Файл: Сравнительный анализ основных видов архивных фондов.docx

Фондовая принадлежность оттисков исходящих документовопределяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и

исходящих — автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками,так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам:содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил [13]. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

• 
  в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
  
• 
  учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
  
• 
  в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
  

По данной главе можно сделать вывод, что третий уровень организации происходит в пределах архивного фонда.

---

Заключение

Современная эпоха характеризуется как этап информационного взрыва. Умение найти необходимую информацию, проанализировать ее и в сжатые сроки принять обоснованное решение является особенностью всех управленческих процессов, в какой бы сфере они ни происходили.

В деятельности юридических лиц разной формы собственности ежегодно образуются сотни и даже сотни тысяч документов, несущих информацию о самых разных сторонах их деятельности. Эти документы являются официальными, служебными, имеют юридическую силу и потому подлежат дальнейшему хранению.

Целью работы заключалось в изучении научных основ организации архивных фондов и архивных документов и разработке рекомендаций по совершенствованию организации архивного фонда в ООО «Триумф».

Для выполнения цели дала понятие архивного фонда, архивных документов, предоставила классификацию уровней организации архивных фондов и архивных документов, изучила основы фондирования документов, проанализировала работу архивного фонда в ООО «Триумф».

Совершенно очевидно, что документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как мы уже упоминали, в юридических лицах образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации – государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения.

---

Некоторые руководители придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд.

Действительно, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством.

Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве.

Архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности лица по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.

Таким образом, модернизация ведения архивов должна включать основанные на результатах предварительного обследования оптимизацию состава хранимых документов (прежде всего, за счет перехода на преимущественно электронный документооборот) и перевод хранимых документов в электронный вид. Как видно из вышеизложенного, основным инструментом оптимизации практики архивного хранения должны стать информационно-телекоммуникационные технологии, позволяющие перевести в электронный вид хранимые архивные документы. Представляется, что время соответствующих новаций в архивах организаций пришло.

Список использованных источников

1 Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]. : офиц. текст [по состоянию на 21 июля2014г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

---

2 Российская Федерация. Законы. Уголовный кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс].: федер. закон от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ :[принят Гос. Думой 24 мая 1996 г. : одобрен Советом Федерации 05 июня 1996 г. : по состоянию на17 апреля 2017г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

3 Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]. :федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ: [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г. : одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по состоянию на 25 ноября 2013 г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа: www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

4 Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс].: федер. закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ: [принят Гос.Думой 01 октября 2004 г.: одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г.]. - Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

5 Российская Федерация. Законы. О государственном языке Российской Федерации [Электронный ресурс]. : федер. закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ : [принят Гос. Думой 20 мая 2005 г. : одобрен Советом Федерации 25 мая 2005 г. : по состоянию на 02 июля 2013 г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа: www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

6 Российская Федерация. Законы. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации [Электронный ресурс].: федер. закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ: [принят Гос.Думой 21 апреля 2006 г.: одобрен Советом Федерации 26 апреля 2006 г.]. - Электрон.дан. – Режим доступа: www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

7 Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации[Электронный ресурс].: федер. законот 27 июля 2006 г. №149-ФЗ:[принят Гос. Думой 08 июля 2009 г. : одобрен Советом Федерации 14 июля 2009 г. : по состоянию на 19 декабря 2016г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

8 Российская Федерация. Законы. О персональных данных[Электронный ресурс].:федер. закон от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ: [принят Гос. Думой 08 июля 2006 г. : одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г. : по состоянию на 22 февраля2017г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

9 Российская Федерация. Законы. О цифровой подписи [Электронный ресурс].: федер. закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ :[принят Гос. Думой 25 марта 2011 г. : одобрен Советом Федерации 30 марта 2011 г. : по состоянию на 23 июня2016г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

10 Российская Федерация. Законы. О языках народов Российской Федерации [Электронный ресурс]. : закон от 25 октября 1991 г. № 1807-I : [введен в действие постановлением ВС РСФСР от 25 октября 1991 г. № 1808-I : по состоянию на 02 июля 2013 г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа: www.pravo.gov.ru. – 10.12.2022.

---

11 Российская Федерация. Правительство. Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[Электронный ресурс]. : постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 [по состоянию на 26апреля 2016 г.]. – Электрон.дан. – Режим доступа :www.pravo.gov.ru. – 05.12.2022.

12 Российская Федерация. Правительство. Положение о системе межведомственного электронного документооборота[Электронный ресурс]. : постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 : [по состоянию на 06 апреля 2013 г.]. – Электрон. дан. – Режим доступа : www.pravo.gov.ru. – 05.12.2022.

13 Российская Федерация. Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2011. – № 38.

14 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]. : приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 / Федеральное архивное агентство : официальный сайт Росархива. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml.– 05.12.2022.

15 Российская Федерация. Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук: приказ Минкультуры России от10 сентября 2007 г. № 1273 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. – 2007. – № 45.

16 Гарант. ру.[Электронный ресурс].: учебное пособие – Формирование дел 2016 г. – Режим доступа: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/

17 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения утверждено постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28 [Электронный ресурс].: http://base.garant.ru/181655

---