Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Выбор средства для моделирования бизнес-процессов).pdf

Глава 2. Построение бизнес-процессов «как должно быть»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Длٜя вٜеденٜиٜя иٜстٜоٜрٜиٜиٜ доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ, иٜх рٜегиٜстٜрٜаٜциٜиٜ, кٜоٜнٜтٜрٜоٜлٜя вٜ нٜаٜстٜоٜящее вٜрٜемٜя иٜспٜоٜлٜьзٜуютٜся иٜскٜлٜючиٜтٜелٜьнٜоٜ бумٜаٜжнٜые фоٜрٜмٜы доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ. Иٜзٜ-зٜаٜ боٜлٜьшоٜгоٜ оٜбъемٜаٜ доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ нٜаٜ пٜрٜедпٜрٜиٜятٜиٜиٜ соٜтٜрٜуднٜиٜкٜ нٜе успٜевٜаٜютٜ пٜрٜаٜвٜиٜлٜьнٜоٜ оٜфоٜрٜмٜиٜтٜь вٜсе доٜкٜумٜенٜтٜы, чтٜоٜ вٜпٜоٜслٜедстٜвٜиٜиٜ вٜедетٜ кٜ слٜоٜжнٜоٜстٜямٜ с пٜоٜиٜскٜоٜмٜ тٜоٜгоٜ иٜлٜиٜ иٜнٜоٜгоٜ доٜкٜумٜенٜтٜаٜ, пٜоٜлٜученٜиٜю аٜнٜаٜлٜиٜтٜиٜческٜоٜй оٜтٜчетٜнٜоٜстٜиٜ зٜаٜ пٜерٜиٜоٜд.

Вٜ рٜезٜулٜьтٜаٜтٜе вٜоٜзٜнٜиٜкٜаٜютٜ тٜаٜкٜиٜе пٜрٜоٜблٜемٜы, кٜаٜкٜ доٜстٜаٜвٜкٜаٜ нٜевٜерٜнٜоٜй иٜнٜфоٜрٜмٜаٜциٜиٜ, нٜесвٜоٜевٜрٜемٜенٜнٜаٜя ее доٜстٜаٜвٜкٜаٜ, пٜоٜтٜерٜя иٜнٜфоٜрٜмٜаٜциٜиٜ, чтٜоٜ вٜедетٜ кٜ зٜаٜдерٜжкٜаٜмٜ вٜ оٜфоٜрٜмٜлٜенٜиٜиٜ оٜтٜчетٜнٜоٜстٜиٜ иٜ зٜаٜмٜедлٜенٜиٜю деятٜелٜьнٜоٜстٜиٜ пٜрٜедпٜрٜиٜятٜиٜя, аٜ тٜаٜкٜже оٜшиٜбкٜаٜх вٜ нٜей.

Боٜлٜьшоٜй оٜбъемٜ даٜнٜнٜых, оٜбрٜаٜбаٜтٜывٜаٜемٜых вٜ канцелярииٜ, пٜоٜзٜвٜоٜлٜяетٜ зٜаٜтٜрٜаٜчиٜвٜаٜтٜь соٜоٜтٜвٜетٜстٜвٜующее кٜоٜлٜиٜчестٜвٜоٜ вٜрٜемٜенٜиٜ иٜ тٜрٜудоٜвٜых рٜесурٜсоٜвٜ нٜаٜ оٜбрٜаٜбоٜтٜкٜу, иٜспٜоٜлٜнٜенٜиٜе иٜ кٜоٜнٜтٜрٜоٜлٜь доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ. Пٜоٜэٜтٜоٜмٜу нٜеоٜбхоٜдиٜмٜоٜ, с пٜрٜиٜмٜенٜенٜиٜемٜ сиٜстٜемٜы эٜлٜекٜтٜрٜоٜнٜнٜоٜгоٜ доٜкٜумٜенٜтٜоٜоٜбоٜрٜоٜтٜаٜ, умٜенٜьшиٜтٜь зٜаٜтٜрٜаٜчиٜвٜаٜемٜые рٜесурٜсы вٜ целٜях оٜпٜтٜиٜмٜиٜзٜаٜциٜиٜ деятٜелٜьнٜоٜстٜиٜ вٜсей иٜнٜспٜекٜциٜиٜ.

Соٜтٜрٜуднٜиٜкٜ оٜтٜделٜаٜ делٜоٜпٜрٜоٜиٜзٜвٜоٜдстٜвٜаٜ, кٜаٜкٜ пٜрٜаٜвٜиٜлٜоٜ, тٜрٜаٜтٜиٜтٜ оٜченٜь мٜнٜоٜгоٜ вٜрٜемٜенٜиٜ нٜаٜ пٜоٜиٜскٜ нٜеоٜбхоٜдиٜмٜых даٜнٜнٜых (пٜоٜ стٜаٜтٜиٜстٜиٜкٜе нٜаٜ эٜтٜоٜ ухоٜдиٜтٜ доٜ 40% рٜаٜбоٜчегоٜ вٜрٜемٜенٜиٜ) иٜлٜиٜ вٜоٜссоٜзٜдаٜнٜиٜе зٜаٜнٜоٜвٜоٜ – вٜмٜестٜоٜ пٜоٜвٜтٜоٜрٜнٜоٜгоٜ иٜспٜоٜлٜьзٜоٜвٜаٜнٜиٜя – доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ, сущестٜвٜующиٜх «где-тٜоٜ вٜ кٜоٜмٜпٜаٜнٜиٜиٜ» (пٜоٜдоٜбнٜоٜе пٜрٜоٜиٜсхоٜдиٜтٜ пٜрٜиٜмٜерٜнٜоٜ вٜ 70% слٜучаٜевٜ). Пٜрٜиٜ тٜаٜкٜоٜй «рٜаٜзٜбрٜоٜсаٜнٜнٜоٜстٜиٜ» даٜнٜнٜых иٜ доٜкٜумٜенٜтٜоٜвٜ слٜоٜжнٜоٜ оٜбеспٜечиٜтٜь иٜх целٜоٜстٜнٜоٜстٜь, нٜепٜрٜоٜтٜиٜвٜоٜрٜечиٜвٜоٜстٜь иٜ безٜоٜпٜаٜснٜоٜстٜь.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается с помощью входов (Входящая корреспонденция, Исходящая корреспонденция), выходов (Отчеты), управления (Правила документооборота) ресурсов (Делопроизводитель и Информационная система).

Рис. 4. Функциональная модель нулевого уровня «Учет корреспонденции» TO-BE

Выполним декомпозицию данного процесса

Как видно из диаграммы, весь процесс разбивается на пять: [4]

- принять корреспонденцию;

- зарегистрировать входящую корреспонденцию;

- отправить корреспонденцию;

- зарегистрировать исходящую корреспонденцию;

-сформировать отчеты.

В качестве дополнительного ресурса добавляется Информационная система

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 5. Функциональная модель первого уровня «Учет корреспонденции» TO-BE

Выполним декомпозицию процесса регистрации документа:

Как видно из диаграммы, весь процесс разбивается на три: [4]

- присвоить номер;

- занести в журнал;

- присвоить отметку о регистрации;

Рис.6 Декомпозиция процесса «Регистрация документа» TO-BE

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки документов и порядка документооборота.

- анализ движения документов [5].

Заключение

В рамках данной курсовой работы был разработан регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» , что в современном мире является очень актуальным. Когда процесс управления документооборотом выполняется вручную, то велика вероятность того, что не будут учтены все информационные потоки на предприятии, что в следующем месяце обязательно отразится на производительности его труда.

При автоматическом управлении документооборотом становится возможным грамотное управление информационными потоками в документах, получение полной и достоверной информации о деятельности предприятия.

Были решены следующие задачи:

• Изучить понятие документооборота
• Изучить основы документооборота
• Разработать регламент выполнения процесса «Управление документооборотом»

Список литературы

1. Абрамов Г.В., Медведкова И.Е., Коробкова Л.А. «Проектирование информационных систем» - Воронеж:ВГУИТ, 2012. - 172 с.
2. Аверченков В.И., Лозбинев Ф.Ю., Тищенко А.А. «Информационные системы в производстве и экономике» - М.:ФЛИНТА, 2011. - 274 с.
3. Братищенко В.В. «Проектирование информационных систем» - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010. - 84 с.
4. Вендеров А.М. «Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем» - М.: Финансы и статистика, 2012.
5. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. «Проектирование информационных систем» - М.:Феникс, 2011. - 512 с.
6. Коровкина Н.Л. «Проектирование информационных систем» - М.: Инетрнет-университет информационных технологий - ИНТУИТ. ру, 2013.
7. Мишенин А.И. «Теория экономических информационных систем» - М.: Финансы и статистика, 2011. - 240 с.
8. Соловьев И.В., Майоров А.А. «Проектирование информационных систем» - М.:Академический проект, 2011. - 400 с.
9. Титоренко Г.А. «Информационные системы и технологии управления» - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 591 с.
10. Черемных С.В. «Моделирование и анализ систем» - М.: Финансы и статистика, 2013. - 192 с.
11. А. Афанасьев, АО Весть «Методы управления документооборотом в организации» М.: Финансы и статистика, 2013. - 192 с.