Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами» (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Автоматизация бизнес – процессов получила широкое распространение практически недавно. Но, несмотря на данный факт, автоматизация проникла практически во все сферы жизнедеятельности общества. И экономика, деятельность предприятия тому не исключение.

Особое значение приобретает автоматизация бизнес – процессов, которые связаны с работой с клиентами. Клиент – это такой объект, работу с которым необходимо постоянно улучшать, постоянно совершенствовать, придумывая различные новшества. Все это делается для того, чтоб превзойти своих конкурентов, которые предлагают тот же товар или товар, близкий по своим свойствам. Товаров и предложений на рынке много, а клиент один. Вот и возникает борьба, которую может выиграть только тот, кто доводит свои бизнес – процессы до совершенства. В этом, безусловно, может помощь автоматизация бизнес – процесса.

Автоматизация бизнес – процесса, который связан с расчетами с клиентами, позволит обеспечить прозрачность и свести к минимуму вероятность ошибки при расчетах. Это происходит потому, что все расчеты в программе осуществляются автоматически. А отсутствие ошибок вызывает доверие потребителей – клиентов, ощущение того, что перед ним серьезный партнер, цель которого не обмануть клиента, а сотрудничать с ним эффективно и плодотворно.

Этим и определяется актуальность выбранной темы курсовой работы: «Проектирование реализации операции бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами»».

Цель курсовой работы – разработка программного приложения для анализа ассортимента предприятия ООО КОМФОРТ, и в случае положительного отзыва клиента, формирование новой заявки на закупку окон из дерева или ПВХ.

Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

Определить основные общие задачи автоматизации бизнес – процессов;
Рассмотреть бизнес – процесс формирования новой заявки, существующий сегодня на предприятии ООО «КОМФОРТ»;
Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
Обосновать проектные решения по программному обеспечению;
Составить информационную модель бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами», а также представить ее в виде блок - схемы;
Рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;
Рассмотреть процесс создания базы данных;
Показать дерево вызова программных модулей программы, а также описать суть каждого программного модуля, который управляет формами в программе;
Подробно и пошагово рассмотреть и проиллюстрировать процесс создания программы «Заявки и расчеты клиентов ООО КОМФОРТ» в DELPHI 7.

Объектом исследования данной курсовой работы является автоматизация бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами». Предметом исследования является предприятие ООО КОМФОРТ, а также процесс формирования новой заявки с автоматическим расчетом стоимости окна.

Работа состоит из введения, двух глав («Аналитическая часть», «Проектная часть»), заключения и списка использованной литературы.

ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Менеджеры совершенствуют компании, чтобы зарабатывать больше, радовать клиентов и сотрудников. Вариантов улучшений много, начиная от небольших изменений в духе «бережливого производства» и заканчивая сменой стратегий и позиционирования.

Автоматизация бизнес-процессов — способ совершенствования бизнеса.

Рассмотрим основную проблему автоматизации бизнес – процессов, которая существует на сегодняшний день.

Автоматизация бизнес-процессов и недооценка временных затрат

Автоматизация бизнес-процессов — проект, состоящий из двух элементов:

Автоматизация — использование новой информационной системы для работы сотрудников.

Что выполнить эту часть работы, нужны сервера и лицензии, техническое задание, настроенная программа и обученные сотрудники. Автоматизация поддается планированию, когда в системе используют конкретные функции, которые есть изначально.

Бизнес-процессы — последовательности действий сотрудников, направленных на достижение конкретного результата.

Шаги описываются с точностью до того, что делает сотрудник, какую информацию он видит, какую информацию он передает коллегам, в какие сроки он выполняет задачу. Шаги фиксируются в техническом задании, чтобы программисты реализовали их в системе.

Описание процессов поддается планированию плохо, потому что последовательность шагов и информацию, которая и составляет бизнес-процессы, знают только ваши сотрудники. Информацию нужно из них «достать». Возможно, она не регламентирована, но она существует — потому что бизнес функционирует.

Если планируется автоматизация, то необходимо в план заложить первую длительность, которая появилась в результате оценки, и умножить на 2.

Таким образом,

- был определена основанная задача автоматизации бизнес – процессов- совершенствование бизнеса, на пути которой существует много проблем.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Существующий бизнес – процесс выглядит следующим образом:

Рисунок 1– Бизнес – процесс «Взаиморасчеты с клиентами»

Менеджер или продавец предприятия ООО КОМФОРТ заходит в программу WORD, где в виде таблицы представлен ассортимент предприятия.

Затем показывает это клиенту. Если клиент что-то выбрал, то в другом документе есть бланк формирования заявки, который также заполняется вручную. Самый большой недостаток данного бизнес – процесса состоит в том, что стоимость окна рассчитывается вручную, что может спровоцировать массу ошибок, и, как следствие, недовольство покупателя – клиента.

Таким образом, в разделе был описан и представлен существующий на предприятии бизнес – процесс.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Документооборот, который возникает при реализации бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами» можно представить в виде следующей блок – схемы.

Рисунок 2– Документооборот бизнес- процесса «Взаиморасчеты с клиентами»

Таким образом, был рассмотрен документооборот бизнес- процесса «Взаиморасчеты с клиентами».

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационная база — это совокупность данных, организованная определенным способом и хранимая в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

Все файлы информационной базы можно классифицировать по следующим признакам:

-по этапам обработки (входные, базовые, результатные);

-по типу носителя (на промежуточных носителях — гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях — жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

-по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

-по назначению (по типу функциональных подсистем);

-по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

-по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

1.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.

Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.

Delphi является одной из самых востребованных и актуальных инструментов программирования, которые могут создать практически любой уровень сложности программного обеспечения.

Появление Delphi не могло пройти незамеченным среди многочисленных пользователей компьютера. Оценки экспертов, изучающих возможности этого нового продукта фирмы Borland, обычно окрашены в восторженные тона. Основное достоинство Delphi состоит в том, что здесь реализованы идеи визуального программирования. Среда визуального программирования превращает процесс создания программы в приятное и легко понимаемое конструирование приложения из большого набора графических и структурных примитивов.

Delphi –чрезвычайно быстро развивающаяся система. Первая версия – Delphi 1. 0 была выпущена в феврале 1995 г. А затем новые версии выпускались ежегодно.

Каждая последующая версия Delphi дополняла предыдущую.
Большинство версий Delphi выпускается в нескольких вариантах: Standart – стандартном, Professional – профессиональном, Client/Server – клиент/сервер, Enterprise – разработка баз данных предметных областей.

Delphi 7 является наиболее оптимальной средой программирования.

Различаются варианты в основном разным уровнем доступа к системам управления базами данных. Последние варианты - Client/Server и Enterprise, в этом отношении наиболее мощные^[1].

Выводы по главе 1.

В первой главе данной работы были сделаны следующие выводы:

- были рассмотрены существующий бизнес – процесс и документооборот, которые являются несовершенными. Самый большой недостаток существующего бизнес – процесса состоит в том, что стоимость окна рассчитывается вручную, что может спровоцировать массу ошибок, и, как следствие, недовольство покупателя – клиента.

- были обоснованы решения по информационному и программному обеспечению. Delphi является одной из самых востребованных и актуальных инструментов программирования, которые могут создать практически любой уровень сложности программного обеспечения.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Создание автоматизированного варианта бизнес – процесса «Взаиморасчеты с клиентами» будет осуществляться в среде программирования DELPHI 7.

Для начала создадим информационную модель данного бизнес – процесса.

1) Пользователь программного обеспечения «Заказы и расчеты клиентов ООО КОМФОРТ» заходит в программу, где ему предлагается на выбор следующие действия:

- просмотр и анализ ассортимента предприятия ООО КОМФОРТ.

- формирование новой заявки клиента.

2) Выбрав действие «просмотр и анализ ассортимента предприятия ООО КОМФОРТ» дает возможность менеджеру или продавцу предприятия ООО КОМФОРТ в автоматическом режиме продемонстрировать покупателю окон ассортимент производимых окон. В данном окне отображаются возможные стандартные размеры производимых окон, материал, из которого данные окна могут быть сделаны, а также цена за 1 квадратный метр соответствующего материала.