Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

2. Разработка информационной системы складского учёта

2.1. Модернизация бизнес процессов складского учета

Специалисты по складскому учету ООО «Стандарт-Класс» обрабатывают большое количество данных: учитывают приходные накладные, данные о фактических остатках товара на складе, проводят инвентаризацию, работают с данными по выдаче товара со склада, составляют отчетность для руководителей и др. Большая часть операций производится в ручном режиме. Разработка информационной системы складского учета позволит значительно снизить трудозатраты специалистов, снизить вероятность ошибок, возникающих вследствие человеческого фактора. За счет автоматизации функций складского учета предполагается сокращение времени обработки данных по каждой операции, и соответственно, появляются возможности снижения издержек, связанные с возможностью сокращения персонала.

Обработка информации в системе складского учета предполагает возможность обеспечения:

- полноты и достаточности данных для реализации функций управления складским учетом;

- своевременности предоставления данных;

- обеспечения достоверности информации;

- экономичности обработки данных - величина затрат на обработку данных должна не превышать получаемый эффект;

- возможность адаптации к изменяющимся информационным потребностям сотрудников.

Каждое из вышеперечисленных требований было учтено и реализовано в рамках разработки информационной системы складского учета ООО «Стандарт-Класс». Разработка информационной системы позволяет частично изменять алгоритмы работы менеджера.

Проведем анализ бизнес-процессов компании с учетом внедрения системы складского учета.

Данные о наличии, расходе и остатке продуктов переносятся в базу данных ЭИС. В результате этого кардинальных изменений процесса не происходит, но существенно упрощается его выполнение, а также сокращается трудоёмкость работы менеджера.

По диаграммам, представленным выше, мы можем сделать вывод, что кардинально работа специалиста по логистике не изменилась, однако появление автоматизированной системы упрощает его работу и обеспечивает более быстрый мониторинг наличия грузов на складах, что в свою очередь позволит обрабатывать больше данных.

Разработка и внедрение автоматизированной системы позволит снизить число используемых специалистами по складскому учету офисных приложений и снизить нагрузку. Проведем анализ изменений в технологии специалистов складского учета с учетом внедрения информационной системы.

Существующая технология без использования автоматизированной системы имеет следующие недостатки:

- наличие задержек в работе организации из-за ошибок в расчетах количества товаров на складе;

- нерациональность распределения рабочего времени по специалистам и аппаратуре создавала перегрузки на одних участках работ и простои на других участках;

- отсутствие подсистемы анализа состояния склада приводило к ошибка в определении стратегии развития ООО "Стандарт-Класс";

- наличие указанных факторов приводило к общему снижению эффективности складского учета и потерям в клиентской базе.

Совершенствование технологии складского учета в ООО «Стандарт-Класс» позволит минимизировать влияния указанных недостатков и повысить эффективность работы предприятия в целом.

2.2. Информационная модель технологии складского учета

Проведем определение сущностей информационной системы, установим связи между ними. На рисунке 10 приведена диаграмма «Сущность – Связь».

Рисунок – 10 Диаграмма «Сущность - Связь»

Поставщики выписывают множество накладных. Связь 1:N. Накладная содержит множество позиций. Связь 1:N. Продукция входит в позиции накладной. Связь 1:N. На рисунке 2.4 приведена логическая модель данных.

Рисунок 11 – Логическая модель базы данных

Диаграмма вариантов использования системы складского учета показана на рисунке 12. Таким образом, для разрабатываемой системы предполагается наличие вариантов использования для:

- операторов;

- администраторов;

- клиентов.

Клиенты (поставщики) работают с первичными данными при поставках и выдаче материалов на склад, оператор проводит работу с текущей информацией. Администратор работает со справочными данными, классификаторами, а также провидит регламентные работы с базой данных. Диаграмма кооперации приведена на рисунке 13. Структура нормативно-справочной информации, используемой для разработки ЭИС специалиста по складской логистике показана в таблице 5.

Рисунок 12 – Диаграмма вариантов использования

Рисунок 13 – Диаграмма кооперации

Таблица 5 - Структура нормативно-справочной информации

Описание структуры нормативно-справочной информации.

- Идентификатор контрагента. Длина кода ХХХХХХ, где ХХХХХХ – порядковый номер поставщика;

- Идентификатор товара. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХХ – порядковый номер товара;

- Идентификатор помещения склада. Длина кода ХХХХХХ, где ХХХХХХ – номер помещения склада;

- Идентификатор позиции накладной. Длина кода: ХХХХ ХХХХХХ, где ХХХХ – код позиции, ХХХХХХ – код позиции накладной;

- Идентификатор накладной. Длина кода: ХХХХХХ, где ХХХХХХ – порядковый номер приходной накладной;

- Идентификатор размещения товара. Длина кода: ХХХХХХХ, где ХХХХХХХ – номер документа размещения товара на складе.

В разрабатываемой системе складского учета в качестве входной информацией рассматриваются: приходные накладные, данные о фактическом остатке товара или имущества на складе.

Проведем анализ свойств сущностей информационной системы складского учета.

Таблица 6 - Справочник “Номенклатура”

Таблица 7 – Справочник “Контрагенты”

Таблица 8 – Справочник “Помещения склада”

Таблица 9 – Журнал накладных

Таблица 10 – Журнал - Позиции накладных

Таблица 11 – Журнал размещений на складе

На рисунке 14 приведена физическая модель базы данных

Рисунок 14 – Физическая модель базы данных

Структура таблиц базы данных описана ниже.

Таблица 12 – Структура таблицы nomen

Таблица 13 – Структура таблицы “contrag”

Таблица 14 - Структура таблицы “sklad”

Таблица 15 – Структура таблицы “oper”