Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них.pdf

Содержание:

Введение

В рамках ведения бухгалтерского учета осуществляется разноска данных первичных учетных документов по учетным регистрам. Состав учетных регистров зависит от выбранной формы ведения бухгалтерского учета, которых выделяют в современных условиях четыре:

• Упрощенная форма,
• Журнально – ордерная форма,
• Мемориально – ордерная форма,
• Автоматизированная форма.

Автоматизированная форма ведения учета основана на реализации первых трех форм, она предусматривает формирование учетных регистров в соответствии с той формой, которая положена в ее основу.

Учетные регистры – это таблица определенной формы, в рамках которой в определенной последовательно фиксируются хозяйственные операции; обработка данных в учетных регистрах позволяет подвести итог бухгалтерского учета – формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности. Для того, чтобы изучить содержание процесса ведения бухгалтерского учета, необходимо уделить внимание тому, в какой последовательности обрабатываются данные, т.е. как составляются учетные регистры. Изучение этого процесса позволяет на теоретическом уровне овладеть методологической основой бухгалтерского учета, что необходимо для всех сфер хозяйственной жизни и позволяет проводить аналитические работы, являющиеся следствием бухгалтерского учета: анализировать хозяйственную деятельность, изучать финансовые результаты, формировать налоговую базу и пр. Все это определяет актуальность и выбор темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является исследование понятия учетного регистра.

Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:

1. Изучить теоретические аспекты формирования и ведения учетных регистров в бухгалтерском учете;
2. Определить способы записи данных в учетные регистры,
3. Проанализировать систему учетной регистрации в ООО «Зодчий» г.Тайга и выявляются ее недостатки;
4. Выработать рекомендации для устранения недостатков в системе учетной регистрации ООО «Зодчий» г.Тайга.

Предметом курсовой работы является процесс учетной регистрации при применении упрощенной системы бухгалтерского учета в исследуемой организации.

Степень разработанности темы в научной литературе достаточно высока, что определено прежде всего ориентацией на регламентацию данных операций бухгалтерского учета. Вопросы, связанные с учетной регистрацией, широко освещаются в учебных пособиях, учебниках, учебно – методических пособиях, книгах по бухгалтерскому учету, бухгалтерскому учету в торговле, налоговому учету, финансовому учету и анализу, управленческому учету и пр. Авторами теоретических разработок являются Агафонова М.Н, Акчурина Е.В., Булатова З.Н., Крылова Э.И., Власова В.М., Баканова М.И., Козлова Е.П., Бабаева З.Д., Шеина В.А., Голиков Е.А., Кондраков Н.П., Пошерстник Н.В., Тимофеева М.С., Сербиновская Б.Ю., Цветкова С.Н. и многие другие.

1. Теоретические аспекты формирования и ведения учетных регистров в бухгалтерском учете

1.1. Понятие учетных регистров и их классификация

Учетный регистр представляет собой таблицу установленной формы, которая позволяет регистрировать хозяйственные операции; по этой причине учетные регистры являются наиболее важными средствами, которые обеспечивают ведение бухгалтерского учета. Учетные регистры – это установленные формы, которые рекомендованы Минфином РФ и органами, которые обеспечивают регулирование бухгалтерского учета^[1].

Ст.10 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.№402 – ФЗ определяет, что регистр бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, которые предназначены для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных бухгалтерских документах, которые приняты к исполнению в бухгалтерском учете. Они являются основой для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и используются для составления бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах фиксируется содержание первичных учетных документов бухгалтерского учета по определенным признакам, для чего используются определенные показатели учета^[2]. Запись операций позволяет руководству использовать данные для управления финансово – хозяйственной деятельностью предприятия; эти данные являются основой для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности^[3]. В учетных регистрах данные бухгалтерского учета отражаются в хронологической последовательности, обеспечивается группировка по счетам бухгалтерского учета. Лица, которые составляют учетные регистры, несут ответственность за отражение данных в них. При этом учитывается, что содержание учетных регистров является коммерческой тайной, которую должны хранить аудиторы и иные лица, которые получают бухгалтерскую отчетность.

Учетные регистры могут вестись следующими способами^[4]:

• В журналах, которые представляют собой разграфленные книги.
• На отдельных листах и карточках.

В форме машинограмм, которые получаются при использовании информационных технологий. В данном случае требуется перевод электронной версии регистра в печатный вариант.

Используется несколько критериев, которые позволяют осуществить классификацию учетных регистров. Основными признаками классификации являются: внешний вид, характер записей, содержание, форма представления и способы заполнения^[5].

Рисунок 1 – Классификации учетных регистров

Признак внешнего вида выделяет бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.

Бухгалтерская книга – сброшюрованные таблицы (переплет). В такой книге страницы нумеруются, в конце ставится подпись главного бухгалтера, печать, число нумерованных таблиц. Книга может быть: хронологическим, систематическим или пообъектным регистром.

Книга представляет собой хронологический регистр, в котором записи осуществляются последовательно, без пропусков страниц. Примером такой книги может быть Кассовая книга, которая позволяет отразить детальный учет по счету 50 «Касса».

Систематические книги – регистры применяются для группировки данных по синтетическим или аналитическим счетам бухгалтерского учета; в них для каждого счета отведена отдельная страница или несколько страниц. В отличие от хронологических книг, систематические книги имеют оглавление. Примером систематической книги является Главная книга.

Пообъектные книги используются для учета информации по объектам, в какой то степени они совпадают по структуре с систематическими книгами – в них также выделяются отдельные страницы для конкретных направлений учета. Подобные книги используются для того, чтобы осуществлять учет объектов основных средств.

В ряде случаев книги могут затруднять применение вычислительной техники, поэтому, устраняя нецелесообразность их применения, используются карточки или свободные листы.

Карточка – отдельный лист, разграфленный из бумаги или картона, имеет стандартный размер (А4 или А5), что позволяет обеспечивать его хранение в ящике. Совокупность карточек, которые имеют однородное назначение, называют картотекой, которая разбивается на разделы. В связи с использованием для современного бухгалтерского учета информационных технологий, картотеки отходят в прошлое и используются сейчас достаточно редко. Карточки закреплены за конкретными работниками бухгалтерии, которые несут ответственность за записи в них и обеспечение их сохранности. Каждая карточка регистрируется в реестре однородных карточек, в результате чего ей присваивается порядковый номер.

Раньше, при отсутствии информационных технологий в бухгалтерском деле, карточки были удобны, но обладали рядом недостатков: они могли легко потеряться, могли быть изъяты из картотеки или заменены на другие карточки. В условиях автоматизации бухгалтерского учета данная проблема отпадает^[6].

Выделяют следующие виды карточек^[7]:

• Контокоррентные – они имеют колонки дебета и кредита.
• Материальные – состоят из граф остатка, прихода и расхода, а также содержат информацию о цене, количестве и сумме.
• Многоколонные, которые состоят из нескольких колонок.

Примером контокоррентных и многоколонных карточек является сальдо – оборотная ведомость.

Примером материальных карточек является Карточка складского учета материалов.

Разновидностью карточек являются свободные листы, которые отличаются размерами и способами хранения от обычных карточек. Свободные листы хранятся в регистраторах, поэтому могут быть использованы как по отдельности, так и в комплексе для проведения учетных и проверочных работ. Такие карточки являются распространенным видом регистров. Примером свободных листов являются журналы – ордера.

Следующим признаком классификации бухгалтерских учетных регистров является характер бухгалтерских записей; согласно ему выделяются хронологические, систематические и комбинированные регистры^[8]. Как видно, данный признак классификации положен в основу классификации бухгалтерских книг.

Хронологические регистры включают записи, которые формируются по мере поступления первичных документов и последовательности их разности по счетам бухгалтерского учета. Хронологические регистры позволяют контролировать сохранность документов, которые поступают в бухгалтерию^[9]. Примером такого вида учетных регистров является журнал регистрации приходных и расходных кассовых отдеров, который позволяет регистрировать документы в порядке их поступления, что позволяет осуществлять контроль порядковых номеров, даты поступления, суммы и пр. Хронологический подход, используемый в данных регистрах при регистрации, позволяет легко наводить справки по конкретным документам.

Систематические регистры группируют однородные хозяйственные операции на счетах аналитического и синтетического учета – об этом было сказано ранее. Примером является Главная книга.

Комбинированные регистры объединяют хронологические и систематические записи, например, журналы – ордера и ведомости.

Объем содержания позволяет выделять синтетические и аналитические регистры^[10]. Регистры синтетического учета используются для отражения операций по синтетическим счетам – в них в большинстве случаев отсутствует пояснительный текст, указывается дата, номер и сумма. Записи в синтетические регистры осуществляются по совокупности предварительно сгруппированных однородных документов.

Аналитические регистры более сложные – в них отдельные операции описываются максимально полно, если речь идет об учете материальных ценностей, то используются одновременно натуральные и стоимостные единицы измерения. В отличие от синтетических регистрах, в них в большинстве случаев используется пояснительный текст, который раскрывает содержание операции.

Как правило, аналитические регистры являются следствием и раскрытием синтетических регистров^[11].

Аналитические регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные, линейные, шахматные. Это лежит также в основе выделения признака «способ графления»^[12].

Односторонние регистры представляют собой карточки, в которых учитываются материальные ценности, расчеты и иные бухгалтерские операции. Они объединяют дебетовые и кредитовые записи; сам учет проводится на одном листе с использованием денежных и натуральных (при необходимости) измерителях. В качестве примера одностороннего регистра можно назвать Кассовую книгу.

Двусторонние регистры применяются преимущественно при ведении учета в книгах, при этом счет открывается на левой странице по дебету, а на правой странице по кредиту. Подобный тип регистра характеризуется при синтетическом и аналитическом учете при ведении ручным способом (при автоматизированном способе учет он теряет свой смысл), а также практически полным отсутствием места для записи текста по операции.

Многографные регистры раскрывают показатели аналитического учета, например, учет движения материалов отражается как по организации в целом, так и в разрезе отдельных видов материалов или материально – ответственных лиц.

Линейные регистры – это разновидности многографных регистров, в них аналитические счета отражаются на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на отдельное количество аналитических счетов. Ярким примером линейных регистров является журнал – ордер или ведомость по счету.