Файл: Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Обеспечение сохранности документов Практическое занятие 3.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 05.05.2024
Просмотров: 19
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения,
использования, транспортировки.
Благоприятный микроклимат документов создается при положительной
температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:
1. Появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги,
как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость,
стабильность размеров, наименьшая деформация);
2. Наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала
(слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);
3. Исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;
4. Обеспечивается оптимальная скорость химического старения
бумаги и текста
Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры,
гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от
отопительных и вентиляционных систем 4
и их показания приборов
фиксируются в регистрационном журнале, в которых также отражается
проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по
нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Самый верный способ установления в хранилище фиксированного
оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища
системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров.
В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться
мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения
документов с применением технических средств увлажнения или осушения
воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.
Санитарно-гигиенический режим
Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте,
исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.5
Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие
требования:
1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых
зон.
2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром
ячеек не более 0,5 мм.
3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и
грязной обуви.
4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.
5. Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не
должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с
небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха.
Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в
хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить
ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой
допускается не чаще одного раза в неделю. Не реже одного раза в год
проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.
6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков
полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом
растворы не должны попадать на документы.
7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для
обнаружения насекомых и плесневых грибков.
Пыль может быть причиной физического и химического разрушения
документов, а также содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно
выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю
(естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных
материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому
для предотвращения ее появления следует применять различные средства
защиты.
Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок,
перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным,
огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом.
Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он
является основным источником пыли, возникающей при трении о его
поверхность различных средств транспортировки документов и других
предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так
как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют
большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро
покрываются пылью.
Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с
документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют
обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным
пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в
Государственной библиотеке им. Ленина6
установлена конструкция пылевой
камеры, применяемая для обеспыливаниям книг.
Охранный режим.
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в
здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны,
сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в
хранилище, опечатыванием помещений
7
и предполагает:
1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной
сигнализации всех помещений архива.
2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее –
опечатывание и опломбирование.
3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в
экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.
4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а
на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.
5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.
Технические меры защиты документов от хищений логически
увязываются с архитектурно-планировочными и административными
решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:
1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы
повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон); детекторы
вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий
(полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора
между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо
предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах,
залах и т.п.
2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее
время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания.
3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым
относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической
видеозаписи в читальных залах, а также системы дифференцированного
допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам;
средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану
витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.
Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё
помещение архива.
Противопожарный режим — это правила поведения людей, порядок
организации производства и (или) содержания помещений (территорий),
обеспечивающие предупреждение нарушений требований пожарной
безопасности и тушение пожаров.8
Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами
предотвращения пожара и противопожарной защиты, в т.ч. организационно-техническими мероприятиями. Во всех помещениях категорически
запрещается курение. Помещения должны оборудоваться автоматической
пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В
хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать
газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных
залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания
документов – тепловые
Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в
системах пожаротушения применяются относительно безопасные для
документов вещества (фреон, углекислота и др.)
Задание 5
а. Списание документов — необходимый этап в работе
Далеко не в каждой организации имеется штатный архивариус, который бы мог провести всю работу по документации, подготовить акт списания документов, реализовать работу по их уничтожению.
Отслеживание сроков хранения документов
