Файл: Внешний и внутренний контроль в организациях (Сущность и смысл контроля).pdf

1.3 Виды и методы контроля

В соответствии с особенностями теории управления, контроль - непрерывный вид административной деятельности, который состоит из следующих составляющих: наблюдение, оценка, регулирование.
Весь процесс контроля в соответствии с временем его осуществления принято классифицировать на 3 основных стадии:

-предварительный контроль

-текущий контроль

-заключительный контроль

Стоит отметить, что все основные виды контроля в менеджменте тесно взаимосвязаны друг с другом и находятся во взаимозависимости.

1. Предварительный контроль выполняется на этапе планирования и формирования о структуры организации.

Его задачей является проверка готовности предприятия к началу последующей стадии деятельности. Осуществление этого типа контроля происходит в следующих сферах: контроль материальных ресурсов (определить качественные характеристики сырья и материалов), контроль финансовых ресурсов (разрабатывается смета или бюджет на планируемые работы; контроль человеческих ресурсов (проверяется степень соответствия квалификации, знаниям и навыкам сотрудников). Также в процессе предварительного контроля проверяются необходимые условия при осуществлении работ (проверка технологических инструкций, учредительного договора и др.).

2. Текущий контроль осуществляет проверку фактических результатов работы.

Осуществление этого вида контроля происходит непосредственно в процессе проведения работ, в соответствии с промежуточными целями для того, чтобы можно было провести дальнейшую корректировку деятельности. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также  обеспечить обратную связь. Объект этого типа контроля - деятельность подчиненных, а целью является исключение отклонений от намеченного плана или инструкций. Текущий контроль возможен при отлаженной работе каналов связи системы управления с целью своевременного получения информации об итогах работы.

Текущий контроль можно разделить на:

-стратегический (сбор, обработка и оценка информации);

-оперативный (текущая производственная и хоз.деятельность).

3. Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ.

Целью этой стадии является предотвращение ошибок в будущем. Осуществление этого контроля позволяет провести предотвращение поступления брака потребителям, дает руководству информацию в сфере планирования и организации работы, провести разработку перспективной, эффективной системы мотивации деятельности сотрудников посредством оценки качественной составляющей выполняемой ими работы. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

---

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап 1. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап 2. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап 3. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Еще одной классификацией контроля является показатель степени охвата. По этому показателю контроль делится на 2 вида:

1. Сплошной контроль, предполагающий наблюдение за всеми процессами и результатами деятельности компании.

2. Выборочный контроль, применяемый в процессе проверки соблюдения технологических процессов.

Также контроль на предприятии можно разделить по характеру его осуществления на:

1. Активный контроль опережает, то есть предупреждает нежелательные последствия.

2. Пассивный контроль проводится в соответствии с отклонениями от планируемого качества, срока, результата и др.

По организационному признаку контроль на предприятиях можно разделить на:

1. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками — контролерами. 

2. Внутренний контроль осуществляется исполнителями, которые сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Методы контроля в менеджменте напрямую зависят от характера учетных и аналитических операций, характеризуясь при этом большим разнообразием, поскольку охватывают практически все процедуры и операции, которые выполняются для достижения конкретных целей.

Выделяют следующие методы принятия управленческих решений:

• метод экспертных оценок
• метод мозгового штурма
• теория игр
• математическое моделирование
• метод проб и ошибок
• метод контрольных вопросов
• метод дерева решений
• метод функционально-стоимостного анализа (ФСА)

На рис.1 также представлена одна извариация методов внутреннего контроля.

Рисунок 1 – Методы внутреннего контроля

1.4 Основная роль внешнего и внутреннего контроля в организациях

---

Контроль является одной из основных функций системы управления, который осуществляется на основе мониторинга поведения управляемой системы для оптимальной работы.

Для успешного ведения бизнеса компании, повышения уровня рентабельности, сохранения и увеличения активов необходимо наличие отладочного механизма управления, важнейшим элементом которого является внутренний контроль.

Внутренний контроль эффективен в следующих ситуациях:

• при демократическом стиле управления организаций;
• если нет возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело;
• если подчиненные добросовестны и педантичны;
• при благоприятном микроклимате в коллективе;
• при коллективной системе вознаграждения за результаты деятельности.

Внутренний контроль в организациях осуществляется постоянно и ежедневно. Такой контроль может быть системным: надзор за хозяйственной деятельностью будет осуществляться не только директором предприятия (генеральным директором и/или исполнительным директором), но и менеджером по производству и главным бухгалтером [11,12].

Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, т.е. затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Определяя слабые места, контроль позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить резервирование, избегать кризисных ситуаций и сокращать расходы на внешний аудит.

В наиболее ограничительной интерпретации термин "внутренний контроль" может быть определен как сбор информации о предмете контроля. Этот контроль осуществляется всеми менеджерами компании в рамках своих функций. Например, для управления процессом продаж менеджер по продажам регулярно проверяет отчеты об объемах продаж, информацию о рекламациях, касающихся качества проданной продукции, и т.д., чтобы обеспечить управление процессом продаж. В широком смысле внутренний контроль - это непрерывный процесс, включающий в себя сбор и анализ информации для принятия управленческих решений, ориентированных на эффективность деятельности компании.

Внешний контроль эффективен в следующих ситуациях:

• при авторитарном стиле управления, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично;
• если возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело;
• если подчиненные недобросовестны и неаккуратны.
• при неблагоприятном климате в коллективе;
• в условиях преобладания индивидуальной формы системы вознаграждения за результаты деятельности.

---

Осуществление внешнего контроля в организациях также постоянно контролируются своим начальством. Этот контроль носит ведомственный характер и осуществляется посредством различных инвентаризаций и аудиторских проверок. Основная цель ведомственного контроля - убедиться в том, что компания содержит в порядке документации, правильно расходует стоимость материала и сырья, не злоупотребляет своим положением, репутацией и т.д. [16, С. 117 – 128].

На государственном уровне за внешний контроль отвечают:

1) Государственная инспекция качества товаров в торговле контролирует работу предприятий. Под её ответственность: контроль качества продукции, товаров и сырья, контроль соблюдения основных правил торговли и конкуренции, контроль соблюдения условий хранения товаров, соблюдение технологических инструкций, грамотная ценовая политика.

2) Государственные органы надзора за здоровьем отвечают за контроль соблюдения правил и предписаний гигиены и санитарии на предприятиях при хранении товаров и их транспортировке. Эти органы также контролируют соблюдение правил и норм личной гигиены всего персонала и техническое обслуживание оборудования и помещений [13].

3) Технические инспекторы профсоюзных комитетов, общественные инспекторы, государственные органы, комиссии по охране труда, различные управления и советы по реализации научной организации труда проверяют соблюдение норм безопасности на предприятиях, правил охраны труда.

Также для осуществления внешнего контроля предприятия прибегают к помощи потребителей. Для качественного контроля работы предприятий используется книга отзывов и предложений. Данный вид контроля осуществляется непосредственно потребителями. Книга жалоб должна быть предоставлена по запросу. Согласно действующему законодательству, любые жалобы или просьбы о включении в книгу должны быть рассмотрены руководством в течение двух дней с момента ее публикации.

На практике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависяем от:

• стиля управления организацией 
• возможности получить надежную оценку результатов дея­тельности работников и спросить с них персонально за порученное дело
• характера подчиненных 
• микроклимата в коллективе 
• принятой системы вознаграждения за результаты

---

2. Осуществление и совершенствование внешнего и внутреннего контроля в баре “Бюрокрафт”

2.1 Краткая характеристика предприятия

ИП Любимов Алексей Николаевич “Бюрокрафт Бар” – зарегистрировано по адресу: 660049, Красноярский край, Красноярск, проспект Мира, 65.

Дата регистрации ИП : 4 октября 2018г

Основным видом экономической деятельности ИП Любимов А.Н. является ресторанная деятельность и услуги по доставке продуктов питания.

По характеру деятельности: “Бюрокрафт Бар” – это предприятие, организующее производство и реализацию продукции общественного питания и обслуживание потребителей с употреблением продукции на месте и на вынос (с собой)

По типам: бар

Количество мест в зале: до 50

Месторасположение: г.Красноярск, пр-т Мира,65, цокольный этаж.

Время работы: с 18:00 до 00:00 (вс-чт), с 18:00 до 02:00 (пт-сб).

Предприятие расположено на цокольном этаже жилого дома. Вход в предприятие расположен со стороны проезжей части. Помещение бара взято в аренду у муниципалитета (договор заключен был еще в 1998 году).

Заведение «Бюрокрафт Бар» позиционируется как первый в Красноярске бар крафтового пива, поэтому основной специализацией являются крафтовые алкогольные и безалкогольные напитки [19].

2.2 Анализ, оценка и совершенствование внешнего и внутреннего контроля в баре “Бюрокрафт”

От правильной организации и функционирования системы контроля во многом зависит эффективность работы предприятия.

Рассмотрим систему контроля на предприятии “Бюрокрафт бар”, расположенного по адресу г.Красноярск, пр-т Мира, 65.

Весь процесс контроля в баре делится на внешний и внутренний контроль.

Внешний контроль на данном предприятии осуществляют государственные организации:

1. Роспотребнадзор, Представители Роспотребнадзора имеют право:

• беспрепятственно посещать территорию и помещения бара в целях проверки санитарного законодательства и выполнения санитарно-профилактических мероприятий;
• принимать решение о проведении в баре гигиенических и противоэпидемических мероприятий;
• проводить отбор проб и образцов пищевых продуктов, готовых блюд, полуфабрикатов для исследований;
• проводить досмотр транспортных средств и перевозимых ими грузов в целях установления их соответствия санитарным правилам;
• применять меры административного воздействия при выявлении нарушений санитарных правил;
• выносить предписания о прекращении реализации не соответствующей санитарным правилам или не имеющей санитарно-эпидемиологического заключения продукции, в том числе продовольственного сырья и пищевых продуктов.

---