Файл: Сравнительный анализ основных видов архивных фондов.docx

В методических рекомендациях «Составление архивных описей» освещена методика подготовки архивной описи на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания. В них рассматриваются следующие вопросы: общие понятия об архивной описи и этапах ее составления, методика описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания, организация дел и документов в пределах описи, составление описи и справочного аппарата к ней, повышение информативности описи при ее усовершенствовании и переработке, составление архивной описи в электронном формате, порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись» [15].

Разработанные ВНИИДАД Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами позволяют использовать их при решении вопросов экономики архивного дела. В нем детально прописаны технология и содержание архивных работ и услуг по всем направлениям деятельности архива, что представляется важным ввиду отсутствия в правилах, одном из основных подзаконных нормативных правовых актов архивной отрасли, методик выполнения практически всех архивных работ.

В этой главе представлена нормативно-правовая база, регламентирующая организацию архивных фондов и архивных документов, для прояснения и улучшения деятельность АФ и архивных документов.

1.2 Понятия архивных фондов и архивных документов их значимость в деятельности организации

Документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как правило, в коммерческих организациях, имеющих статус юридического лица, образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации – государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения.

Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд. Да, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством. Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков. Но не только и не столько в этом очень важном обстоятельстве заключается основная функция архивов, действующих в юридических лицах.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. То

есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, документы поступают от всех структурных подразделений.

Архивные документы позволяют провести ретроспективный,

комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации [1].

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица – фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;
самостоятельный баланс;
расчетный счет в банке;
штатное расписание, печать, собственные бланки;
для физического лица – наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд – часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

В соответствии с ГОСТ Р51141-98 архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой [17].

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации. Учреждение и его фонд связывают «родственные» отношения, что подчеркнуто в научном названии исторического принципа классификации – «принцип происхождения».

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести их в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

В данном разделе рассмотрена теоретическая часть понятия архивных фондов и архивных документов и их значимость в деятельности организации.

Глава 2. Сравнительный анализ архивов разного уровня

2.1 Архивный фонд Российской Федерации первый уровень

Организация документов на первом уровне, Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки [15].

Именно здесь хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетий, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы.

Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым шла организация документов на уровне Архивного фонда страны. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им уделили особое внимание.

Классификация архивных документов и дел в Государственном архивном фонде Союз Советских Социалистических Республик (далее по тексту – СССР). До 1991 года организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялась по следующим признакам:

принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капитализму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в государственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;
принадлежности к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);
принадлежности к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
принадлежности к составу документации данного фондообразователя (принцип недробимости архивного фонда);
способу и технике закрепления информации.