Файл: Рациональное общение по электронной почте и телефону.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 17.03.2024
Просмотров: 7
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Доклад на тему:
«Рациональное общение по электронной почте и телефону»
За последние несколько лет рабочее общение максимально переместилось из офлайна в онлайн. Теперь даже сотрудники офисов общаются с коллегами за соседними столами можно сказать по переписке. Глобальная цифровизация диктует свои условия. Теперь работника оценивают не только по профессиональным навыкам, но и по тому, насколько адекватно он ведёт коммуникацию в онлайне.
Коммуникация в пределах электронной среды охватывает все новые отрасли, так как существенно сокращается время доставки сообщения, имеется возможность общаться в режиме реального времени. «Это привело к тому, что в течение короткого промежутка времени началось формирование и самостоятельное развитие электронной коммуникации во всех средах и областях: деловой, научной, публичной, межличностной. Продолжающиеся технологические изменения не могут не влиять на лингвистические средства и приемы коммуникации»1.
Электронная почта - это основной канал общения делового сообщества во всём мире, особенно при взаимодействии с крупными компаниями. Некоторые согласны общаться только по почте, некоторые выбирают этот канал, чтобы фиксировать долгосрочные договорённости. Поэтому уметь выстраивать удобную деловую коммуникацию по почте не менее важно, чем в мессенджерах. «Электронная почта является важным инструментом рабочего процесса. И, как любой инструмент, он должен быть удобен для использования»2.
Существуют несколько простых правил, которых стоит придерживаться в деловой переписке:
-
Пользоваться почтой с адекватным именем
Если для регистрации в социальных сетях достаточно почты milashka1999@gmail.com, то в деловой переписке самый подходящий вариант — имя и фамилия или фамилия и должность.
Например, ekaterinagorbunova@gmail.com или ekaterina-smm@gmail.com.
-
Указывать тему письма
Тема должна быть конкретной и понятной. Так и вам, и вашему адресату будет удобно ориентироваться в почтовом ящике и искать письма.
Например, тема «Стратегия продвижения» — не очень хороший вариант, потому что таких у вашего собеседника может быть уже десять. Лучше добавить подробностей — «Стратегия продвижения соцсетей на январь от агентства АВС».
-
Одна тема — одна ветка переписки
Так вам и вашему адресату будет удобнее ориентироваться в переписке и фиксировать договорённости, а не прыгать с одного письма на другое, растрачивая впустую фокус внимания и время на поиски.
-
Не ограничиваться почтой
Если ситуацию удобнее и быстрее обсуждать в чате — общение лучше перенести из почты в мессенджер. Этот же совет пригодится, если собеседник очень долго отвечает на письма: возможно, ему будет комфортнее продолжить обсуждение в Telegram или WhatsApp.
-
Не тянуть с ответом
Если вы понимаете, что не можете здесь и сейчас решить задачу, изложенную в письме, ответьте адресату, что вы приняли письмо и сориентируйте по срокам ответа. Так ваш собеседник поймёт, что вы не потеряли его письмо в своей почте, и вы избавите его от лишних переживаний и сомнений.
-
Добавлять в письма информацию о себе
В подпись к письму следует внести свои рабочие данные: должность, компанию, дополнительные контакты, например, Telegram или Skype.
-
Автоответчик поможет быть на связи
На время отпуска можно настроить автоответчик с контактами того, кто сможет заменить вас по срочным вопросам, и обозначением сроков, когда вы вернётесь и сможете ответить.
-
Отправляйте деловые письма в рабочее время, чтобы не беспокоить собеседника во время отдыха. -
Обязательно пишите приветствие и обращение по имени. К сожалению, далеко не все соблюдают это элементарное правило вежливого обращения. -
Не используйте смайлики, если у вас нет близкого контакта с собеседником. Это может быть воспринято как легкомысленное отношение к делу.
Еще несколько советов для эффективной работы с электронной почтой. Папка «входящие» должна быть пустая, когда все вопросы отработаны. Все что приходит к вам на электронный адрес для удобства работы должно быть отсортировано по разным папкам. Так как все что остаётся в этой папке означает, что эти письма все еще не отработаны.
Также в современных почтовых клиентах можно создавать пользовательские папки, куда необходимо раскладывать поступившую почту по темам или наименованию организации. Нежелательно использовать рабочую почту для личной переписки и наоборот.
Электронное деловое письмо объединяет достоинства различных средств общения, распространенных в сфере бизнеса: позволяет избежать так называемую «телефонную петлю» –
общение со всякого рода секретарями, помощниками, задействует мультимедийный канал связи, подразумевает меньшее социальное вмешательство.
ЗВОНКИ
Мы не преувеличим, если скажем, что сегодня для большинства людей разговор по телефону — это стресс. Все настолько срослись с текстовой коммуникацией, что звонить — всё равно что прийти без спроса в гости. Поэтому единственное, что нужно знать о звонках:
-
О звонках нужно предупреждать
Договоритесь о времени и теме заранее. За 10–15 минут уточните в мессенджере, всё ли в силе, чтобы точно всем было удобно говорить.
-
Соблюдать вежливость при разговоре. -
Быть кратким.
Поскольку продуктивность телефонного диалога обеспечивается пониманием целей слушания (зачем мы слушаем?), которые выполняют роль установки на восприятие, следует понимать следующие принципы:
а) слушаем, чтобы знать – познавательная функция (получение информации);
б) слушаем, чтобы делать – регулятивная функция (усвоение способов деятельности);
в) слушаем, чтобы отвечать – функция реагирования (в ситуации необходимости ответить на вопрос);
г) слушаем, чтобы получать эстетическое удовольствие – эстетическая функция (получение эстетического наслаждения).
ВКС (видеоконференцсвязь)
В период пандемии созвоны по Зум (Тимс) стали новой нормой. Даже сейчас многие предпочитают видеоконференции офлайн-встречам. Это удобно: не нужно тратить время на дорогу до офиса, наряжаться с иголочки и сохранять социальную дистанцию. Но появилось несколько стандартов, которых следует придерживаться:
-
Аватарка и имя — это важно
Начать подготовку к видеоконференции нужно с аватарки и имени. Лучше поставить деловое фото, по которому вас сразу же узнают коллеги, и указать полное имя — так собеседникам будет комфортнее общаться и понимать, кто именно в данный момент говорит.
-
Перед созвоном — проверить устойчивость интернет-соединения
Нет ничего неприятнее, чем половину времени пропадать, переспрашивать собеседника и повторять одно и то же самому. Нужно заранее проверить качество своего интернета и попросить собеседников убедиться в том, что их интернет потянет видеозвонок. Тогда вы сможете созвониться максимально продуктивно.
-
Включать ли камеру — подскажет большинство
Ориентироваться следует на собеседников: если все с камерами — включать свою, если нет — то необязательно. Не хотите включать камеру — спросите, комфортно ли будет собеседникам, если вы будете говорить с ними просто голосом. Если камеры нет — убедитесь, что у вас есть аватарка, потому что пустой экран выглядит тревожно.
-
Выключать микрофон, если не говорите
Картинка в большинстве программ для видеоконференций автоматически переключается на того, кто говорит. Чтобы она не маячила при каждом лишнем фоновом шуме, можно отключить микрофон во время молчания и попросить собеседников делать то же самое.
Поставьте в настройках автоматический вход без камеры и микрофона — так с вами не случатся всякие казусы, если вы подключитесь и забудете, что у вас камера и звук транслируются на всех.
Список использованной литературы:
-
Королев, Ю. А. Разумная работа с электронной почтой, как один из принципов эффективного рабочего процесса / Ю. А. Королев // Казанская наука. – 2011. – № 10. – С. 71-74. -
Ташков, П. А. Работа в Интернете : Энциклопедия / П. А. Ташков. – Санкт-Петербург : Питер, 2010. – 416 с. – ISBN 978-5-498-07462-7. -
Барминова, С. В. Интернет-дискурс: особенности адресации в электронном документообороте / С. В. Барминова // Риторические традиции и коммуникативные процессы в эпоху цифровизации : Материалы XXIII Международной научной конференции, Москва, 06–08 февраля 2020 года / Под общей редакцией Ч.Б. Далецкого, А.Ю. Платко. – Москва: Московский государственный лингвистический университет, 2020. – С. 889-898. -
Зиновьева, Т. И. Формирование у обучающихся поликультурной школы культуры устного дистантного общения на основе принципа ориентации на идеал / Т. И. Зиновьева, И. В. Губанищева, М. Г. Маликова // Современные проблемы науки и образования. – 2018. – № 3. – С. 110.
1 Барминова, С. В. Интернет-дискурс: особенности адресации в электронном документообороте / С. В. Барминова // Риторические традиции и коммуникативные процессы в эпоху цифровизации : Материалы XXIII Международной научной конференции, Москва, 06–08 февраля 2020 года / Под общей редакцией Ч.Б. Далецкого, А.Ю. Платко. – Москва: Московский государственный лингвистический университет, 2020. – С. 889-898.
2 Королев, Ю. А. Разумная работа с электронной почтой, как один из принципов эффективного рабочего процесса / Ю. А. Королев // Казанская наука. – 2011. – № 10. – С. 71-74.