Файл: Интеллектуальные технологии для автоматизации документооборота.pdf

16 11. Как обмениваться подписанными юридически значимыми документами с контрагентами, например, контрактами и договорными документами, а также первичными бухгалтерскими документами?
Литература для подготовки к практическому занятию:
а) основная:
1. Алферова, Е. В., Ловцов, Д. А., Государство и право в новой информационной реальности. Учебное пособие [Текст] / Е. В. Алферова, Д. А. Ловцов - ИНИОН
РАН, 2018. – 268 с.
2. Интеллектуальные технологии для автоматизации документооборота [Электронный ресурс]: учеб. пособие /
Н. Н. Секлетова, Е. Н. Куваева, А. С. Тучкова; ПГУТИ,
Каф. ИСТ. - Самара: ПГУТИ, 2020. - 149 с. - Загл. с титул. экрана.
-
Режим доступа: http://elib.psuti.ru/Sekletova_Tuchkova_Kuvaeva_intellektualn ye_tehnologii_dlya_avtomatizacii_elektronnogo_dokumentoob orota_2020.pdf, по паролю
3. Обзор систем электронного документооборота
[Электронный ресурс] / ELMA – Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru/journal/obzor-sistem-elektronnogo- dokumentooborota/, свободный.– Загл. с экрана
4.
Системы электронного документооборота
[Электронный ресурс] / CNews – Режим доступа: https://www.cnews.ru/articles/rynok_po_obzor_sistem_elektro nnogo, свободный. – Загл. с экрана б) дополнительная:
1. Чечиков, Ю. Б., Дзюбенко, А. Л., Лосева, В. В.
Системы электронного документооборота [Текст] / Ю. Б.

17
Чечиков, А. Л. Дзюбенко, В. В. Лосева – М.: КНОРУС,
2019. – 202 с.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением
Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
Вопросы для самостоятельного изучения по тематике
практических занятий
Практическое занятие 1
Автоматизация документационного обеспечения
управления (ДОУ). Организация службы ДОУ
1.
Расскажите о деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними?
2.
Дайте определение понятию «дело».
3.
Дайте развернутый ответ об официальном документе, не выходящим за пределы подготовившей его организации, созданный в организации для внутреннего использования?
4.
Расскажите о должностном лице (субъект делопроизводства), уполномоченном осуществлять контроль за исполнением поручений, как по срокам, так и по существу поручений.
5.
Поясните, как называются документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года?
6.
Расскажите о процедуре «предварительное рассмотрение документов».
7.
Дайте пояснение структурному подразделению организации, в состав которого входят

18 специалисты, обеспечивающие регистрацию, отправку и хранение дел, документов, а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в организации.
Практическое занятие 2
Требования к системе электронного документооборота
1. Поясните на примере, как определить целостность (электронного документа).
2. Дайте определение понятию «электронная подпись».
3. Расскажите о XML-документе.
4. Что вам известно о преимуществах электронных документов.
5. Увеличиться ли производительность труда персонала при использовании электронного документооборота?
6. Поясните, какие преимущества возникают при использовании SGML.
7. Назовите известные вам стандарты на архитектуру документов и форматы обмена, на язык разметки структуры, на передачу, доступ и манипуляции.
Практическое занятие 3
Классические подходы к реализации систем
искусственного интеллекта
1.
Расскажите о наиболее трудоемких операциях в процессах документооборота.
2.
Назовите классические подходы к реализации систем искусственного интеллекта.

19 3.
Что вам известно о компании разработавшей платформу Compreno?
4.
Расскажите о технологии «антиплагиат».
5.
Поясните возможности технологии семантического разбора текста и выделения отдельных смысловых сущностей.
6.
Расскажите о вариантах применения технологий искусственного интеллекта в области документооборота.
7.
Назовите основные возможности искусственного интеллекта в области процессного управления.
Практическое занятие 4
Документ и документооборот
Жизненный цикл документа
1.
Опишите функции автоматизированной системы документационного обеспечения управления.
2.
Расскажите о процедуре возникновения электронного документа в системе электронного документооборота.
3.
Поясните, что значит входящий документ в системе электронного документооборота.
4.
Для чего предназначена электронная цифровая подпись.
5.
Каким требованиям должен отвечать исходящий документ.
6.
Поясните какой жизненный цикл у внутреннего документа.

20 7.
Что значит «криптографическая основа»?
Приведите примеры. Дайте определение известным терминам по тематике вопроса.
Практическое занятие 5
Интеллектуальный анализ выполнения бизнес-
процессов в системе электронного документооборота
1.
Назовите основные процессы, которые затрагивает система управления документооборотом.
2.
Приведите схему исполнения входящего документа.
3.
Назовите основные атрибуты канцелярского документа.
4.
Что является основным результатом работы с электронным документом.
5.
Приведите примеры типичных отчетов.
6
Что вам о ней известно о Workflow.
7.
Расскажите об инструкциях к ведению электронного документооборота.
Практическое занятие 6
Правовое регулирование и стандарты в области систем
электронного документооборота
1. Перечислите правовые проблемы, связанные с переходом к электронному документообороту в
Российской Федерации.
2. Расскажите об основных стандартах электронного документооборота.

21 3. Какие нотариальные документы правового регулирования электронного документооборота вам известны.
4. Перечислите основные нормативно правовые акты с точки зрения правового регулирования электронного документооборота.
5. Что такое архивное дело?
6. Назовите вопросы сохранения и защиты официальных текстов нормативных актов, которые представляются в электронном виде и электронных ценных бумаг (акций, облигаций и других).
Варианты для самостоятельной подготовки
контрольной работы студентам заочной формы
обучения
Целями контрольной работы являются:
 закрепление и углубление основных положений теоретического курса;
 развитие у студентов способности управлять аналитическими работами и осуществлять управление проектами в области ИТ малого и среднего уровня сложности с применением инструментов управления проблемами.
Темы контрольных работ:
1. Подготовьте развернутое информационное письмо о типах документов: бумажный документ, образ документа, электронный документ, структурированные документы.

22 2. Подготовьте развернутую аналитическую справку по вопросам специфики документа в СЭД, сложных документах, документах в делопроизводстве.
3. Опишите в аналитической справке полную процедуру рождение документа в СЭД, его становление, публикацию и архивирование.
4. Подготовьте аналитический отчет о поддержке жизненного цикла документов в различных СЭД, о хранилище атрибутов документов и хранилище самих документов.
5. Подготовьте документы и необходимые приказы по организации о концепции безбумажной технологии управления с приложением данной концепции.
Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
6. Подготовьте развернутую памятку, опишите хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.
7. Подготовьте методические рекомендации по управлению документами в хранилище, поиску документов, архивированию.
8.
Подготовьте полный обзор рынка и классификация платформ, представленных на рынке, составьте его маршрутизацию в офисе и контроль ознакомления.
9. Подготовьте развернутую аналитическую справку по видам отчетов с инструкцией по их заполнению.
Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.

23 10.
В рекомендательном письме опишите возможные методы сортировки документов в СЭД и факторы, влияющие на выбор базовой платформы.
11. Опишите функции СЭД и типовые требования к
СЭД в развернутой аналитической справке руководителю организации. Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
12.
В докладной записке полномасштабно разъясните преимущества внедрения системы электронного документооборота преимущества внедрения системы электронного документооборота, недостатки и затраты.
13. В развернутом аналитическом отчете приведите аргументированные причины автоматизации и выбор системы автоматизации.
Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
14. В пояснительной записке предложите все варианты решения задач автоматизации документооборота.
Опишите проблема единства информационной системы и интеграции СЭД в инфраструктуру корпоративной ИС.
15. Подготовьте развернутое информационное письмо с описанием: ECM-системы, BPM – системы и известных вам отечественных
СЭД.
Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
16. В реферативной форме опишите все, что известно о СЭД Lotus Notes. Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
17. Проанализируйте все типы приложений, внедряемых в рамках корпоративной СЭД, архивы электронных документов, автоматизацию процессов

24 классического российского документооборота и опишите в документе свободной формы.
18. Подготовьте развернутый аналитический отчет об автоматизации процессов согласования документов, управления бумажным архивом, процессов общеадминистративного документооборота.
19. Подготовьте развернутый аналитический отчет об автоматизации специфических отраслевых задач; автоматизация процессного управления; автоматизация документооборота в управлении проектами; автоматизация технического документооборота.
20. Подготовьте запрос в стороннюю организацию и пояснительную записку руководителю вашего учреждения о СЭД Lotus Domino & Notes с критикой и описанием конкурирующих разработок. Используйте материалы зарубежных и отечественных источников.
21.
Подготовьте аналитический отчет об организации о концепции безбумажной технологии управления с приложением данной концепции. С выводами и предложениями.
22.
Используйте материалы зарубежных и отечественных источников информации подготовьте развернутое рекомендательное письмо о преимущества внедрения системы электронного документооборота.
23. Опишите преимущества и недостатки ряда СЭД в развернутой аналитической справке руководителю организации. Поясните необходимость приобретения для организации той или иной СЭД.
24. Подготовьте тезисы доклада о развитии у студентов способности управлять аналитическими работами и осуществлять управление ИТ-проектами.

25
Образец оформления контрольной работы
МИНИСТЕРСТВО ЦИФРОВОГО РАЗВИТИЯ,
СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ПОВОЛЖСКИЙ ГОСДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ»
Кафедра информационных систем и технологий
Контрольная работа
Вариант №1 по дисциплине «Интеллектуальные технологии для автоматизации документооборота»
Тема:Развернутое информационное письмо о типах документов: бумажный документ, образ документа, электронный документ, структурированные документы.
Выполнил: студент __ курса группы ИСТ-____
Фамилия инициалы
Проверил:
Самара
202_

26
Вариант контрольной работы выбирается по последней цифре студенческого билета.
Контрольная работа должна быть оформлена на листах бумаги А4 (210 297 мм). Текст работы печатается через полтора интервала шрифтом Times New Roman кеглем в 12 пунктов. Размеры полей: левое – 25 мм, правое
– 15 мм, верхнее – 20 мм, нижнее –20 мм., абзацный отступ
- 1,25 см. Текст работы должен быть выровнен по ширине.
Не более 15 листов.
Расстояние между заголовками структурных элементов, разделов контрольной работы и последующим текстом, а также между предыдущим текстом и заголовками подразделов, пунктов и подпунктов должно составлять одну строку. Расстояние между заголовками подразделов, пунктов и подпунктов и последующим текстом устанавливается в один интервал. Если между заголовками отсутствует текст, то расстояние между ними устанавливается также в один интервал.
Наименования структурных элементов контрольной работы
«Цель»,
«Задачи»,
«Учебно-материальное обеспечение», «Методика выполнения», «Теоретические сведения», «Вопросы для самоконтроля», «Тесты для самоконтроля», «Заключение», «Список использованных источников информации», «Приложения» печатаются строчными буквами (кроме первой прописной) шрифтом
Times New Roman кеглем в 14 пунктов. Заголовки подразделов, пунктов и подпунктов печатаются строчными буквами (кроме первой прописной), шрифтом Times New
Roman кеглем в 12 пунктов.
Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух или более предложений, их разделяют точкой. Для заголовков

27 структурных элементов лабораторной работы, разделов, подразделов и пунктов используется полужирный шрифт или курсив. Все заголовки располагаются с выравниванием по центру.
При подготовке теоретической информации по тематике контрольной работы студентам необходимо использовать шаблоны/макеты. Допустимо использование разрешенной документации действующих фирм, организаций, учреждений с пометкой
«образец».
Использование шаблонов постановлений органов государственной и/или муниципальной власти размещенных в сети Интернет с пометкой «шаблон».
Необходимо давать ссылки на используемые источники, сведения и материалы. Ссылки в тексте на источники должны осуществляться путем приведения номера по списку использованных источников. Ссылка заключается в квадратные скобки. Например: [6], а при уточнении страницы источника – 14, с. 26 (здесь 14 – номер источника в списке, 26 – номер страницы.
Источники следует располагать одним из следующих способов: в порядке появления ссылок в тексте работы; в алфавитном порядке фамилий первых авторов или заглавий; в другом порядке, систематизирующем источники по содержанию. В последнем случае в начале списка приводятся законодательные и нормативные документы, которые располагаются по значимости, а внутри каждой выделенной группы документов – в хронологическом порядке.
Приложения оформляются на последних страницах и располагаются в порядке появления ссылок в тексте.
Каждое приложение следует начинать с новой страницы с

28 указанием наверху по середине страницы слова
«Приложение». Если в работе более одного приложения, их нумеруют последовательно, например: Приложение 1,
Приложение 2 и т.д.
При оформлении контрольной работы обязательно:
Изложить методики выполнения контрольной работы: а) овладение техникой поиска информации в источниках отечественных и зарубежных изданий: б) формирование умений решать поставленные задачи: в) экспериментальное подтверждение изученных теоретических положений (приложение скринов):
Изложить теоретические сведения: а) основные понятия и определения; б) обобщение и систематизация полученных результатов
(информация, таблицы, графики, схемы и т.п.); в) анализ информации; г) вывод; д) приложение: презентация контрольной работы.
Подготовить и изложить вопросы для самоконтроля (не менее 5 вопросов по теме контрольной работы):
Подготовить и изложить тесты для самоконтроля (не менее
5 тестов по теме контрольной работы):
Изложить заключение:
Изложить список используемых источников информации
(заполняется в соответствии с ГОСТ 7.82-2001):