Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические основы понятия и особенностей коммуникации в организации).pdf

Что же такое коммуникационный процесс? Под коммуникационным процессом подразумевается процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Основной целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, передаваемой в процессе коммуникации. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Важной особенностью какого-либо процесса коммуникации является желание его участников повлиять друг на друга. Влияние может осуществляться за счет применения методов психологического воздействия, основными из которых являются убеждение и внушение. Убеждение это процесс логического обоснования передаваемого сообщения, целью которого является получение согласия собеседника с точкой зрения оратора.

Под внушением понимается способ коммуникативного воздействия, рассчитанного на некритическое восприятие информации. В этой ситуации не нужно логического объяснения точки зрения оратора. Такой метод рассчитан на эмоции и чувства слушателя. Под воздействием собственных эмоций слушатель принимает, сам того не замечая, то решение, к которому его подталкивает оратор 6, с. 60.

Коммуникационный процесс имеет ряд элементов, предполагает определенную последовательность, наличие прямых и обратных связей. Внешняя его простота скрывает те довольно сложные задачи, которые нужно решать для обеспечения эффективной коммуникации с потребителями (рис. 2).

Рисунок 2 - Процесс обмена информацией как система с обратной связью 9, с.12

Целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена. Выделяют 4 основных компонента коммуникационного процесса:

а) отправитель — лицо, которое генерирует идеи, объём информации, накапливает, собирает и передаёт её;

б) получатель — лицо, которому информация предназначена и которое её интерпретирует;

в) каналы связи — средства передачи информации;

г) сообщения — собственно информация, которая закодирована с помощью символов.

Процесс обмена информацией состоит из нескольких этапов:

1) Этап зарождения идеи. Отправитель определяет, какая идея будет являться предметом обмена.

2) Этап кодирования и выбора канала. Отправитель до передачи идеи должен посредством символов ее закодировать, для этого используя символы или слова (вербальное оформление), мимику, жесты (невербальное оформление). Идея с помощью кодирования превращается в сообщение, то есть кодирование представляется здесь некой операцией упаковки. При коммуникации важно, чтобы идея и канал связи соответствовали друг другу.

3) Этап передачи. Передача может осуществляться письменными или устными сообщениями непосредственно от определённого лица к другому либо посредством почты и иных каналов связи (компьютерные сети, телефон и пр.).

4) Этап декодирования — символы сообщения трансформируются обратно в мысли получателя. Важно подчеркнуть: обмен информацией считается тогда эффективным, когда получатель понял идею отправителя и продемонстрировал это понимание, осуществив действия, которые ждёт от него отправитель. Получатель по ряду причин может придать другой, чем предполагает отправитель, смысл сообщению.

2.2 Проблемы эффективности коммуникации и мероприятия по их совершенствованию

По каким же причинам чаще всего снижается качество коммуникаций в организациях:

Зачастую топ-менеджеры не делаться долгосрочными планами со своими подчиненными, а работники из-за этого не видят смысла в поставленных перед ними задачах.

Низкая информативность совещаний, нецелесообразное затягивание времени их проведения, постановка размытых задач в итоге совещания или отсутствие принятия решений.

Недостаток средств осуществления коммуникаций в организации для передачи информации сверху вниз и движения информации от сотрудников. Это особенно важно при численности предприятия от 250 человек и выше; быстром росте организации; в случаях реорганизации или слияния.

Недостаток коммуникативной компетентности руководителей – зачастую руководители не умеют правильно взаимодействовать со своими подчиненными и решать конфликтные ситуации.

Сотрудникам важно, чтобы их инициативы были поддержаны руководством, но, как правило, все их идеи зарываются на стадии предложений.

При этом одновременном с выделением общих этапов деловой коммуникации, рассмотренных на рисунке 2 психологи делят деловое общение на несколько стадий для благоприятного протекания: 2, с. 44

1 этап. Знакомство. На данном этапе осуществляется контактная установка между людьми, где каждый представляется друг другу.

2 этап. Осмысление ситуации и ориентировка.

3 этап. Обсуждение поставленной задачи.

4 этап. Поиск и нахождения решения задачи.

5 этап. Окончание контактного взаимодействия.

Взаимоотношения на службе должны исходить из общих интересов в деле, потребностей и запросов, началах на партнерстве и т.д. Такое деловое общение станет главной частью бизнеса, производственного и технологического процесса, при которой каждый будет увеличивать свою творческую и трудовую активность.

В свою очередь, традиционные формы поведения и деятельности, создавая возможность более тесного контакта личностей в коллективе, наряду с другими видами коммуникативных связей, обеспечивают формирование интегративных качеств межличностного взаимодействия. Так, в 2017 г. ООО «Агентство управленческого консалтинга Рисла» было проведено исследование эффективности коммуникаций в ряде российских организаций с годовым оборотом свыше 50 млн.руб. Объем выборки составил 165 человек, работающих в 5 организациях. При анализе было выявлено, что межкультурные коммуникации является чрезвычайно важной для любой организации у 91 % респондентов. Более того, были получены результаты, показавшие, что 82 % опрошенных обладают сходной системой ценностей в отношении организационной культуры и в качестве основных характеристик выделяют такие, как: рационально организованная система обучения вновь прибывших в организацию; закрепление опытных наставников, которые помогают разобраться в специфике работы (79 %); прохождение испытательного срока, способствующего адаптации на рабочем месте (83 %); основные традиции в организации (запись на видеокамеру важных событий, торжественные мероприятия и т.д.) (87 %); комплекс традиций, связанный с торжественным вручением дипломов, премий, сертификатов и т.д. (83 %); проведение мероприятий (совместный отдых, юбилеи работников и т.п.) (86 %), выезды на природу (89 %).

Отмеченные выше характеристики дают возможность понять модель отношений между содержанием культуры организации, ее проявлением, и восприятием, и интерпретацией этой культуры работниками. Разделяя веру и ожидания, вырабатывая язык общения, проявляя понимание в чувствах и эмоциях, решая ежедневно проблемы, связанные с работой и жизнью организации, члены коллектива формируют определенные образцы поведения в межличностном взаимодействии, которые затем и составляют содержание организационной культуры Анализ данных подтверждает, что 90% респондентов могут надеяться только на себя, 89% - считают важным работать в коллективе, в котором люди хорошо взаимодействуют друг с другом, а отношения между коллективом основываются преимущественно на учете личного вклада сотрудника (65 %).

В результате анализа данных по параметру «тенденция к избежанию неопределенности» было выявлено, что высокая степень стремления избегать риска, проявление беспокойства, лихорадочности в работе, отмечают 92 % респондентов, неготовность к новой работе и боязнь неуспеха, а, следовательно, и сопротивление изменениям проявляют 87 % опрошенных. Исходя из этого, можно заключить, что предпочтение в исследуемых коллективах оказывают структурированным ситуациям, с ясными и четкими правилами взаимодействия, при отсутствии неопределенности и нововведений.

Оценка параметра долгосрочности ориентаций характеризуется низкой степенью проявления (45 %). Так, например, взглядом в будущее, стремлением, упорством и настойчивостью в достижении целей отличаются только 29 % респондентов, 70 % из них характеризуются взглядом в прошлое, беспокоятся за благополучие и обеспеченность в настоящем. Процесс межкультурной коммуникации в управленческом процессе проходит в широком социально-диалогическом контексте и включает субъективный мир личностей, каждая из которых стремится к гармоничным отношениям с осознанием ценности партнера по общению.

Исходя из сказанного выше, основываясь на методике формирования эффективных коммуникаций, на наш взгляд, организации следует выстраивать свою деятельность в следующих направлениях. Это налаживание межличностных коммуникаций между всеми звеньями организации; активная адаптация новых работников организации; поддержание горизонтальных коммуникаций; поддержка хороших отношений между работниками; усиление способности четко излагать своё мнение; проведение диагностики коллектива; укрепление корпоративной культуры.

Таким образом, эффективные межличностные коммуникации необходимы для успеха как организации в целом, так и отдельного работника. Это позволяет повысить уровень общения у работников в организации, способствует преодолению преград и становлению коммуникационного процесса.

С чего начать улучшение системы коммуникаций в организации?

Первый шаг – постоянный контроль качества коммуникаций в компании. Важно прояснить ситуацию на всех уровнях в организации: от топ-менеджеров до рядовых сотрудников. Помимо мониторинга (опросы, анкетирование), для руководителей и ключевых сотрудников хорошо применять «экспресс-анализ проблемного поля». Основываясь на этой технологии, участники сначала индивидуально выписывают все проблемы, которые они видят в организации независимо от своей позиции и функционала, затем все проблемы систематизируются и группируются по категориям. Этот метод позволяет не только выявить актуальные «узкие места» в организации и сформировать план действий по их устранению, но и увидеть какая информация и на каком уровне управления теряется.

Второй шаг – разработка мероприятий. Здесь необходимо уделить внимание двум аспектам: первое – организационным мероприятиям, второе - коммуникативным навыкам ключевых лиц в организации.

Третий шаг – постоянный мониторинг состояния каналов коммуникации и средств трансляции информации, их оптимизация и доработка.

Но на эффективность коммуникации как внутренней, так и внешней могут оказывать негативное воздействие коммуникативные барьеры.

3. Анализ проблем организации коммуникационного процесса на примере ООО «КЭБ» г. Нижний Новгород

3.1 Основные технико-экономические характеристики организации

Объектом исследования в курсовой работе является ООО «КЭБ», далее Компания. Компания существует с 1999 года как производитель колбасных изделий и деликатесов, охлажденных и замороженных полуфабрикатов.