Файл: Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 02.02.2024
Просмотров: 36
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
ЗАДАНИЕ 1
Максимальное количество баллов — 3.
Прочитайте предложенные вопросы по оснащению рабочего места секретаря. Заполните третий столбец таблицы, где запишите правильные ответы в развернутом виде.
Таблица – Анкетирование секретаря по оснащению рабочего места
| № п/п | Вопросы | Ответы |
| 1. | Где размещается рабочее место секретаря территориально в офисе? | Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей. |
| 2. | В соответствии с действующими нормами, укажите чему равна площадь служебных помещений. Укажите площадь помещения, приходящуюся на 1 человека, работающего за компьютером. | Норматив площади помещения в расчете на 1 рабочее место (п. 249 СП 2.2.3670-20): для пользователей персональных ПК/ноутбуков с жидкокристаллическим или плазменным экраном – должен составлять не менее 4,5 кв. м; для экранов на базе электронно-лучевой трубки – 6 кв. м. |
| 3. | На каком расстоянии между собой должны располагаться рабочие места с монитором? | При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м. |
| 4. | Опишите характеристику компьютерного стула сотрудника. | Все характеристики разделяются на 2 группы: Обеспечение пассивного комфорта. К ним относится форма и размеры кресла и подлокотников, ролики на конструкции основания, анатомические утолщения на сиденье и спинке. Обеспечение активного комфорта. В этом случае очень важно наличие механизмов, позволяющих отрегулировать кресло под себя: можно изменить угол отклонения спинки, глубину сиденья и отрегулировать высоту. |
| 5. | Опишите правила установки монитора на рабочем столе сотрудника. | Монитор на столе нужно располагать на расстоянии 60 – 70 см от глаз пользователя, но не ближе 50 см с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов. |
| 6. | Опишите комфортные температурные условия воздуха в помещении. | Оптимальная температура в офисных помещениях — +22—24 °C в холодное время года и +23—25 °C в теплое. |
| 7. | Опишите комфортные условия влажности воздуха в помещении. | Относительная влажность воздуха всегда должна быть в диапазоне от 15 до 75% |
| 8. | Перечислите зоны рабочего места секретаря. | Три зоны: основная, где находится его рабочее место, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы и оргтехника |
| 9. | Составьте перечень принадлежностей, которые должны размещаться на рабочем столе. | Основными принадлежностями рабочего стола секретаря являются: - набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.д - календарь-органайзер - лотки для бумаг (из 4?6 секций) - вертикальная подставка для журналов, папок, книг - визитница - планшет с прижимом - алфавитная книжка - представительская папка - ящик для дискет: - нумераторы, дагеры, штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах - папки?файлы и папки пластиковые - степлер, дестеплер, дырокол |
| 10. | Перечислите информацию, которая может быть размещена на стенах офиса. | Информация на стенде для сотрудников предприятия включает: новостной блок: с событиями, принятыми решениями и достижениями; ознакомительный: с правилами, свежими вакансиями. Там же размещают сведения для клиентов: деятельность компании и ее направления; правила обслуживания; данные о вышестоящих контролирующих организациях. Доски для объявлений выполняют основную задачу – своевременное информирование об произошедших и запланированных изменениях. На основных носителях вывешивается: документация о государственной регистрации; лицензии и иные бумаги – при необходимости подтверждения аккредитации; сведения о местонахождении организации и ее контактные данные; книга жалоб и предложений. |
| 11. | Опишите требования к освещению рабочего стола сотрудника. | Освещение Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть равна 300 – 500 лк (СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий» (введены в действие Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 08.04.2003 № 34)). Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана. |
ЗАДАНИЕ 2
Максимальное количество баллов — 3.
Комплекс документов, участвующих в управленческой деятельности предприятия, называется организационно-распорядительной документацией.
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, приведите примеры для каждого вида документов (не менее 3-х). свой ответ необходимо представить в виде таблицы.
Таблица – Организационно-распорядительные документы, их состав и виды.
| № п/п | Виды и состав организационно-распорядительных документов | Пример организационно-распорядительных документов |
| 1. | Информационно-справочные | входящая корреспонденция (телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки. |
| 2. | Организационные | правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр. |
| 3. | Распорядительные | решения, постановления, приказы, указы и пр |
ЗАДАНИЕ 3
Максимальное количество баллов — 2.
Организация телефонных переговоров руководителя и ведение телефонных переговоров секретарем входит в обязательную функцию секретарского обслуживания. Телефонные переговоры можно условно разделить на два вида: входящие и исходящие.
Решите ситуационную задачу:
Абонент просит пригласить к телефону сотрудника Сергеева, но Сергеев отсутствует.
Секретарь отвечает: «Его нет!» – и вешает трубку. Через четверть часа тот же абонент еще раз осведомляется о сотруднике Сергееве. Прошло еще немного времени – и снова он, с тем же вопросом. Раздраженная секретарь еще резче отвечает: «Его нет» – и снова вешает трубку: настойчивый абонент своими повторяющимися звонками мешает ему работать.
Вопросы:
-
Аргументируйте и оцените верно ли действует секретарь в данной ситуации?
Нет, не верно. Секретарю не допустимо грубить.
2. Опишите ваши действия в подобной ситуации.
объяснить, когда должен появиться Сергеев или предложить передать ему информацию.
ЗАДАНИЕ 4
Максимальное количество баллов —3.
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведётся учёт и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию, что необходимо для отслеживания всего потока корреспонденции.
Заполните журнал учёта входящей корреспонденции (Приложение 1), используя собственные примеры (не менее 10 учётных записей).
Журнал
учета входящей корреспонденции
Журнал начат 21.04.2022
Журнал окончен 26.04.2022
| № п/п (вх. номер) | От кого поступил документ | Краткое содержание документа | Зарегистрирован | Передан | Другие отметки | |||
| номер | дата | кому | дата | роспись | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 1800-19/01 | ООО «Дальмед» | Об оплате | 369-80 | 21.04.2022 | Рашкин С.Н | 21.04.22 | С.Н | |
| 1890-19/03 | ООО «Рустелеком» | О договоре на оказание услуг | 370-09 | 21.04.2022 | Полежаева Н.Г | 21.04.22 | Н.Г | |
| 1700-20/29 | ПАО «Силикат» | Благодарственное письмо | 458-90 | 23.04.2022 | Новикова С.Р | 24.04.22 | С.Р | |
| 2111-80/90 | ООО «Береза» | Запрос информации | 390-44 | 23.04.2022 | Римов Л.Л | 23.04.22 | Л.Л | |
| 1690-40/02 | ООО «МЕДРУМ» | Об оказании услуг | 446-77 | 23.04.2022 | Полежаева Н.Г | 23.04.22 | Н.Г | |
| 1710-20/01 | ООО «Тинфор» | Об оплате | 448-89 | 23.04.2022 | Рашкин С.Н | 23.04.22 | С.Н | |
| 1300-21/10 | ПАО «Серебро» | Об оплате | 558-55 | 24.04.2022 | Рашкин С.Н | 24.04.22 | С.Н | |
| 1209-10/01 | ООО «Проруб» | О договоре на оказание услуг | 669-96 | 24.04.2022 | Полежаева Н.Г | 24.04.22 | Н.Г | |
| 1888-80-09 | ООО «Кит» | Запрос информации | 678-66 | 24.04.2022 | Римов Л.Л | 25.04.22 | Л.Л | |
| 1224-39/05 | ООО «Гридел» | Об оплате | 777-70 | 25.04.2022 | Рашкин С.Н | 25.04.22 | С.Н | |
ЗАДАНИЕ 5
Максимальное количество баллов — 4.
В вашей организации, в которой вы начали свою карьеру произошла такая конфликтная ситуация, которая потребовала привлечение внимания всех сотрудников.
Конфликтная ситуация:
На протяжении многих лет компанию «ХХХ» возглавлял менеджер, который считал коллег своей семьёй, а не просто подчинёнными. В организации царила особая атмосфера дружелюбности на всём периоде его правления. После его ухода на пенсию, компанию возглавил молодой преемник. Он практиковал «жесткий» стиль руководства. Все сотрудники компании очень негативно восприняли его способы управления, а производительность труда сократилась более, чем в 3 раза, что отразилось на прибыли компании.
Вопросы:
1. Определите вид конфликта в организации.
2. Опишите возможные причины негативной реакции сотрудников (не менее 5-ти причин).
3. Опишите способы разрешения конфликта: со стороны руководителя и со стороны сотрудников.
-
Конфликт между человеком и группой -
-
Расхождения в целях. -
Различия в ценностях. -
Различия в жизненном опыте и манерах поведения. -
Плохие коммуникации -
Распределение ресурсов.
-
Со стороны сотрудников это может быть сглаживание. сглаживание, когда одна из сторон либо оправдывает себя, либо соглашается с претензией, но только на данный момент.
Со стороны руководителя компромисс. Под ним понимается открытое обсуждение мнений, направленных на поиск наиболее удобного для обеих сторон решения. В этом случае партнеры выставляют аргументы в свою и в чужую пользу, не откладывают решения на потом и не принуждают в одностороннем порядке к одному возможному варианту. Преимущество этого исхода во взаимности равности прав и обязанностей и легализации (открытии) претензии. Компромисс при соблюдении правил поведения в конфликте действительно снимает напряженность или помогает найти оптимальное решение.
ЗАДАНИЕ 6
Максимальное количество баллов —4.
Каждая организация отражает тот стиль руководства (манеру поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить к достижению целей организации), который сформировался не за один год.
Внимательно прочитайте ситуационную задачу:
Руководитель Петров Иван Иванович в значительной мере доверяет своим подчинёнными, интересуется их мнением, настроением, советуется с ними, стремится использовать все лучшее, что они предлагают. Среди стимулирующих мер преобладает поощрение, а наказание используется лишь в исключительных случаях. Сотрудники в целом удовлетворены такой системой руководства и обычно стараются оказать своему начальнику посильную помощь и поддержать его в необходимых случаях.
Вопросы:
1. Определите стиль руководства в данной организации.
2. Укажите преимущества и недостатки такого управления.
3. Опишите стиль управления, который вы считаете самым эффективным в современном управлении. Свой ответ обоснуйте.
-
Это демократический стиль управления. -
Решения принимаются совместно, что положительно влияет на персонал: сотрудники вовлечены в рабочий процесс, нацелены на общий результат. При этом делегирует задачи такой руководитель через просьбы, рекомендации, советы, а за хорошую и быструю работу поощряет: выдаёт премии, отстаивает интересы сотрудников перед высшим руководством и т. д. Общается вежливо, доброжелательно, поэтому в коллективе царит благоприятный климат.
В то же время у такого стиля есть недостаток: решения в команде принимаются медленно, поскольку всегда обсуждаются. А это может стать причиной появления проблем в кризисной ситуации.
-
Самым эффективным я считаю демократический стиль. Сотрудники мотивированны и нацелены на общий с руководителем результат.
ЗАДАНИЕ 7
Максимальное количество баллов — 6.
Вы являетесь помощником руководителя компании ОАО «Спутник» и вам необходимо выполнить несколько важных обязанностей:
1. Оформите краткий протокол заседания Совета директоров (закрытое заседание). В повестке дня обсуждалось открытие представительства компании в другом регионе. По данному вопросу Совет заслушал директора по развитию региональной сети Ма-ова Н. П., экономиста Зу-ву А. П., маркетолога Ма-ина Е. Г. В результате обсуждения данного вопроса Совет принял положительное решение об открытии представительства. Дополните документ необходимыми реквизитами. Для выполнения документа используйте макет протокола, представленный в Приложении 2.
2. Напишите докладную записку на имя директора гостиницы «Рассвет» о командировании в Москву менеджера по персоналу До-ва Н. И. сроком на 5 дней для выступления с докладом на конференции «Совершенствование системы управления персоналом гостиниц». Для оформления документа воспользуйтесь макетом докладной записки, представленной в Приложении