Файл: Формирование целей, задач и групп внедрения.pdf

ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ, ЗАДАЧ И ГРУПП ВНЕДРЕНИЯ
Передача информации о положении и деятельности компании на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с помощью информационных систем управления.
Информационная система совершает следующие действия:
– показывает правила;
– организует и преобразует информационные потоки;
– автоматизирует процессы работы с данными и информацией;
– визуализирует результаты в виде наборов отчетных форм.
Поэтому существует такая модель деятельности организации в условиях внедрения информационной системы, как бизнес-модель предприятия, являющаяся отображением предприятия и его информационно-управляющей системы. При создании данной модели формируются способы общения между: а) руководителями организации; б) разработчиками; в) консультантами; г) будущими пользователями.
Эти способы позволяют выработать единое представление о том, что и как должна делать информационная система управления компанией.
Бизнес-модель — это осязаемый результат, с помощью которого можно максимально конкретизировать цели внедрения информационной системы. Существуют определенные параметрами модели, отраженные на рисунке 1
Рис. 1. Параметры Бизнес-модели
Параметры бизнес - модели деятельности предприятия в условиях внедрения информационной системы следующие:
– разработка основных целей бизнеса, которые можно достичь посредством автоматизации всех процессов предприятия;
– указание фактической потребности в объемах закупаемого аппаратного и программного обеспечения;
– перечисление участков и последовательность внедрения модулей информационной системы; – выявление ключевых пользователей информационной системы и уточнение списка членов команды внедрения;
– оценка реальных сроков развертывания и запуска информационной системы;
– обозначение степени соответствия выбранного прикладного программного обеспечения специфике деятельности предприятия.
В основе модели должны лежать бизнес — цели организации, полностью определяющие состав всех базовых компонентов модели. Эти цели изображены на рисунке 2.

Рис. 2. Цели предприятия в Бизнес-модели деятельности
Цели предприятия в данной модели следующие:
– развивать бизнес-функции, которые описывают, что должен делать и что делает бизнес;
– проводить основные, вспомогательные и управленческие процессы, показывающие, как предприятие выполняет свои бизнес-функции;
– создавать организационно-функциональную структуру, которая определяет, где исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;
– обозначать фазы, которые определяют, когда, а также в какой последовательности должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;
– использовать роли, указывающие, кто исполняет бизнес-функции и кто является организатором бизнес-процессов;
– создавать правила, регулирующие связь и взаимодействие между всеми предыдущими целями.
Внедрение информационной системы, коротая была приобретена у поставщика или разработана самостоятельно, часто сопровождается уничтожением существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Исполнение требований, предъявляемых к информационным системам, не гарантирует, что эта система приживется в организации.
Для того, чтобы информационная система прижилась в организации, она должна вписаться в: а) организационную структуру компании; б) корпоративную культуру предприятия; в) процесс формирования решений; г) контекст.
Внедрение информационной системы обычно значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, а также ликвидирует узкие места в управлении.
К настоящему времени сложился обширный набор приемов внедрения информационной системы. Существует одно важное правило, которому нужно следовать: необходимо выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.
Особенно важными для внедрения являются факторы, описанные на рисунке 3.

Рис. 3. Факторы внедрения информационной системы
На рисунке 3 описаны такие факторы внедрения информационной системы, как: а) наличие стратегии внедрения и использования информационной системы; б) наличие четко сформулированных целей проекта и требований к информационной системы; в) проведение предпроектного обследования предприятия и построения, отображающих положение вещей в организации с точек зрения «Как есть» и «Как будет»; г) участие высшего руководства во внедрении системы; д) планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения; е) регулярный мониторинг качества выполняемых работ; ж) проведение работ по внедрению информационной системы специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия; з) быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей информационной системы или в процессе ее опытной эксплуатации.
Существует четыре фазы внедрения информационной системы на предприятие. Они отображаются на рисунке
4.
Основные фазы внедрения информационной системы
1. Предварительные работы по подготовке проекта внедрения информационной
системы. Вначале, необходимо провести сбор подробной информации:
– о структурном построении предприятия;
– о системе управления;
– о функциональных связях;
– об основных бизнес-процессах;
– о потоках внутри предприятия, необходимых для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации.
Так же оцениваются:
– сроки;

– ресурсы;
– виды и объемы работ;
– номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств;
– стоимость обучения персонала.
2. Подготовка проекта.
После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта. Так же осуществляется: а) формирование проектной и экспертной групп; б) определение организационно-технических требований к процессу внедрения; в) распределение полномочий и ответственности; г) обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика; д) уточнение спецификаций и ожиданий заказчика.
Проект считается запущенным к исполнению только после начала финансирования.
3. Концептуальная проработка проекта.
В этой фазе необходимо: а) сформировать и утвердить концептуальный проект; б) достичь обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой информационной системы; в) уточнить и конкретизировать цели и задачи проекта; г) определить размеры прототипа системы; д) согласовать укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели.
Все приведенные действия необходимо документировать. Они согласовываются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.
4. Реализация проекта.
Во время проведения основных работ по внедрению:
– создается, устанавливается и конфигурируется системная среда;
– определяются процедуры системного администрирования;
– устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения.
В системе необходимо настроить организационно-штатные и организационно- функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как департамент, филиал, рабочая группа, отдел и т. п.