И в их организации не будет слухов и сплетен, потому что на подобных совещаниях вся информация обсуждается открыто: любые вопросы, проблемы, новости фирмы. Но, видимо, его сотрудники не считали подобные встречи эффективным способом коммуникации: когда кто-нибудь из них поднимался и уходил после звонка секретаря – «ой, извините, ко мне пришел важный клиент!», остальные провожали его откровенно завистливыми взглядами. Нужно было что-то менять.
Вопросы:

1. Почему сотрудники фирмы считали еженедельные совещания потерей рабочего времени?

Возможно, переизбыток совещаний, когда уже нечего обсуждать, а также неэффективное планирование предстоящего совещания Иваном Сергеевичем. Он, как руководитель, не до конца осознает, какой результат он хочет получить в итоге. Истинные цели совещания никому не понятны, нет видимой пользы. Люди приходят на совещание только потому, что за неявку ожидают те или иные меры. Здесь также руководитель ставит цель принять совместное решение, а ограничивается монологом по проблеме.
2. Что Ивану Сергеевичу следует изменить в планировании и организации совещаний, чтобы повысить их результативность?

Ивану Сергеевичу необходимо поставить конкретную цель – зачем он проводит совещание.

Установить время совещания и добиться того, чтобы оно не только началось, но и заканчивалось вовремя.

Возможно необходимо разнообразить методы совещаний, например использовать: доклады, метод «Мозгового штурма», обсуждение.
Задание 8. (максимальное количество баллов – 3 балла)
Заполните таблицу, обозначая наличие реквизита в документе знаком "+", возможное, но необязательное наличие реквизита - знаком "+/-", отсутствие реквизита - знаком "-".

	Доверенность	Расписка	Объяснительная записка		Заявление
Наименование адресата	+	+		+	+
Должность, фамилия, имя, отчество адресата	+	+		+\-	+
Фамилия, имя, отчество составителя документа	+	+		+	+
Заголовочная часть (наименование документа)	+	+		+	+
Основной текст документа в  т.ч.: указание  на  действия,  которыеразрешается выполнять доверенному лицу	+	-		-	-
Наименование учреждения,предприятия или  лица,  от которого получено чего- либо	-	+		-	+\-
Точное наименование полученного с  указанием количества или суммы	-	+		-	-
Объяснение причин  нарушения  в производственном процессе	-	-		+	+\-
Опись прилагаемых документов	-	-		-	+
Подпись составителя документа	+	+		+	+
Дата составления документа	+	+		+	+
Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись составителя документа, дата удостоверения документа	+	-		-	+

---

Задание 9. (максимальное количество баллов – 3 балла)

Составьте план подготовки секретарем бизнес-поездки руководителя, используя следующие данные:

- цель поездки – заключение контракта;

- время и место пребывания, наименование организации – Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.

- обсуждаемые вопросы – ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки;

- необходимая информация: характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания.

1. 
   Узнать цель поездки (заключение контракта), место встречи и места посещения (Самара. Фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05.2021 г.).
   
2. 
   Разработать проект программы пребывания руководителя в Самаре, согласовать его с руководителем.
   
3. 
   Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания руководителя, внести коррективы, если они будут.
   
4. 
   Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов, согласно которому:
   

• 
  заказать билет на 01 мая до Самары и обратный билет на вечерний рейс 15 мая;
  
• 
  оформить все выездные документы;
  
• 
  забронировать одноместный номер в гостинице;
  
• 
  подготовить служебные документы и материалы, которые могут пригодиться руководителю при проведении переговоров (ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки, характеристика товара (сертификат), проект контракта). Вместе с руководителем проанализировать их, доработать, если будут замечания. Сделать несколько ксерокопий, одну из которых оставить себе;
  
• 
  выписать командировочное удостоверение на имя руководителя;
  

Все документы должны быть готовы к 27 апреля.

5. Отксерокопировать паспорт руководителя и карту медицинского страхования; один экземпляр оставить себе, другой - отдать руководителя.

6. Подготовить бланки документов, визитные карточки руководителя, блокноты, ручки и другие необходимые ему принадлежности.

7. Продумать список подарков и сувениров.

8. Накануне отъезда проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов и материалов по контрольному списку.

9. Отдать распоряжение шоферу, подготовить машину 1 мая за 2 часа до отлета быть у подъезда дома руководителя.

10. Получить указания руководителя о неотложных делах, которые надо сделать в его отсутствие.

11. Отменить все важные встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке.

---

12. Лично проводить руководителя в аэропорт и, убедившись, что он улетел, сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании.

13. 15 мая сделать контрольный звонок референту компании, которая принимает руководителя, и спросить, нет ли изменений в программе пребывания его в Самаре.

14. 16 мая организовать встречу руководителя.
Заполните бланк командировочного удостоверения в соответствии с ситуацией.

Цель поездки. Время и место пребывания	Обсуждаемые вопросы	Необходимая информация	Исполнители, задействованные в подготовке материалов	Технологические и технические вопросы подготовки
Заключение контракта. Самара, фирма «Старый город», с 01.05 по 15.05	Ассортимент товара, объем продаж, цены, сроки поставки	Характеристика товара (сертификат), проект контракта, программа пребывания	Секретарь	Отдать распоряжение шоферу, контрольный звонок референту компании «Старый город»

Задание 10. (максимальное количество баллов – 2 балла).
Аргументированно обоснуйте утверждение о том, что секретарь – это социально-значимая профессия.
Слово «секретарь» произошло от средневекового secreta- rius и первоначально означало доверенное лицо. Хороший секретарь остается таковым и сейчас.  Деятельность секретаря руководителя направлена на то, чтобы помогать и облегчать работу руководителя. Она включает делопроизводство, работу с базами данных, организацию и координацию связи между отделами компании. Своей работой секретарь руководителя дает возможность руководителю заниматься самыми важными вопросами, не отвлекаясь на пустяки и мелкие проблемы. И что не менее важно: секретарь руководителя задает эмоциональный тон, создает приятную рабочую атмосферу в организации.

Делопроизводство развилось в период Великого Княжества Литовского (XIII-XVIII вв.): увеличилось количество работников, изменились их функции, начала действовать первая государственная канцелярия, где работали писари, регенты, дьяки, секретари. Секретарю поручались наиболее серьезные государственные дела.

---

Секретарь – первый представитель учреждения, к которому обычно обращается посетитель. Доброжелательно ли разговаривает секретарь с людьми, умеет ли дать деловой, правильный совет, какой порядок у него в приемной - из всего этого складывается первое впечатление об учреждении.
Составьте спецификацию технических средств секретаря руководителя небольшой организации.
К техническим средствам, которыми чаще всего пользуется секретарь небольшой организации, относятся: персональный компьютер, телефон, принтер, факс, машина для уничтожения бумаг, копировальный аппарат и сканер. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

1. 
   Компьютер.
   

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место «номер один» на его рабочем столе. Компьютер помогает выполнять широкий круг задач:

1) составление и редактирование документов;

2) регистрация и контроль исполнения документов;

3) хранение и поиск документов, другой полезной информации;

4) прием и передача документов по каналам связи;

5) архивное хранение документов;

6) организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.

Компьютер составляет: системный блок, дисплей и клавиатура.

2. Сканер – устройство, предназначенное для ввода графических изображений в компьютер, называют сканером. Принцип действия этих устройств состоит в том, что луч света, отраженный от поверхности материала (или прошедший сквозь прозрачный материал), фиксируется специальными элементами, называемыми приборами с зарядовой, связью (ПЗС). Обычно элементы ПЗС конструктивно оформляют в виде линейки, располагаемой по ширине сканируемого изображения. Перемещение линейки относительно листа бумаги выполняется механическим протягиванием линейки при неподвижной установке листа или протягиванием листа при неподвижной установке линейки.

3. Принтеры.

Лазерные принтеры обеспечивают высокое качество печати, не уступающее, а во многих случаях и превосходящее полиграфическое. Они отличаются также высокой скоростью печати, которая измеряется в страницах в минуту (ppm – page per minute). Как и в матричных принтерах, итоговое изображение формируется из отдельных точек.

В струйных печатающих устройствах изображение на бумаге формируется из пятен, образующихся при попадании капель красителя на бумагу. Выброс микрокапель красителя происходит под давлением, которое развивается в печатающей головке за счет парообразования. В некоторых моделях капля выбрасывается щелчком в результате пьезоэлектрического эффекта – этот метод позволяет обеспечить более стабильную форму капли, близкую к сферической.

---

4. Факс-модем. Используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введенных с клавиатуры, либо сканированных с бумажного носителя, либо полученных по электронной почте). Конструктивно факс-модем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внешнего устройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт. В настоящее время широкое применение получили факс-модемы Zyxel и Motorola, которые обеспечивают скорость, качество приема/передачи сообщений, а также другие возможности, достаточные для полноценной работы в сети Интернет.

5. Копировальные устройства.

Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы «XEROX», хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами.

6. 
   Устройство для уничтожения бумаг.
   

Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческой и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает проблема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных документов, копировальной бумаги, картриджей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого используются специальные устройства для уничтожения бумаг – шредеры.

---

Смотрите также файлы

• Бакалаврская работа тема проекта Разработка основного оборудования для промысловой подготовки нефти.docx

• Основные требования законодательства Российской Федерации о труде и охране труда.docx

• Сосудистый шок Подготовила студентка 316 гр. Леч. Фак. Гайсина Диана.pptx

• 3d баспа блімі бойынша жиынты баалау Оу масаты.doc

• Практики пм 01 Проектирование объектов садовопаркового и ландшафтного строительства.docx