- функция фиксации, т.е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления;

- коммуникативная, т.е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;

- кумулятивная, т.е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений;

- культурная, т.е. документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лить некоторые группы документов.

Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, – функция организации системы и процессов управления, находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты.

Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах.

Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условие принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений.

Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе

---

, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства).

Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации.

Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12–14%.

Знание функций документа позволяет:

- определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

- произвести научную классификацию и типологизацию документа;

- оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т.п.;

- сформировать понятийный аппарат делопроизводства.

2.Планирование схемы организации работы с документами

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получе-ния документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: внутренние документы, поступающие (входящие) документы и отправляемые (исходящие) документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).



Рис. 1 Схема организации работы с документами фирмы


К таким операциям можно отнести: согласование документа; регистрацию; исполнение; контроль исполнения; формирование дел; подготовку и передачу дел в архив.
Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.

---

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.
Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего для входящих документов.

Мноногие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.
Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие документы и в некоторых случаях — исходящие.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции.
Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на пред-
приятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

СЧЕТ-ПРОФОРМА/PROFORMA INVOICE№1

Номер счета (если необходимо )/Invoice number(if applicable)

ОТ КОГО /SENT BY
Компания/Company Name:_ООО"Веза"_______________________________________________________________________ ФИО/Отдел/Name/Department:_Ноненмахер_Сергей_Сергеевич_отдел_Логистики__________________________________________________________________ Адрес/Address:_ул.Садовая_5________________________________________________________________________________ Город/Индекс City/Postal Code:_г.Москва_123321_____________________________________________________________________ Страна/Country:_Россия____________________________________________________________________ттел.+7 496 626-99-30 факс 84252523465____________ Тел./Факс/Tel./Fax No.:
КОМУ/SENT TO			НАКЛАДНАЯ №/AIRWAYBILL No.
Компания/Company Name:_ООО"Веста"_______________________________ ФИО /Отдел/Name/Department:_Фесун_Алена_Александровна_отдел Логистики________________________ Адрес/Address:_ул.Свирская_8________________________________________ Город/Индекс City/Postal Code:_г.Москва_525654__________________________ Страна/Country:_Россия______________________________+7 495 858-99-28 __________ Тел./Phone No.:			________________________________________ Кол-во мест/Number of pieces:_4_____________ Вес Брутто/Total Gross Weight:_150_кг.__________ Вес Нетто/Total Net Weight:_148_кг.______________ Carrier:_Петр________________________
Полное описание товара Full description of goods	Код ТНВЭД Customs Commodity Code	Страна производства Country of origin	Кол-во Quantity	Цена за ед., валюта Unit Value, Currency	Общая стоимость, валюта Subtotal value, Currency
1.Кондиционер «ВЕРОСА» 2.Противодымная вентиляция «Вран-ПД» 3.Клапан противопожарный «АГП» 4.Отопительные агрегаты АВО	28565 25885 45623 45632	Россия Россия Россия Россия	5 10 10 5	5.200 руб. 25.000 руб. 10.000 руб. 25.000 руб.	26.000 руб. 250.000 руб. 100.000 руб. 125.000 руб.
Общая стоимость, валюта/Total value, currency 501.000 руб.

---

---

Смотрите также файлы

• Пояснительная записка Открытый тематический зачет соответствуют требованиям к уровню усвоения программы по математике. Билеты ориентированы на проверку уровня усвоения материала по определенной теме по первой главе математики 5 класс.docx

• 46.docx

• Протокол от 20 г. Рабочая тетрадь практических занятий.doc

• Тематическое планирование по Истории Казахстана 11 класс 68 часов Тема урока Колво часов дата Тип урока повторение Оборудование, дополнительный материал.doc

• Задачи для самостоятельного решения.pdf