Файл: Производственной практики (нужное подчеркнуть) Профессиональный модуль.docx
Добавлен: 12.04.2024
Просмотров: 114
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Отдел нормативного хранения и учета документов:
(обеспечивает оказание государственной услуги по обеспечению сохранности и учету архивных документов.)
Сектор по работе с источниками комплектования
(специализированное образовательное подразделение):
(сектор исполняет функции специализированного образовательного подразделения
обеспечивает оказание государственной услуги по комплектованию архивными документами.
Лаборатория обеспечения сохранности архивных документов:
Сектор информационных технологий:
Отдел исполнения запросов:
(обеспечивает оказание государственной услуги по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок и т.д).
Научно-исследовательский отдел (обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий),
Научно-исследовательский отдел
обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов.
Сектор организационно-документационного обеспечения:
(реализация организационного и документационного обеспечения деятельности архива), Подчиняются сектору главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ);
Административно-хозяйственный отдел: (организует процессы планирования, формирования и списания (изъятия, отчуждения) имущества архива));
Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 15.00.
Количество фондов архива составляет 2 356, количество единиц хранения архива 1 275 878.
Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.
Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.
Архив содержит:
514 фондов досоветского периода (119 829 единиц хранения);
1 842 фонда советского периода (951 077 единиц хранения);
личные фонды (61 187 единиц хранения);
фотографии (50 431 единиц хранения);
аудиодокументы (1 104 единиц хранения);
видеодокументы (460 единиц хранения);
электронные документы (1 424 единиц хранения);
научно-справочная библиотека (8 719 единиц хранения);
фонд печатных изданий (63 862 единиц хранения), в том числе книги и брошюры (38 918 единиц хранения), журналы (12 095 единиц хранения), газеты (4 130 единицы хранения), другие виды (8 719 единиц хранения).
Изучив сайт архива я ознакомилась со списком источником комплектования которые составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Архив ведёт список организаций – источников комплектования по установленной форме. На 01.07.2021 г список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций. Дата утверждения списка 01.07.2021г.
На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.
Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительных случаях - по сдаточным описям. Прием дел производится отдельно друг от друга; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи необходимо ставить отметки о приеме документов в архив. Документы оформляется актом о приеме-передаче документов на хранение, составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации, источнике комплектования или фондообразователь. В архив с документами передаются три экземпляра описи. В списке комплектования представлены организации администраций города, районов посёлков; муниципальных учреждений культуры, Департамент общественной безопасности администрации города, общеобразовательное учреждение. Представительные органы муниципальных образований, Контрольные органы муниципальных образований, Муниципальные учреждения (управления), Финансирование. Кредитование. Налогообложение, Экономика. Имущество. Региональное развитие. Статистика. Стандартизация [и метрология], Организации и предприятия, Природные ресурсы. Сельское, лесное, водное, рыбное хозяйство. Землеустройство и землепользование. Охрана окружающей среды и природопользование, Строительство, архитектура, градостроительство. Жилищно-коммунальное хозяйство, Транспорт. Дорожное хозяйство, Высшее, общее среднее и специальное образование, Культура. Искусство. Архивное дело, Социальная защита. Страхование, Избирательные комиссии, Национальная политика .
Для того чтобы правильно следовать перечню работ при упорядочении документов необходимо обратиться к статье 3 Федерального закона от 2 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» где содержится определение следующих понятий: экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
описание документов это:
процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и разностороннего использования; Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу (приложение 3)..
На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.
На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.
На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
«Информационная деятельность» архива, а также «использование архивных документов», понятие «учетный документ», «архивный справочник» представлены в разделах ГОСТ.
Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:
Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 №125)
3. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386)
4. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3)
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
6. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61)
7. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75)
8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
9. Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
основные характеристики режимом хранения документов
ВЫВОДЫ
Проведя собственный анализ информации на этапе изученных материалов профессиональных дисциплин я пришла к выводу что Архивоведение, как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, она тесно взаимодействует и естественными, гуманитарными науками и научными дисциплинами. Круг научных дисциплин, с которыми связано архивоведение, обширен, так как организация документов, их хранение, создание
научно-справочного аппарата и их использование требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в результате которых они возникли.
Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов отражён в написание отчета.По (индивидуальному) заданию мне предстояло дать характеристику государственному архиву Пермского края.
Работа архива в ГКБУ «ГАПК» происходит на основании Положения об архиве и в соответствии с Уставом организации.
Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утервждается.
Главной задачей практики является получение первичных навыков архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также организация всестороннего использования документальной информации.
На базе практических заданий возникает первый опыт в такой деятельности как шифровать архивные дела, искать необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с управленческо-организационной структуры Государственного Пермского Краевого архива, организацией работы архивного учреждения, ее принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; способы и условия хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процесс создания системы информации о содержании документов; организация всестороннего использования документальной информации. Изучая классификацию документов я пришла к выводу, что при оценивании документов необходим определённый анализ, который заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя их функций организаций.. Т.к функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также неравнозначны в области информации. Исходя из этого при изучении документов, при их оценке возможно спрогнозировать войдут ли они в состава Архивного фонда страны. Подводя итоги своей работы во время практики нужно отметить,что многие термины и определения стали восприниматься намного понятнее. Такие понятия как «АФ РФ» ,«фондирование документов», «справочно-информационные системы» при более углубленном исследовании учреждения становятся яснее.. Конечно информации в такой науке, как архивоведение очень много и необходимо время для ее более точного и детального усвоения, усвоения всех терминов, умение ориентироваться в перечне нормативно-правовых документов. Более детально рассмотрела список источников комплектования архива, научилась анализировать по критериям количества, даты утверждения, переченя отраслей представленных в списке источников коиплектования.Научилась работать с информацией по сайту архива. Аналогично зашла на сайт нашего Краевого (Калининградской области) Архива, отыскав всю необходимую информацию о структуре организации,его источников комплектовпния ,размер фондов и т.д. Появилось желание посетить Архив и пообщаться с сотрудниками на тему внутреннего устройства организации, его функций и его работы.
(обеспечивает оказание государственной услуги по обеспечению сохранности и учету архивных документов.)
Сектор по работе с источниками комплектования
(специализированное образовательное подразделение):
(сектор исполняет функции специализированного образовательного подразделения
обеспечивает оказание государственной услуги по комплектованию архивными документами.
Лаборатория обеспечения сохранности архивных документов:
Сектор информационных технологий:
Отдел исполнения запросов:
(обеспечивает оказание государственной услуги по предоставлению архивных справок, архивных копий, архивных выписок и т.д).
Научно-исследовательский отдел (обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий),
Научно-исследовательский отдел
обеспечивает оказание государственной услуги по реализации информационных мероприятий, публикаторских и выставочных проектов на основе архивных документов.
Сектор организационно-документационного обеспечения:
(реализация организационного и документационного обеспечения деятельности архива), Подчиняются сектору главные ведущие специалисты в составе пяти человек, в соответствии с числом хранилищ);
Административно-хозяйственный отдел: (организует процессы планирования, формирования и списания (изъятия, отчуждения) имущества архива));
Работает архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00, приемные же дни понедельник, вторник с 14.00 до 18.00 и четверг с 9.00 до 15.00.
Количество фондов архива составляет 2 356, количество единиц хранения архива 1 275 878.
Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.
Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.
Архив содержит:
514 фондов досоветского периода (119 829 единиц хранения);
1 842 фонда советского периода (951 077 единиц хранения);
личные фонды (61 187 единиц хранения);
фотографии (50 431 единиц хранения);
аудиодокументы (1 104 единиц хранения);
видеодокументы (460 единиц хранения);
электронные документы (1 424 единиц хранения);
научно-справочная библиотека (8 719 единиц хранения);
фонд печатных изданий (63 862 единиц хранения), в том числе книги и брошюры (38 918 единиц хранения), журналы (12 095 единиц хранения), газеты (4 130 единицы хранения), другие виды (8 719 единиц хранения).
Изучив сайт архива я ознакомилась со списком источником комплектования которые составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Архив ведёт список организаций – источников комплектования по установленной форме. На 01.07.2021 г список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций. Дата утверждения списка 01.07.2021г.
На 01.07.2021 года в список источников комплектования включено 49 учреждений и организаций.
Документы принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительных случаях - по сдаточным описям. Прием дел производится отдельно друг от друга; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи необходимо ставить отметки о приеме документов в архив. Документы оформляется актом о приеме-передаче документов на хранение, составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации, источнике комплектования или фондообразователь. В архив с документами передаются три экземпляра описи. В списке комплектования представлены организации администраций города, районов посёлков; муниципальных учреждений культуры, Департамент общественной безопасности администрации города, общеобразовательное учреждение. Представительные органы муниципальных образований, Контрольные органы муниципальных образований, Муниципальные учреждения (управления), Финансирование. Кредитование. Налогообложение, Экономика. Имущество. Региональное развитие. Статистика. Стандартизация [и метрология], Организации и предприятия, Природные ресурсы. Сельское, лесное, водное, рыбное хозяйство. Землеустройство и землепользование. Охрана окружающей среды и природопользование, Строительство, архитектура, градостроительство. Жилищно-коммунальное хозяйство, Транспорт. Дорожное хозяйство, Высшее, общее среднее и специальное образование, Культура. Искусство. Архивное дело, Социальная защита. Страхование, Избирательные комиссии, Национальная политика .
Для того чтобы правильно следовать перечню работ при упорядочении документов необходимо обратиться к статье 3 Федерального закона от 2 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» где содержится определение следующих понятий: экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
описание документов это:
процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и разностороннего использования; Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Можно выделить несколько видов описей дел: опись дел структурного подразделения (сдаточная опись); опись дел постоянного хранения; опись дел долговременного хранения; опись дел по личному составу (приложение 3)..
На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.
На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.
На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
«Информационная деятельность» архива, а также «использование архивных документов», понятие «учетный документ», «архивный справочник» представлены в разделах ГОСТ.
Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:
Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 №125)
3. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386)
4. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3)
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
6. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61)
7. Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75)
8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
9. Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
основные характеристики режимом хранения документов
ВЫВОДЫ
Проведя собственный анализ информации на этапе изученных материалов профессиональных дисциплин я пришла к выводу что Архивоведение, как комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Решая свои задачи, она тесно взаимодействует и естественными, гуманитарными науками и научными дисциплинами. Круг научных дисциплин, с которыми связано архивоведение, обширен, так как организация документов, их хранение, создание
научно-справочного аппарата и их использование требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в результате которых они возникли.
Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов отражён в написание отчета.По (индивидуальному) заданию мне предстояло дать характеристику государственному архиву Пермского края.
Работа архива в ГКБУ «ГАПК» происходит на основании Положения об архиве и в соответствии с Уставом организации.
Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утервждается.
Главной задачей практики является получение первичных навыков архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также организация всестороннего использования документальной информации.
На базе практических заданий возникает первый опыт в такой деятельности как шифровать архивные дела, искать необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации. В ходе архивной практики я ознакомилась с управленческо-организационной структуры Государственного Пермского Краевого архива, организацией работы архивного учреждения, ее принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению; способы и условия хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процесс создания системы информации о содержании документов; организация всестороннего использования документальной информации. Изучая классификацию документов я пришла к выводу, что при оценивании документов необходим определённый анализ, который заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя их функций организаций.. Т.к функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для их реализации, также неравнозначны в области информации. Исходя из этого при изучении документов, при их оценке возможно спрогнозировать войдут ли они в состава Архивного фонда страны. Подводя итоги своей работы во время практики нужно отметить,что многие термины и определения стали восприниматься намного понятнее. Такие понятия как «АФ РФ» ,«фондирование документов», «справочно-информационные системы» при более углубленном исследовании учреждения становятся яснее.. Конечно информации в такой науке, как архивоведение очень много и необходимо время для ее более точного и детального усвоения, усвоения всех терминов, умение ориентироваться в перечне нормативно-правовых документов. Более детально рассмотрела список источников комплектования архива, научилась анализировать по критериям количества, даты утверждения, переченя отраслей представленных в списке источников коиплектования.Научилась работать с информацией по сайту архива. Аналогично зашла на сайт нашего Краевого (Калининградской области) Архива, отыскав всю необходимую информацию о структуре организации,его источников комплектовпния ,размер фондов и т.д. Появилось желание посетить Архив и пообщаться с сотрудниками на тему внутреннего устройства организации, его функций и его работы.