Файл: Система управления документами.docx

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЦЕНТРОСОЮЗА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ»

КРАСНОДАРСКИЙ КООПЕРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) РОССИЙСКОГО УНИВЕРСИТЕТА КООПЕРАЦИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ ОБЪЕКТОВ

(дисциплина)

РЕФЕРАТ

на тему: СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Выполнила студентка

Куль Людмила Александровна

(фамилия, имя, отчество)

ЭК(ЦЭ)1-З/Бп/Кд18 ____

(группа)

Руководитель:

Доцент_________________

Аксенова Жанна Андреевна

(должность, фамилия, имя, отчество)

Краснодар 2022 г.


Система управления документами - это система, используемая для приема, отслеживания, управления и хранения документов, а также для сокращения объема бумаги.

Система управления документами — программный комплекс, обеспечивающий хранение, учет, удобный поиск, безопасность и оперативный доступ к корпоративным бумагам.

Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.

Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.

Договоры, корреспонденция, мультимедийный контент, базы знаний, архив… Объемы информации любой компании исчисляются десятками и сотнями тысяч файлов. Любая компания рано или поздно сталкивается с задачей организации и автоматизации документооборота. Это

---

может быть связано с ростом компании, изменениями в структуре, необходимостью обновления управленческих практик и методов работы, которые препятствуют повышению конкурентоспособности. Система управления документами, другими словами система электронного документооборота, своевременно внедренная в компании, не только поможет преодолеть подобные проблемы, но и станет инструментом, позволяющим проводить анализ состояния многих бизнес-процессов, что позволит во время «расшивать узкие места», корректировать стратегии и практики управления для повышения эффективности предприятия.

К основным функциям СЭД относятся:

1. 
   Создание, регистрация, обработка, передача и хранение документации
   
2. 
   Отслеживание изменений в документах и контроль срока их исполнения
   
3. 
   Создание справочников
   
4. 
   Движение документов, передача прав на их применение, рецензирование и исправление
   
5. 
   Формирование отчетов
   
6. 
   Разграничение доступа
   
7. 
   Контроль версий
   
8. 
   Автоматизация главных участков делопроизводства
   
9. 
   Управление заседаниями, совещаниями, договорами
   

Основные возможности

Организация управления электронными документами обеспечивает рост продуктивности деятельности за счет:     

• 
  оперативного внесения информации в систему;
  
• 
  простого поиска данных;
  
• 
  автоматизированного сопоставления бумажных и цифровых носителей;
  
• 
  безопасного хранения конфиденциальной информации;
  
• 
  поддержки актуальности данных;
  
• 
  предотвращения утери и порчи документов;
  
• 
  упрощения обмена электронной корреспонденцией с филиалами, партнерами.
  

Стандарты

Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами. Система управления документами позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:

---

a) распределением функций и ответственности;

б) процессным подходом;

в) измерением и оценкой;

г) анализом и улучшением.

Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.

Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.
ИСО/ТК 46/ПК 11 - ПК 11 «Управление документами/архивами». ИСО/ТК 46 «Информация и документация». 1.1. Развитие проекта «Система управления документами» в стандартах ИСО

---