным видом деятельности компании является Торговля розничная бытовыми электротоварами в специализированных магазинах.  Размер уставного капитала 3,45 млн. руб.

ООО "Технопарк-центр" присвоен ИНН 7715631511, КПП 772201001^[1].

ООО "Технопарк-центр" считается юридическим лицом, действует на принципах полного хозяйственного расчета, пользуется всеми правами юридического лица с момента государственной регистрации, имеет самостоятельный баланс, открыт расчетный счет в учреждении банка, имеет круглую печать со своим наименованием и реквизитами, угловой штамп.

На рисунке 4 представлена организационная структура головного офиса ООО "Технопарк-центр".

Рисунок 4. Организационная структура ООО "Технопарк-центр"

Организационная структура ООО "Технопарк-центр" является линейной.

Программная архитектура представляет собой программные средства организации диалога, программы, операционные системы, программные средства ведения БД, которые расширяют возможности ОС, специальное ПО. Операционная система на всех компьютерах - Windows 10. На серверах установлена ОС Windows Server 2012. На каждом рабочем месте установлен пакет Microsot Office 2010.

---

Рисунок 5. Программная архитектура организации ООО "Технопарк-центр"

На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система Microsoft Windows 10, а также используется Microsoft Office 2019 Professional. Защиту компьютеров от вирусов обеспечивает Kaspersky Enterprise Space Security. В качестве корпоративной почты используется система Microsoft Exchange Server 2010. ИС по учету и контролю исполнения заявок обеспечивает BMC Remedy ITSM.

В ООО "Технопарк-центр" используется «1С Управление Производством Предприятия» версии 8.2. Решение позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия: мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, финансами, персоналом, включая расчет заработной платы, отношениями с покупателями и поставщиками, продажами, закупками, складом (запасами), основными средствами и планированием ремонтов.

Техническая архитектура информационной системы описывает инфраструктуру, которая применяется для передачи данных. На техническом уровне производится решение задач сетевой структуры используемых каналов связи.

Рисунок 6. Техническая архитектура ООО "Технопарк-центр"

2.2. Анализ системы документооборота на предприятии

Характеристика процесса делопроизводства в разрезе IDEF0 представлена на рисунке 7.

Цель процесса: Обеспечить выполнение процесса управления документооборотом.

Рисунок 7. Контекстная диаграмма «Учет корреспонденции»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов (Входящая корреспонденция, Исходящая корреспонденция), выходов (Отчеты), управления (Правила документооборота) ресурсов (Делопроизводитель). Исполнителями процесса являются Делопроизводитель.

Выполняя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рисунке 8.

В результате исследования входящего документа, в основном, формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший документ отправляется на хранение.

Рисунок 8. Декомпозиция процесса учета документов

Документы, поступившие в отдел, принимаются сотрудником.

Документы, поступающие в подразделение, проходят:

- первичную обработку;

- регистрацию;

- оформление;

- передачу на исполнение.

---

В результате появляются такие проблемы, как доставка недостоверной информации, нарушение сроков ее доставки, потеря данных, что в свою очередь приводит к задержкам в составлении отчетности и замедлению работы всей организации, а также возникновении ошибках в ней.

Большой объем информации, обрабатываемых в ООО "Технопарк-центр", обеспечивает возможность затрачивать соответствующее время и рабочие ресурсы на обработку, контроль и исполнение документов. В этой связи необходимо снизить затрачиваемые средства с целью оптимизации деятельности всей инспекции.

Многие бизнес-процессы в ООО "Технопарк-центр" автоматизированы, однако при этом их сопровождают сопутствующие документы и договора в электронной и печатной форме, которые не объединяются с прочими процессами и материальными потоками в единую информационную систему. Отсутствие интеграции между бизнес-процессами, документами и материальными потоками приводит к ряду проблем, среди которых^[2]:

- несоответствие реального состояния материальных движений документам;

- незафиксированные в документальном виде изменения в материальных потоках и процессах;

- долгий поиск документов по различным подразделениям;

- дублирования и неточности, большая вероятность допущения ошибок и различных несоответствий;

- отсутствие единого представления состояния дел и сложность прогнозирования и принятия решений в процессе управления;

- непрозрачность бизнес-процессов разработки, утверждения, согласования и контроля исполнения договоров.

Сотрудник, в основном, затрачивает довольно много времени на поиск нужных ему документов (как показывает статистика на это уходит около 40% рабочего времени) или воссоздание заново документов, которые существуют «где-то в компании» (такое происходит в 70% случаев). При такой сильной «разбросанности» информации и документов довольно трудно обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость^[3].

Далее проведем расчеты, с помощью которых можно оценить эффективность внедрения, автоматизированного систем для работы с клиентами.

Предположим, что на протяжении рабочего дня сотрудник обрабатывает примерно 30 документов. Результаты расчета ожидаемого эффекта от внедрения систем автоматизации представлены в таблице 1. Время представлено с учетом за рабочий день.

Таблица 1

Расчет эффекта внедрения автоматизационных систем

---

Действие работника делопроизводства	Время, которые затрачивается при базовой технологии/ мин	Время, которое затрачивается по предлагаемому варианту/мин.
Оформление	30–40	5–10
Регистрация документа	35	3
Передача исполнителю	30	3
Исполнение документа	30	5
Проверка	10	7
Резолюция	20	10
Итого, минут:	145	31

Таким образом, при действующей системе на совершение представленных в таблице действий нужно потратить примерно 3 часа. При внедрении данной системы данное время уменьшится до 31 минуты, т.е., в несколько раз.

Схема документооборота представлена на рисунке 6.

Внедрение автоматизированной системы документооборота обеспечивает возможность избежать многих ошибок, которые часто возникают при передаче, хранении и обработке документов, а также существенно укорить данные процессы, что в свою очередь приведет к значительной экономии рабочего времени работников, а, значит, к повышению общей эффективности деятельности предприятия^[4].

Помимо этого, автоматизация электронного документооборота предоставляет следующие преимущества^[5]:

- физическое освобождение места;

- сокращение расходов на копирование документов;

- снижение расходов на доставку информации в бумажной форме;

- снижение расходов на ресурсы: оборудование; и человеческий капитал - снижение расходов на бумагу;

Рисунок 6. Схема документооборота

- увеличение продуктивности работы: быстрое проведение работ, повышение общего числа выполняемых работ, улучшение работы с информацией / записями (документами, которые имеют юридические обязательства), возможность проведения новых видов работ или исполнения работ по другому.

Предложения по совершенствованию системы документооборота на предприятии

---