Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» (Основы учета заработной платы).pdf

Предприятие самостоятельно, но в соответствии с законодательством , устанавливает штатное расписание, формы и системы оплаты труда, премирования. Учет труда и заработной платы – очень важный и сложный участок работы, требующий точных и оперативных данных, в которых отражается изменение численности работников, затраты рабочего времени, категории работников, производственных затрат.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Для расчета заработной платы используются нормативные базы, например действующие законодательные акты, «Положение об оплате труда» на предприятии.

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Расчет и начисление заработной платы производится в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Регламент представляет собой нормативный документ, в котором подробно описаны все действия, производимые для выполнения какого либо процесса. Регламент разрабатывается на основании внутренних документов организации, и является нормативным документов индивидуально для каждой организации. В данной курсовой работе мы разработаем регламент выполнения процесса «Расчета заработной платы». Расчет заработной платы представляет собой информационный процесс взаимодействия сотрудников со всех структурных подразделений организации.

Целью данной курсовой работы является изучение теоретических и практических навыков разработки регламента выполнения процесса.

1. Основы учета заработной платы

В расчет себестоимости входит большое количество разных составляющих, и заработная плата является одним из самых существенных факторов производства. Рассчитывать все виды и формы заработной платы правильно обязан каждый бухгалтер.

На каждом предприятии - большом или маленьком - есть наемный труд, то есть работник продает свою рабочую силу и знания и получает за это оплату.

Каждое предприятие, самостоятельно определяет формы, системы и размеры оплаты труда своих работников, а также все виды дополнительных выплат: надбавки, премии, повышенные командировочные средства, дивиденды по акциям и т.д. на основе республиканского законодательства.

Бухгалтер ответственный за заработную плату должен следить за состоянием фонда заработной платы, чтобы избежать его перерасхода, который может повлечь за собой резкое повышение налогов и соответственно снижение итоговой прибыли предприятия.

Все законодательные документы по начислению зарплаты должны быть на столе у бухгалтера - он должен следить за изменениями и дополнениями в них, которые сейчас бывают часто.

Заработная плата входит как важная доля в себестоимость продукции, работ и услуг, и это в итоге влияет на получение прибыли предприятия.

Грамотное и своевременное начисление заработной платы важно как для исчисления итогов труда, так и для хорошего психологического климата в среде работников: если человек знает, что его труд ценится и оплачивается достойно, правильно и вовремя, настроение и желание работать повышается. Соответственно растет и производительность труда, что приносит дополнительную прибыль фирме.

А чтобы правильно начислить работникам зарплату, нужно знать количество и качество произведенного труда. Значит, труд нужно уметь учитывать. Учетом рабочего времени и количеством труда на фирме занимаются специальные работники - это мастера, учетчики и другие административные лица.

В некоторых отраслях, таких, как банковское дело и авиационные перевозки, стоимость рабочей силы достигает более половины издержек.

Значение учета заработной платы состоит в том, что работодатель обязан вести отчетность, подтверждающую обязательства по начислению заработной платы и удержаний из неё.

Система учета заработной платы нуждается в строгом контроле и эффективной обработке данных, а также в регулярном информировании соответствующих финансовых органов.

Необходимо различать постоянных (штатных) сотрудников и совместителей (работников, выполняющих работу по договору-подряду). Правила учета заработной платы относятся к работникам фирмы. Совместители не являются работниками данной фирмы и поэтому система учета заработной платы на них не распространяется. Они предлагают услуги фирме за вознаграждение, но не находятся под её прямым наблюдением или контролем.

Также в бухгалтерском учете в отдельную категорию обязательств выделена задолженность по оплате отпусков.

2. Правила учета и расчета заработной платы

Бухгалтер для начисления заработной платы, должен иметь документы, которые учитывают количество и качество труда, и составляются по определенным законам и порядкам. В соответствии с этими документами, он должен насчитать заработную плату для каждого работника с учетом налогов и вычетов. Документом, служащим для учета количества и качества труда, служит табель учета рабочего времени, который составляет в отделе кадров.

Основанием для приема на работу является приказ Руководителя фирмы или Контракт, в котором оговариваются условия труда, отдыха и особые факторы. Контракт не должен нарушать правила работника, указанные в ТКРФ - кодексе законов о труде, например, если в ТКРФ записано, что длительность рабочей недели в стране составляет 40 часов в неделю, контракт не может содержать более длинную неделю.

Для первичного учета численности персонала предприятия документами - основаниями также являются:

приказ о переводе на другую работу;
прекращение трудового договора;
личная карточка в отделе кадров;
записка о предоставлении отпуска;
табель учета использования рабочего времени.

Лицо, ответственное за учет личного состава работников предприятия, присваивает каждому работнику, принятому на предприятии, табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах. Относящихся к этому работнику. На каждого работника заводиться личная карточка.

Бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на него лицевой счет, который заполняется в течение года, и при изменениях данных, вносит сразу же эту информацию для точности учета. Каждый год на работника заводится новый лицевой счет.

В лицевом счете отражаются помесячно все виды начислений и удержаний, которые были произведены, из них вычисляется средний заработок при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д.

Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

3. Регламент выполнения процесса «Расчет заработной платы»

3.1. Создание структуры регламента

Главное требование к содержанию регламента – четкая структура.

Раздел 1. «Общие положения».

Раздел регламента является достаточно обобщенным. В данном разделе указывается организационная информация, которая касается процесса начисления заработной платы и правила разработки регламента.

Раздел 1.1. «Специфика».

В данном подразделе приводится описание о необходимости создания регламента.

Раздел 1.2. «Сфера применения».

В данном подразделе прописывается применение регламентируемого процесса. Для какого структурного подразделения организации разрабатывается регламент, для каких должностных лиц, в какой сфере деятельности предприятия будет применяться.

Раздел 1.3. «Нормативные ссылки».

В данном подразделе указывается нормативная документация, на основании которой разрабатывается регламент. Данный раздел имеет несколько обязательных подразделов.

Раздел 1.4. «Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений». В этом разделе определяется порядок утверждения регламента, внесения изменений и дополнений к нему.

Раздел 2. «Термины, определения и сокращения»

Этот раздел содержит определения терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Данный раздел является одним из основных разделов регламента, так как данный раздел содержит сокращения и понятия, употребляемые в регламенте, показывающие специфику всего документа и регламентируемого процесса в целом.

Раздел 3. «Описание требований, процессов, методов работы». В этом разделе приводится описание всех действий, подробно описывающих выполнение процесса.

Раздел 4. Ответственность.

В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента.

Раздел 5. Контроль в данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом.

Раздел 6. «Приложения».

Раздел 6.1. «Классификаторы и справочники»В этом приложении помещается справочная информация, включающая классификаторы и справочники: перечни, таблицы значений и т.п.

Раздел 6.2. «Формы и правила оформления документов»В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламентируемого процесса. Как правило, приводятся: формы документов (не заполненные); образцы заполнения форм документов; правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, которые нецелесообразно представлять в виде образцов);правила нумерации документов. Правила заполнения форм унифицированных документов определяет действующее законодательство.

Раздел 6.3. «Схемы процессов»В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте.

Раздел 6.4. «Алгоритмы расчетов».

В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте. Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методической инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку. При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины: обозначение, наименование, смысл, единицу измерения, источник данных (для константы – значение).

Раздел 6.5. «Таблицы ролей исполнителей процессов»Это приложение носит справочный характер, так как в удобном виде представляет собой ролевую структуру процесса. Для описания ролей могут использоваться: матрицы ответственности; таблицы «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность».

3.2. Оформление операций по выплате заработной платы

Документами для начисления заработной платы являются: приказы о зачислении, перемещении и увольнении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и другие документы.

Для учета использования рабочего времени всех категорий работников, так и для контроля за соблюдением ими установленного режима работы, расчетов с ними по заработной плате и получении информации об отработанном времени используется табель, унифицированной формы, утвержденный постановлением Госкомстата России №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации, который составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным на его ведение и открывается 1-го числа каждого месяца и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц, для корректировки суммы выплат и для расчета заработной платы за месяц.

Формы первичных документов для оформления операций по оплате труда приведены на рисунке 1.

Рисунок 1 - Формы первичных документов для оформления операций по оплате труда.

При приеме работника на работу по трудовому договору, оформляется приказ о приеме на работу, в котором указываются: наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).