Файл: Методы организации документального оформления поступления и расхода материальных запасов.docx
Добавлен: 26.04.2024
Просмотров: 30
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приёмки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учёту и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.
В случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером организации первичные учётные документы могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несёт всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учёт и отчётность.
На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.
На третьем, заключительном этапе, проводится:
1) группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчётный период;
2) арифметическая проверка – она заключается в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;
3) таксировка – заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путём умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;
4) котировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществлённой на основании данного документа.
Документы, прошедшие проверку и принятые к учёту, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учётный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролёра, ответственного за обработку документа.
Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.
Некоторые формы первичной учётной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.
Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчётах, неправильно переносят данные из первичных документов в учётные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьёзные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки.
Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учёте, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учёте, должен её исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.
Исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново. В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачёркивается, а над ним указывается верный. Зачёркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.
Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путём составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учёта. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того
, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчётности за год, к которому относится ошибка.
Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчётность после её утверждения в установленном порядке не вносятся и уточнённые формы бухгалтерской отчётности не составляются. Исправления делаются путём внесения корректировочных записей в бухучет.
Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учёт:
- Способ дополнительной записи (проводки). Он применяется, если при отражении в учёте использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.
- Метод «красного сторно». Его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем: ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму. В первичном учётном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учёта. Не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы, в частности в приходные и расходные кассовые ордера , а также в платёжные Если в таких документах допущена ошибка, необходимо оформить новый документ. Исправление в первичном учётном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Если на дату внесения исправлений в первичный учётный документ работник, который его подписал, уже уволился, подписать исправление может руководитель организации или иной работник, уполномоченный доверенностью. В том случае, когда первичный учётный
документ, содержащий ошибку, составлен в нескольких экземплярах, внести исправления необходимо во все экземпляры. На основании исправленных первичных учётных документов нужно внести изменения в бухгалтерский учёт. Традиционный способ внесения исправления - это внесение исправлений в изначальный первичный учётный документ, содержащий ошибки. При таком способе необходимо совершить следующие действия на такомдокументе: -зачёркивается неправильный текст или суммы. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное; - надписывается над зачёркнутым исправленный текст или суммы; - исправление ошибки оговаривается надписью "исправлено", подтверждается подписью лиц, подписавших документ; -проставляется дата исправления.
1.3 Правила и сроки хранения бухгалтерских документов
Организации и предприниматели обязаны хранить первичные учётные документы. Для каждой категории бумаг установлены свои сроки хранения. Лейтмотивом комментируемого письма Минфина России от 19.01.2018 N 03-03-06/1/2598 стал срок хранения первичных документов, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества, в целях налогообложения прибыли организаций. По мнению финансистов, такие документы налогоплательщики обязаны хранить в течение срока полезного использования амортизируемого имущества, увеличенного на четыре года. Соответствует ли это мнение налоговому законодательству? Автор считает, что нет. В общем случае максимальный срок хранения первичных документов по НК РФ - четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Есть исключения. Например, если налогоплательщик переносит на будущее убытки по правилам статьи 283 НК РФ, то он обязан хранить документы, подтверждающие объем понесённого убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ). В этом специфическом случае
время хранения рассчитывается исходя из срока переноса убытка плюс четыре года. Почему четыре года? Минфин считает, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (письмо от 23.03.2016 N 03-02-08/16273).
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утверждены новый Перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Он включает в себя 657 наименований. Документ вступил в силу 18 февраля. До этой даты действовал ныне утративший силу Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который содержал 1 003 наименования. Четыре года назад Президент РФ своим Указом от 22.06.2016 N 293 возложил на Росархив полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов. Но не будем сильно углубляться в предысторию и перейдём к сути - к самым значимым для бухгалтеров и кадровиков изменениям. Помимо прочего, Приказом изменён срок хранения расчётно-платёжных и платёжных ведомостей. Ранее срок хранения этих документов при наличии лицевых счетов составлял пять лет, при отсутствии лицевых счетов - 75 лет. По новым правилам расчетно-платежные и платёжные ведомости при наличии лицевых счетов нужно будет хранить шесть лет, а в случае отсутствия лицевых счетов - 50/75 лет. Срок хранения "50/75 лет" означает следующее: - документы, созданные до 1 января 2003 года, нужно хранить 75 лет; - документы, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Компании и ИП, применяющие УСН, должны будут хранить КУДиР на протяжении пяти лет, а не постоянно. Срок хранения счетов-фактур увеличится с четырёх до пяти лет. Реестры сведений о доходах физических лиц можно будет хранить всего пять лет вместо 75 лет (п. 313 Перечня). Но при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты документы по НДФЛ (расчёты, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учёта) придётся хранить 50/75 лет.
Сроки хранения следующих документов: - годовых и квартальных расчётов по страховым взносам - 50/75 лет ; - справок об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени и налоговых санкций, справок о состоянии расчётов с бюджетом - 5 лет; - карточек индивидуального учёта сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов - шесть лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты - 50/75 лет.
Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Сроки временного хранения документов (один год, три года, пять лет, шесть лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдать все организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.