Файл: Зайцев Н.Г. Информационное и математическое обеспечение АСУП.pdf

заполнению и т. п. Содержательная информация — это непосредственно производственные данные, вводимые в

машину, а также служебная информация и разделитель­ ные знаки, необходимые для обработки документа про­

граммами.

Содержательная информация, которую перфорируют один к одному, должна быть четко отграничена от пояс­ нительной. С этой целью места, отведенные для разме­ щения содержательной информации, должны быть выделены цветом, формой или контуром (жирной лини­ ей). Целесообразно пояснительную информацию разме­ щать в одной части документа, а содержательную — в

другой.

Состав документа, т. е. перечень реквизитов, входя­ щих в его заголовок, основание и таблицу, определяется производственным назначением документа. Если доку­ мент составляется вместо существующего, то реквизиты берут из последнего. Если подобного документа не было, то реквизиты выбирают на основе анализа его примене­ ния в производстве. Не рекомендуется включать в доку­ мент данные, содержащиеся в информационных масси­ вах системы. Если же они необходимы, то включать их следует только в пояснительную часть как справочный материал для производственного персонала.

Любой элемент, входящий в документ, определяется его наименованием и значением. Наименование должно позволять различать данный элемент от других, имею­ щихся в документе. Наименования и значения элементов отделяют друг от друга специальными разделителями,

вкачестве которых следует использовать знаки пунк­ туации, входящие в алфавит перфорирующих устройств,

вчастности пробелы, не используемые в обозначениях наименований и значений элементов. Разделители наи­ менований и значений должны отличаться друг от друга, чтобы можно было определить, является ли данное обо­ значение наименованием или же значением элемента.

В. документах набор и последовательность элементов известны и могут храниться в машине в форме машин­ ного описания документа. Поэтому при подготовке дан­ ных, входящих в документ, достаточно напечатать все значения элементов в принятой последовательности (для размещения каждого элемента должны быть выделены определенные места и они должны быть явно разграни­

30

чены друг от друга), а наименований их можно не ука­ зывать. Так как в конкретных случаях значения отдель­ ных элементов могут быть неизвестны, то для соблюдения требуемой последовательности необходимо предусмот­ реть и печатать специальный знак «значение не опреде­ лено». Обеспечивать требуемую последовательность при пропусках отдельных значений можно также указанием наименования очередного элемента.

Размещение элементов по полю документа может быть произвольным. Однако данные, входящие в заго­ ловок, должны быть размещены в начале документа, и для всех их должна быть явно видна последовательность перфорирования. Для каждого элемента отводится место, определяемое его максимальной значностью. Число пробелов между отдельными элементами может быть любым, но не меньше одного.

Пример оформления входного документа показан на следующей схеме:

Обозначение

Результаты решения задач можно оформлять в виде табличного документа или справки. Формат выходного

31

документа в общем виде может быть представлен по следующей схеме:

Состав и функции заголовка, таблицы и основания соответствуют аналогичным элементам входного доку­ мента. Весь пояснительный текст хранится в запоминаю­ щем устройстве машины в форме, аналогичной бланку. Переменные заголовка и основания, а также содержание таблицы формируются программным путем по данным выводимого массива.

Форматную строку печатают в начале каждого из листов, на которые предполагается разделить документ, или же в начале каждой группы записей. Форматная строка содержит названия граф и разграничивает столб­ цы, отведенные под каждую из них. Она соответствует определенному типу выходного документа и хранится как текст.

Итоговая строка содержит итоговые или обобщенные результаты по записям, объединяемым в одну группу. В принципе структура итоговой строки является обыч­ ной записью. Однако ее состав отличается от основных строк документа, поэтому она заполняется по другой структуре записей.

Содержание документа есть результат решения соот­ ветствующей задачи, представленный в виде массива. Преобразование его и компановка данных в документ­ ную форму осуществляется программами вывода доку­ мента в соответствии с описаниями записей. Текстовые пояснения всех элементов документа программы вывода считывают из запоминающего устройства.

В ряде задач, особенно в задачах информационно­ справочной службы, содержание документа заранее не может быть определено и компануется по результатам

32

решения. В этом случае выходные данные оформляются в виде справки, в которой каждая запись представляет собой строку, содержащую как значения элементов, так и их наименования. Содержание строки формируется программно в соответствии с полученными данными и справочником наименований элементов, хранимым в па­ мяти машины. Заголовок справки соответствует по структуре заголовку документа. Таким образом, справка состоит из заголовка и строк содержания, структура которых может быть различной.

7. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАННЫХ В ДОКУМЕНТАХ

Для разграничения отдельных элементов документа и размещения их в соответствии с форматом необходимо использовать специальные и служебные знаки, которые должны входить в алфавит печатно-перфорирующих устройств.

Имеющуюся совокупность знаков алфавита можно разделить на четыре группы: буквы; цифры; специаль­ ные знаки; служебные знаки.

Буквы, цифры и некоторые специальные знаки ис­ пользуются, естественно, для представления данных. Спе­ циальные знаки должны: указывать границы документа и границы записей; различать наименования и значения элементов; изображать неопределенное значение; указы­ вать признак ошибки; изменять в границах, выражен­ ных этими знаками, назначение специальных знаков. Служебные знаки выполняют следующие функции: пере­ вод строки; возврат каретки; изменение регистра, т. е. изменение значений следующих за ним знаков; обозна­ чение границ сообщения и др. Все эти знаки должны быть учтены в программах обработки входных докумен­ тов, а при их подготовке и перфорировании они должны быть размещены на соответствующих местах.

При представлении данных возможны три типа их выражений: цифровое — числа; буквенное— тексты; буквенно-цифровое — обозначения (коды и шифры).

При заполнении документов числа (цифровое выра­ жение) записывают в обычной форме, принятой на прак­ тике. Числа могут быть целыми, дробными и смешан­ ными. Допускается использование только десятичных дробей. Дополнение чисел до одинаковой разрядности

не требуется. Любое принятое на практике представле­ ние числа, состоящее из знака, цифр от 0 до 9 и запятой, является допустимым. Знак «+ » можно опускать, знак «—» указывать обязательно. При написании целые чис­ ла могут быть записаны с нулевой дробной частью (15 как 15,0), а смешанные числа с нулевой дробной частью могут записываться как целые (175,000 как 175).

Ряд элементов в документах может иметь буквенное выражение, представленное одним или же несколькими словами. Все тексты должны строго соответствовать эта­ лонному словарю. Если данного слова в словаре нет, а также нет и нужного синонима, то слово пишется так, как оно обычно пишется в производственной докумен­ тации.

При составлении словаря необходимо руководство­ ваться следующими правилами. Слова пишутся в имени­ тельном падеже единственного числа, естественно, с со­ блюдением всех правил правописания. Если слово имеет форму мужского и женского рода, то его следует запи­ сать в мужском роде. Рекомендуется сокращать тексты, имеющие большой размер, например свыше 15 знаков, и включать это сокращение в эталонный словарь. Одна­ ко такое сокращение не является обязательным. Если текст состоит из нескольких слов, то в эталонном словаре их отделяют или пробелами, или тире (когда пробел использован в качестве разделителя). Употребление тире является отступлением от правил правописания, вызванным требованиями машинной обработки.

Буквенно-цифровое выражение представляет собой сгруппированную в строго определенном порядке сово­ купность букв и цифр, в которой каждой позиции соот­ ветствует определенный элемент. Соответствие между элементами и их позициями в обозначении указывается при разработке структуры обозначения. Обозначение, состоящее из одного элемента, является кодом этого эле­ мента.

Если структура обозначения жестко зафиксирована, т. е. каждая позиция всегда располагается в строго определенной последовательности и имеет строго уста­

34