В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Горлов!

Уважаемая госпожа Колосова!

Уважаемый Николай Иванович!

Уважаемая Ирина Петровна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...
5. Каковы правила оформления реквизита «подпись» (с примерами)?

Ответ: Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример


               

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример


          

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

---

Пример


          

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример


          

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

    Пример


В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример


          

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример



или:

---

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Задание 2. Дайте ответы на следующие вопросы:

1. Кто такой исполнитель документа, какие сведения указываются в отметке об исполнителе и почему?

Ответ: "Исполнитель" - структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа.

Исполнителем называется и тот, кто готовил проект документа, и тот, кто его будет исполнять.
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнёром ответных действий .  

Как правило, такая отметка проставляется на служебных письмах, направляемых в другие организации. На внутренних документах (например, на приказах) отметка об исполнителе требуется только в крупных организациях, где проекты документов подготавливают многие специалисты.      Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа и номер его служебного телефона, При оформлении отметки об исполнителе не следует печатать лишних слов и выражений. Можно указать в отметке не инициалы исполнителя, а его имя и отчество для удобства последующего обращения к должностному лицу. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о работнике, изготовившем документ с использованием технических средств: компьютера, пишущей машинки (о секретаре, машинистке, операторе ПЭВМ). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа.  

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

---

2. Какие сведения содержатся в отметке об исполнении документа и направлении его в дело?

Ответ: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включаются краткие сведения об исполнении.

Например:
Исполнено исх. от 12.12.2021 N Д02-1998 В дело N Д06-21 31.06.2020
Наименование должности руководителя структурного подразделения	Личная подпись	И.О. Фамилия
или
Документ согласован в рабочем порядке с главой УФСИН России по Владимирской области И.О. Фамилия (тел. 557-89-01) В дело N Д02-34 02.12.2021
Начальник отдела......	Личная подпись	И.О. Фамилия

---

Смотрите также файлы

• Пн малімі Сыныптар.docx

• Python тілінде алгоритмдерді программалау Педагогты атыжні.docx

• Сабаты таырыбы 3D редакторы. Мектеп 24.doc

• красноярский государствнный агарарный университет.docx

• Профессии,которые нас кормят..docx