Файл: «Проектирование базы данных Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками».pdf

Содержание:

Введение

В этой курсовой работе будет рассмотрена система управления базами данных «Microsoft Access 2010» с ее возможностями и разработана база данных, предназначенная для отражения учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. «Microsoft Access» необходима для поиска и хранения информации, предоставления ее в нужном виде и автоматизации исполнения повторяющихся задач. Следует подчеркнуть, что в «Microsoft Access» с помощью таблиц происходит представление данных. При помощи форм ввода данных разрабатываются базы данных, происходит обработка большого объема информации и разработка разных отчетов.

MS Access можно использовать для размещения в виде HTML-документов на Web-страницах различных форм баз данных и для обмена информацией с узлами «Internet». С помощью этой системы управления базами данных (СУБД) возможно выполнять запросы, обеспечивающие выборку, сортировку и поиск информации; создавать приложения без дополнительных языков программирования с применением макросов Access, и многое другое. Можно сказать, что собственно «Microsoft Access» - это, прежде всего система управления базами данных. Как и иные продукты данной категории, она необходима для хранения и поиска информации, представления данных в простом, удобном виде и автоматизации нередко повторяющихся (систематически) операций (таких, как ведение учета, счетов, анализ, планирование и т.п.). При помощи «Access» можно проектировать удобные формы ввода данных, а также производить обработку данных и вывод сложных отчетов.

Система управления базами данных «Access» обеспечивает доступ ко всем типам данных (реляционная СУБД) и дает возможность в базе данных использовать сразу несколько таблиц. Для облегчения выполнение поставленных задач можно значительно упростить структуру данных. Для управления базами данных пользователя существует набор инструментов «Microsoft Access». В составе этого "комплекта" имеются конструкторы таблиц, запросов, форм и отчетов. Для проектирования и разработки приложений можно рассмотреть ее и как ту самую среду разработки. Для автоматизации решения задач, при необходимости, можно создавать приложения, разработанные с помощью макросов и модулей ничуть не уступающие приложениям, написанным на языках программирования. В конечном итоге будут иметься такие же кнопки, диалоговые окна и меню. Программируя на языке «Visual basic for application» всегда есть возможность проектировать и создавать проекты подобные самой системе «Access». Очень много инструментальных средств «Access» (к примеру, мастера и конструкторы), написанных непосредственно на «VBA».

1 глава. Аналитическая часть

1.1.Описание предметной области. Постановка задачи

Учет поставщиков и подрядчиков имеет автоматизацию создания клиентской базы. Вся история взаимоотношений будет храниться в единой электронной базе данных. Для организации учета расчетов с поставщиками и покупателями по ней можно выполнить контекстный поиск, с контролем различных фильтров, управлением сортировкой и группировкой. Введя, к примеру, первые буквы имени клиента, цифры номера его телефона или названия компании поставщика вы получите не только всю контактную информацию, но и историю ваших взаимоотношений, отчетность по работе сотрудников с конкретным контрагентом, анализ учета расчетов с поставщиками и покупателями многое другое. Это поможет автоматизировать время сотрудников и оптимизирует качество и скорость их работы по задачам учета расчетов с поставщиками и покупателями.

Разберем на конкретном примере процесс создания базы данных - разработаем базу данных «Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками» с целью автоматизации учета проведенной оплаты поставщикам за поставку товара и подрядчикам за оказанные, контроля своевременности оказания услуг и поставки товаров, а также сумм, оплаченных за услуги или товары. Способность получения сводных данных (за минимально короткие сроки) об услугах, оказанных в заданном году и месяце, а также поставленных товарах с группировкой их по категориям и есть автоматизация. Входными документами являются: должность, заказы-подрядчики, заказы-поставщики, занимаемая должность, населенный пункт, подрядчики, поставщики, производитель, регион, сотрудники, тип товара, товары, улица, услуги.

1.2. Выбор СУБД

«Microsoft Access 2010».

MS Access можно использовать для размещения в виде HTML-документов на Web-страницах различных форм баз данных и для обмена информацией с узлами «Internet». С помощью этой системы управления базами данных (СУБД) возможно выполнять запросы, обеспечивающие выборку, сортировку и поиск информации; создавать приложения без дополнительных языков программирования с применением макросов Access, и многое другое. Можно сказать, что собственно «Microsoft Access» - это, прежде всего система управления базами данных. Как и иные продукты данной категории, она необходима для хранения и поиска информации, представления данных в простом, удобном виде и автоматизации нередко повторяющихся (систематически) операций (таких, как ведение учета, счетов, анализ, планирование и т.п.). При помощи «Access» можно проектировать удобные формы ввода данных, а также производить обработку данных и вывод сложных отчетов.

1.3. Проектирование логической структуры базы данных

Логическая модель описывает понятия предметной области, их взаимосвязь, а также ограничения на данные, налагаемые предметной областью.

Концептуальная модель БД - это модель, которая описывает структуры БД в единых, не связанных с какой-нибудь определенной СУБД понятиях. В большинстве случаев для подобного описания применяется так называемая ER-диаграмма, либо, по-другому, модель «сущность-связь», описывающая БД при помощи понятий связей, ссылочной целостности и сущности.

Сущность - объект, объясняющий какой-нибудь аспект излагаемого явления, обладающий условной самостоятельностью, разъяснение которого (материал о котором) хранится на носителях (постоянная память). Сущности определяются атрибутами - названными данными, характеризующимися тем, какой материал должен быть отображен в ней. Название атрибута обязано быть уникальным для определенного типа сущности, хотя может быть схожим для разных сущностей. Экземпляром называется каждый представитель сущности.

Для нашей задачи сравнительную самостоятельность имеют следующие сгруппированные данные, которые мы выделим в виде сущностей и определим их атрибуты (таблица 1.1).

Применительно к нам сущности отчасти перекликаются. Аналогичное взаимодействие сущностей описывается, как вхождение одной сущности в другую и, в соответствии с этим, напротив, зависимость одной сущности от другой, а также характеризуется определением связь.

Таблица 1

Сущности и их атрибуты

Связи характеризуют взаимодействие внутри БД и взаимосвязь. Их можно описать при помощи собственных атрибутов: степень («один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-к-одному» и «многие-ко-многим»), имя и свойства обязательности.

С целью предоставления возможности определения связей между сущностями и задачи критерий ссылочной целостности нужно обладать возможностью отделения одного экземпляра сущности от иного, т.е. нужен ключ - наименьший набор атрибутов, согласно значениям, которых можно точно найти необходимый экземпляр сущности. Минимальность значит, что исключение из набора хоть какого-нибудь атрибута не разрешает распознавать сущность по оставшимся.

Но в нашем случае, с целью конкретного установления сотрудника, в том числе абсолютного набора конкретных для него атрибутов (Фамилия, Имя, Отчество, ДатаРождения, Телефон, КодНасПункта, КодУлицы, НомДома, Литера, НомКв) может оказаться мало, т.к., можно предположить ситуацию, когда в одной сущности (таблице) могут находиться несколько человек с одинаковыми фамилиями, именами и отчествами. По этой причине поступают следующим способом: в сущность, "Сотрудники" добавляем дополнительный атрибут, который совершенно точно идентифицирует каждого сотрудника, некоторый уникальный номер – КодСотрудника.

При переходе от концептуальной модели к логической, каждая сущность видится как таблица, атрибутами которой считаются заголовки столбцов, именуемые полями, экземпляры сущности, называемые записями, именуются строками. При удовлетворении каждой созданной таблицы правилам нормализации БД проверяется правильность модели.

Правила в основных собственных утверждениях гласят:

– в любой таблице должен быть ключ, точно устанавливающий каждую запись;

– в любой таблице не может быть циклически повторяющихся в полях значений, не служащих для связи с таблицей, находящейся в зависимости.

1.4.Проектирование физической структуры базы данных

Физическое моделирование БД - этап формирования таблиц, определение связей между ними, их размещение на носителях (дисках), создание необходимых запросов, задания критерий ссылочной целостности, реализуемых в определенной СУБД, называется разработкой физической модели данных. Access входит в состав пакета MS Office и принадлежит к настольным СУБД, и, ровно, как и многие прочие СУБД, осуществляет следующие функции:

1) организация данных - формирование таблиц данных и руководство ими с целью изменения, удаления и добавления данных;

2) связывание таблиц для обеспечивания ссылочной целостности;

3) анализ данных с поддержкой запросов;

4) создание форм для поиска любой информации (данных) в таблицах добавления и удаления;

5) управление выдачей информации на печать - формирование отчетов;

6) защита разработчиком БД его паролем;

7) предоставление средств формирования программных кодов на языке Visual Basic for Application (VBA) – модулей и макросов.

Реализуются эти все без исключения функции для любой БД в одном файле с расширением. mdb. При распределении сделанных приложений, модули для защиты от доступа и\или соблюдения прав автора выносятся в отдельный файл с расширением. mde. В данном случае БД Access находится в составе 2-х файлов.

В MS «Access» поля таблиц определяются следующими атрибутами:

– Имя - длина поля до 64 символов (первый символ - не пробел, остальные не «.», «!», «‘», «[» , «]»);

– Тип - один из предопределенных типов данных:

– короткий текст - строка длиной до 255 символов;

– числовой - число конкретного подтипа: байт

– денежный - 4 байта, 4 знака после запятой;

– логический - поле принимающие одно из значений Да\Нет, Истина\Ложь, Вкл\Выкл;

– счетчик - автоматически генерируемые поочередным либо случайным образом номера для любой новой записи (это поле не может быть изменено пользователем);

– дата и время - поля для хранения в избранном формате дат и времени;

– Формат - смысл значений поля;

– Подпись – название поля в таблице или подпись в форме;

– Обязательное поле – служит ли данное поле для заполнения обязательным или нет (в случае, если «Да», то пользователь не сможет вывести курсор с данного поля, пока же не введет любое значение);

– Индексированное поле - считается ли это поле индексируемым или нет, при этом значение «Да» содержит к тому же последующие варианты: «Совпадения допускаются» и «Совпадения не допускаются» (в крайнем случае, СУБД не разрешит ввод в это поле значения, введенного уже раньше).

– Длинный текст - поля с целью хранения текстовой информации длиной до 64Кб;

– Гиперсвязь – включает в себя адреса Web-страниц, которые сами имеют все шансы быть Web-страницами Internet;

– Размер - для полей типа Текстовый и Числовой является величиной данных;

– Число десятичных знаков - для полей типа Число, Текстовый (от 1 до 255 байт);

– Маска ввода - строка символов, рекомендующих форму для вводимых значений;