Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них (Учетные регистры).pdf

Подводя итог и опираясь на исторические факты, изложенные мной, хотелось бы подчеркнуть важность учетных регистров, т.к. после появления учетных регистров экономика и общество начали свое качественное формирование и получили мощный инструмент для прогресса. Они проделали длинный путь и у спели стать не маловажными нюансами при появлении и формировании современной бухгалтерии.

Сегодня невозможно представить ни одну организацию без использования бухгалтерии. Повседневно общество применяет учетные регистры в различных отраслях, начиная от списка домашних покупок и переходя в технически более сложную промышленную документацию. Ведь абсолютно все держится именно на них, учетных регистрах.

Весь мир сегодня – это один огромный рынок, одна большая и единая площадка. Предприятия, организации, банки, все они не могут существовать без понимания всех тех данных которые и хранятся в регистрах.

2. Классификация учетных регистров

Учетные регистры представляют собой носители данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов. В книгах левая страница разворота отводилась для записей по дебету, а правая – по кредиту.^[8]

Формы учетных регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральным законодательством представлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими методических принципов бухгалтерского учета.^[9]

Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных разграфленных книгах (журналах, на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а так же на машинных носителях информации (дискеты, магнитные ленты и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

В настоящее время существуют разнообразные формы регистров, что обусловлено разнородностью хозяйственных операций.

Учетные регистры классифицируются по:

внешнему виду. Выделяют книги, карточки, свободные листы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и др.
строению. Выделяют параллельные графы, последовательные графы, комбинированное размещение.
объему информации. Выделяют синтетические, аналитические и комбинированные.
характеру регистрации – хронологические, систематические, комбинированные.
порядку записей – ручные машинные.
В зависимости от материальной основы учетные регистры подразделяются на бумажной и безбумажной основе.^[10]

2.1. Классификация по внешнему виду

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Бухгалтерские книги – вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга «Журнал-Главная») и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.)

Представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и имеющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая – для кредитовых записей.^[11]

Страницы книги разграфлены для регистрации ФХЖ в зависимости от специфики отражаемых объектов наблюдения, например, кассовая книга. Главная книга, книга депонированной заработной платы. Характерной особенностью книг является то, что их заполняет один человек. Обязательными реквизитами книги считаются: название предприятия; период времени, за который отражены хозяйственные операции в данном регистре; название счета (счетов).

Книги используются в тех случаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Например, при небольшом перечне основных средств на предприятии вместо инвентарных карточек, описи инвентарных карточек по учету основных средств и карточек движения основных средств используется книга учета основных средств.^[12]

Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого систематического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей. Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».

Иногда книги применяют для объектного учета основных средств. Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.^[13]

Карточки применяются для аналитического учета и группируются по определенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются главным образом для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

Карточки- это отдельные листы, разграфленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках.^[14]Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.

Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.

На карточках отражается информация о материалах, готовой продукции, издержках, оплате труда. Обязательные реквизиты карточки: наименование предприятия; код синтетического счета; код аналитического счета; корреспондирующий счет; единица измерения; количество (для материальных карточек); сумма в денежном выражении.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими. Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их продажу. Карточки хранятся в картотеке у материально ответственных лиц.

Карточки бывают контокоррентные, многографной формы и количественного учета.

Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками и персоналом предприятия по прочим операциям (например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами других расчетов). Ниже приведена карточка контокоррентной формы (табл.1)^[15]

Таблица 1

Учетная карточка контокоррентной формы

Дата	№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Отметки
		Сальдо на начало периода
	1
	2
		Оборот за месяц
		Сальдо на конец периода

Карточки многографной формы используются для аналитического учета затрат, в постатейном резерве, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказания услуг. Строение таких карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции. Поэтому дебетовая (чаще) колонка разбивается на несколько граф, каждая из которых предназначена для указания одной статьи. Совокупность этих статей определяет их номенклатуру, на базе которой исчисляется себестоимость конкретных видов изготовленной продукции (например, производственных расходов по статьям и т.д.).

Общий вид карточки многографной формы к счету 20 «Основное производство» представлен в таблице 2.^[16]

Таблица 2

Учетный регистр многографной формы

Содержание

№

п/п

Дебет счета 20 «Основное производство»

Итог

Отметки

Сырье и материалы

Основная заработанная плата производственных рабочих

Дополнительная заработная плата производственных рабочих

И т.д.

Итого по лебету

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складе. Они заполняются ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного наименования материала. На каждое наименование материала открывается новая карточка. Форма их имеет следующий вид (табл. 3).^[17]

Таблица 3

Карточка количественного учета

Содержание

№

п/п

Дата

Приход

Расход

Остаток

Контроль (дата, подпись)

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных регистров и отличаются от карточек способом хранения и размерами. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из папки для записей, подсчета. Отдельные листы применяются для ведения журналов-ордеров, машинограмм и т.д. Они удобны в использовании, так как позволяют рационально распределять обязанности между работниками учета. Это самый распространенные вид учетных регистров.^[18]

Машинограммы – бумажные регистры, изготовленные с применением средств вычислительной техники (таблично-текстовых машин или ЭВМ) и распечатанные на устройствах вывода информации. Компьютеры, используемые для решения учетных задач (малой и средней мощности, персональные ЭВМ), позволяют разрабатывать и выводить на печать наборы счетных записей хронологической, систематической и синхронической систематизации, любой степени обобщения (синтетические и аналитические) и не имеют ограничений по способу графления регистров и изображения записей. Таблицы учетных регистров распечатываются на рулонной, фальцованной бумаге или стандартных листах, не требуя предварительного типографского графления. Логико- арифметические методы автоматизированного контроля и корректировки входящих данных позволяют обеспечить достоверность результатов расчетов, а современные печатающие устройства (в том числе лазерного типа) способствуют достижению высокой наглядности и качества таблиц, что направлено на повышение культуры труда бухгалтерского аппарат.

К регистрам на безбумажной основе относятся учетные таблицы, сформированные или непосредственно в оперативной памяти компьютеров, или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках) или оптических (лазерных компакт-дисках) и магнитооптических носителях данных. Современная видеотехника позволяет проектировать учетные регистры (видеограммы) на экраны дисплеев компьютеров или телевизоров, а при необходимости и непосредственно с ЭВМ на экраны просмотровых залов.^[19]