Файл: Проектирование реализаций операций бизнес-процесса «Продажи». Проектирование информационных систем.pdf

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Понятие «бизнес-процессы» в настоящий момент времени весьма популярно в России, и даже покрыто некоторым ореолом мистики. Тем не менее, на самом деле все невероятно просто. Бизнес-процесс представляет собой набор действий, которые компании необходимо выполнить для получения заданного результата. Так, если рассматривать основные элементы процесса продажи товаров, то сюда стоит отнести: поиск клиентов, отправку им коммерческих предложений, заключение договора с заказчиком и последующее продление его, обработка заказа, отправка заказчику инвойса, выполнение компанией обязательств по договору, контроль за выполнением условий договора сторонами, контроль счетов, автоматическое создание отчетных документов.

От эффективности бизнес-процессов непосредственно зависит конкурентоспособность и прибыльность вашей компании. Исходя из этого, совершенно логично, что бизнес-процесс должен быть: оптимальным, четко описанным, выполняемым строго согласно плана, постоянно совершенствуемым.

Дело в том, что непосредственно от этого зависят ключевые результаты работы компании, в частности, финансовые. И совершенно логично, что их по возможности необходимо отладить до автоматизма. Более того, автоматизация процессов продажи товаров является необходимостью для руководителей, желающий вывести свою компанию на принципиально новый уровень качества.

Владельцы и руководители компании от внедрения на своем предприятии современных систем автоматизации получают следующие неоспоримые преимущества:

Четкое понимание того факта, как именно работает его компания (порой в процессе описания разгораются серьезные споры).

Стандартизацию процессов (если каждый из них не будет четко описан, то каждый работник выполняет поставленные перед ним задачи в меру своего таланта и понимания).

Повышение общего качества услуг и управляемости бизнеса.

Возможность проводить осознанные улучшения деятельности компании.

Возможность более тесного взаимодействия подразделений компании.

Уменьшение зависимости вашего бизнеса от человеческого фактора.

Снижение числа сотрудников, необходимых для решения текущих задач.

Повышение удовлетворенности клиентов, рост прибыли и снижение издержек.

Таким образом, характеристика процесса продаж благодаря внедрению системы автоматизации серьезно возрастает.

Целью курсовой работы является разработка и проектирование автоматической информационной системы для учета продаж бытовой техники для автоматизации документооборота.

При написании курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Обследование предметной области учёта продаж бытовой техники, изучение и диагностический анализ структуры учёта продаж бытовой техники.
2. Выявление бизнес-процесса продаж бытовой техники.
3. Построение диаграммы действий бизнес-процесса, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.
4. Разработка постановки задачи «Продажа бытовой техники».
5. Проектирование форм входных и выходных документов.
6. Проектирование классификаторов экономической информации.
7. Составление инструкции пользователя по эксплуатации разработанного программного продукта.

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

В компании возникла острая необходимость заявить о себе как можно большему количеству потенциальных покупателей. Самый просто и эффективный способ сделать это, расширить возможности своего магазина с помощью вывода его в он-лайн.

Такой магазин удобен отсутствием очередей и возможностью ознакомиться не спеша со всеми товарами. Интернет-магазин – это витрина, которую могут посмотреть сразу тысячи. Вы имеете возможность «работать» со всеми клиентами, когда-либо купившими товар в вашем интернет-магазине. Можно создать базу, можно делать рассылки, можно напоминать о себе, устраивать распродажи и дисконты. Появляется своя клиентская база. А это очень важно.

В данное время работа по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники автоматизирована только частично. База данных «ТЕХ» не обеспечивает должного уровня автоматизации технических средств. В процессе составления списков вычислительной техники приходится использовать множество бумажных документов. Учет техники ведется в тетради, а отчеты выполняются в ручную на Microsoft Word 2003. Анализ состояния парка вычислительной техники частично выполняется на программе Microsoft Excel 2003. Входная информация для составления списков и отчетов передается из паспортов технических средств, гарантийных талонов и непосредственной сверки комплектующих и программного обеспечения.

Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. В частности приходится вручную сверять правильность ввода наименований и серийных и инвентарных номеров. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.

Составление полного и исчерпывающего списка средств вычислительной техники очень важно для последующего отслеживания ее передвижения по предприятию и ремонтным организациям, так как неверный учет может привести к потере некоторых комплектующих с последующим увеличением затрат на дальнейшее обслуживание определенной единицы вычислительной техники.

Особенно важна своевременная замена расходных материалов и постоянное пополнение их на складе. Так как простои в работе предприятия, складывающиеся из несвоевременности их замены и отсутствия в наличии некоторого запаса на складе, приводят к огромным материальным убыткам предприятия и в связи с этим специалист по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники обязан четко знать, сколько расходных материалов и комплектующих имеется на складе и своевременно его пополнять.

Программное обеспечение средств вычислительной техники так же играет не последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных средств должен быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается обновлений для антивирусов и продуктов фирмы Microsoft, потому что даже регулярное резервное копирование не способно полностью избавить отдел АСУ от массового распространения сетевых вирусов и других зловредных программ по коммуникационным линиям предприятия. В конечном итоге обновление баз антивирусных программ является наиболее простым и эффективным решением при борьбе с вирусами.

Первоисточником информации о каждой единице ВТ является ее паспорт или талон гарантийного обслуживания. В этих документах содержатся минимальный, но самый необходимый набор информации:

- наименование;

- технические характеристики изделия;

- серийный номер;

- дата приобретения;

- гарантийный срок эксплуатации;

- предприятие предоставляющее гарантию;

- условия гарантийного обслуживания;

- ресурс данной единицы ВТ.

Первоначальным источником информации о программном обеспечении являются такие его характеристики как:

- название;

- версия;

- дата выпуска;

- область применения;

- фирма-производитель.

Таким образом, первоначально необходимо перевести все эти данные в электронный вид, в котором будут четко прописаны все требуемые характеристики и свойства текущей единицы вычислительной техники или программного обеспечения. Полученные данные используются непосредственно для составления всех отчетов и анализа текущего состояния парка вычислительной техники на предприятии.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

1. Менеджер отдела продаж ежедневно оформляет заявки клиентов на покупку бытовой техники в соответствии с прайс-листом. Заявка регистрируется в журнале заявок.

2. После оформления заявки менеджер отдела продаж выставляет счёт клиенту. Счёт регистрируется в реестре счетов.

3. Бухгалтер ежедневно получает и обрабатывает приходные кассовые ордера и выписки банка, содержащие сведения о поступлении денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации. На основании этих документов бухгалтер определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.

4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов. Если срок оплаты по заявке истёк, а платежи не поступили, то менеджер делает отметку о недействительности заявки в журнале заявок.

5 Менеджер отправляет данные в виде счёта о покупке продавцу консультанту.

6. Продавец консультант на основании счета выписывает товарную накладную на оплаченный товар, затем проверяет товар на качество и комплектность, выписывает (заполняет) гарантийный талон на приобретенный товар и выдает товар покупателю.

7. В конце каждого месяца менеджер на основании журнала заявок формирует сводку о количестве поступивших заявок на каждую модель бытовой техники.

Диаграмма действий бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Менеджер отдела продаж Бухгалтер Продавец-консультант

Обработка приходных

Кассовых ордеров и выписок банка

Заявка

Оформление заявки клиентов

Журнал заявок

Регистрация заявки

Определение оплаченных счетов

Выставление счета

Счет

Реестр счетов

Отметка об оплате

Реестр счетов

Регистрация счета

Товарная накладная

Оформление товарной накладной на оплаченный товар

Контроль поступивших платежей

Счет не оплачен

(срок истек)

Счет оплачен

Выдача товара

Отметка об оплате

Гарантийный талон

Отметка о недействительности заявки

Журнал заявок

Формирование сводки о количестве заявок

Сводка

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Таблица 1

Операции бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»

Таблица 2

Документы бизнес-процесса «Продажа бытовой техники»