Самостоятельная работа по теме 2.1

Цель занятия:закрепление знаний о понятии «документооборот» и его совершенствовании в организации, формирование умения применять их. 

Задание 1.Составьте схему «Этапы обработки и движения документов».



Задание 2. Напишите эссе объемом не более 2 страниц «Основные требования к рациональной организации документооборота».

Понятие "ДОКУМЕНТООБОРОТ" и "делопроизводство" часто считают синонимами. Впрочем, хотя они и связаны друг с другом, однако не тождественны.

Делопроизводство охватывает процесс с момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив учреждения.

Между тем документооборот - это движение служебных документов в организации от момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Итак, можно сделать вывод, что понятие "документооборот" уже понятие "делопроизводство". Вместе с тем документооборот является основной составляющей делопроизводства.

Документооборот и управленческая деятельность

Документооборот и организация управленческого процесса тесно связаны между собой и взаимозависимы. От четкости и оперативности движения, обработки документов и их передачи на исполнение зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения. Недостаточно продуманный документооборот вызывает в учреждении промедление с выполнением: на передачи документов из одной инстанции в другую тратится в несколько раз больше времени, чем на работу с ними. Неупорядоченность документооборота снижает эффективность труда управленческого аппарата.

Существующая в учреждении система управления в значительной степени предопределяет организацию документооборота. Например, если руководитель учреждения требует, чтобы все полученные документы сначала передавались ему на рассмотрение, и только он назначает исполнителя, путь прохождения документов в учреждении будет многоступенчатым - сверху вниз. При условии четкого распределения функциональных обязанностей между руководителем, его заместителями, структурными подразделениями и сотрудниками значительная часть документов сразу поступает до заместителей руководителя до структурных подразделений и непосредственных исполнителей, то есть путь документов значительно короче. Так же от общепринятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам аппарата зависит движение документов во время их согласования и подписания.

---

Таким образом, документооборот непосредственно связан с организацией управленческого процесса в учреждении, в то же время он отражает присущую ей систему управления.

Рационализация документооборота учреждения способствует повышению эффективности работы управленческого аппарата, вместе с тем формы и методы организации управленческой деятельности обусловливают четкость и оперативность документооборота.

Оптимизации документооборота можно достичь путем сокращения количества инстанций, через которые проходят документы, уменьшение количества и ускорения операций по обработке документов, сокращение объема документооборота за счет применения бездокументарных связей (телефон, факс, электронная почта, личные переговоры).

Усовершенствованию документооборота способствуют также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, сокращению внутренней переписки, оперативное управление, а также автоматизация делопроизводства.

Так, при автоматизации документооборота производительность труда возрастает на 25-50 %, на 75 % меньше времени тратится на обработку одного документа.

Требования по рациональной организации документооборота

Теоретические разработки и многолетняя практика способствовали выработке определенных правил по организации документооборота. Главное требование - прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и осуществляться с минимальными затратами времени и труда.

Рациональная организация документооборота предусматривает:

- прямоточное движение документов (документы должны проходить кратчайшим путем, без повторных перемещений);

- сокращение инстанций, к которым должны попадать документы (например, во время согласования);

- однократность операций по обработке документов, избежание параллелизма и дублирования в работе с ними (это достигается централизацией, сосредоточением однотипных операций в одном месте);

- рациональное расположение в учреждении структурных подразделений и рабочих мест.

Выполнение указанных требований возможно лишь при условии тщательно продуманной технологии обработки документов, последовательности выполняемых операций.

Должны быть разработаны схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.

---

В учреждениях, имеющих в своем составе структурные подразделения, документооборот обычно организуют по одной схеме, в небольших учреждениях она будет другой. Движение документов обозначается с помощью линий.

Составление маршрутных схем на отдельные потоки (группы документов) помогает выяснить такие вопросы:

- через структурные подразделения (каких исполнителей) проходят определенные группы документов;

- в какой последовательности движется документ;

- сколько раз документ попадает в тот самый структурное подразделение (до того же исполнителя);

- операции осуществляются в каждом структурном подразделении (каждым исполнителем).

Комплекс операций, выполняемых с документами, можно представить также в виде оперограммы.

Оперограмма - организационный документ, регламентирующий процесс обработки входящих или исходящих документов, составленный с помощью таблицы, строки которой отведено для обозначения операций по учету, регистрации, согласования и т.п., а колонки (графы) - для указания ответственных исполнителей. Графический способ дает возможность установить логические связи между различными этапами работы с определенными видами документов в учреждении, проследить последовательность такой работы и ее содержание.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание
Задание 3. Составьте перечень типичных ошибок при организации документооборота.

1. 
   Отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности.
   
2. 
   Наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления.
   
3. 
   Неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.).
   
4. 
   Несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции.
   
5. 
   Отсутствие правил передачи документов, их доставки, курьерской связи.
   

---

---

Смотрите также файлы

• Игра Разложи шарики в корзинки.docx

• Дипломалды (ндірістік) практиканы жмыс жоспаркестесі 7М01517 Биология мамандыы бойынша 2 курс магистарнты.doc

• Клтегін жыры.docx

• Спектры спектральный анализ. Спектральные аппараты Источники излучений Виды спектров.pptx

• Источники налогового права Ахмадуллина Индира пс212.pptx