Файл: Информационные процессы и технологии.pdf

96 2001 год – Word 2002 (Word 10)
2001 год – Word XP
2003 год – Word 2003 (также известный как Word 11, однако официально именуемый Microsoft Office Word 2003)
2007 год – Word 2007 (революционная смена интерфейса, поддержка формата OOXML – *.docx)
2010 год – Word 2010
Заботясь о своих пользователях Microsoft на своем официальном сайте
(http://office.microsoft.com/ru) знакомит пользователя со всеми версиями и подробно рассказывает о возможностях того или иного редактора.
Работа с текстом. Текст может быть введен в документ посредством набора на клавиатуре. Можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации. Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Вэб- страниц в едином ключе при настраиваемых стилях. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.
Работа с графикой. В Word имеется ряд встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows.
Верстка.
Word предоставляет широкие возможности верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы, создавать предметный указатель, оглавление и ссылки.
Работа с данными. Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных задач могут быть использованы макросы,

97 благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок.
Web-публикации. Word может быть использован для создания вэб- страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы, графику, аудио и видео информацию и прочие компоненты. Доступ к ресурсам Интернета может быть осуществлен непосредственно из Word и любой документ может быть дополнен гиперссылками.
Настройки. Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями к рабочей среде. Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки.
Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним.
Мастера упрощают процедуру создания писем, шаблонов и прочих типов документов.
Более подробная работа с текстовым редактором представлена в практической части учебного материала.
Табличный процессор
Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. Концепция электронных таблиц, реализованная впервые в 1979 году для компьютера фирмы Apple, оказалась настолько удачной, что в течение нескольких лет был выпущен ряд программных средств этого класса: семейства Visicalc, Supercalc, Multiplan. Большое влияние на развитие программных средств этого класса оказала разработка пакета Lotus 1-
2-3 фирмой Lotus Development.
Современные табличные процессоры практически являются интегрированными системами, т.к. они содержат средства для работы с текстами, таблицами, графикой, а также различные дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования. На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры разных версий (для DOS, Windows и Windows 95) Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Quatro Pro фирмы Novell и Excel корпорации
Microsoft. Все они представляют собой компоненты соответствующих офисных пакетов – Lotus StartSuit, Perfect Office и Microsoft Office.
В интегрированных пакетах Lotus 1-2-3 (DOS) версия 2.3 и Lotus 1-2-3
(Windows) версии 4,01 фирмы Lotus Development Inc. (в 1995 г. стала подразделением IBM) объединены электронные таблицы, деловая графика, база банных для экономиста, менеджера, бухгалтера. Они дают возможность:
1. формировать разнообразные отчеты;
2. вести расчетные и учетные операции;
3. осуществлять моделирование коммерческих операций.

98
Размерность электронной таблицы – 256 столбцов на 65536 строки.
Пакет имеет большой набор встроенных функций (арифметических, тригонометрических, логических, финансовых и др.) Кроме того, имеется возможность использовать средства высшей математики. При работе с базой данных обеспечивается поиск информации, по множеству указанных критериев
Встроенная подсистема машинной графики позволяет построить диаграммы, схемы и чертежи самых различных видов, а также поместить их в созданный документ. Пользовательский интерфейс пакета дает возможность быстро выбрать требуемую функцию, а система контекстной помощи – получить нужную справку.
Другим популярным интегрированным пакетом на рынке программных продуктов является пакет Quatro Pro версии 4.0 фирмы Novell. Он объединяет в себе электронную таблицу, систему управления базами данных, подсистему машинной графики, возможности работы с Excel, Paradox и Lotus 1-2-3.
Работает под управлением операционной системы DOS или Windows.
Корпорацией Microsoft разработан табличный процессор Excel для операционной системы Windows. Среди прочих подобных программных продуктов этот пакет выделяет графический интерфейс и возможность взаимодействовать с другими продуктами Microsoft Office. Функциональные возможности этого пакета позволяют широко его использовать для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-расчетной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.
Режимы работы табличного процессора:

создание ЭТ;

ввод текста и чисел;

редактирование;

форматирование;

копирование и перемещение;

ввод и редактирование формул и функций;

создание и редактирование диаграмм;

предварительный просмотр и печать;

работа с ЭТ как с базами данных.
Функции табличного процессора Ms Excel:

99 1. быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;
2. возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы.
Возможен ввод текстовой и вставка графической информации;
3. поддержку форматов файлов самых разнообразных программных продуктов (в том числе Lotus 1-2-3);
4. импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных (с возможностями предварительного отбора);
5. возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);
6. использование большой библиотеки стандартных функций
(математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и др.);
7. возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;
8. импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);
9. защиту таблицы от несанкционированного доступа;
10. средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования форм Microsoft Access для этих целей;
11. наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);
12. представление данных таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм. Содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;
13. упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;
14. одновременное открытие нескольких рабочих книг, в каждой из которых можно создавать и работать с различными таблицами;
15. связку таблиц, т.е. автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;
16. автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for
Application;
17. анализ структуры таблицы: строятся деревья зависимости между ячейками таблицы. Тем самым отпала нужда вручную отслеживать взаимосвязь ячеек, определять, почему изменилась информация в данной ячейке и, наоборот, какие ячейки изменяются вместе с ней;
18. анализ влияния изменений одних данных на другие, благодаря чему можно прогнозировать развитие экономических процессов;
19. реализацию матричных и оптиматизационных вычислений;
20. поддержку работы в сети;

100 21. интеллектуальное реагирование на действия пользователя – система предугадывает действия пользователя и помогает ему выполнить их;
22. поддержку технологии drag-and-drop.
Интерфейс табличного процессора Excel очень похож на интерфейс других компонент Microsoft Office.
Управление Excel можно осуществлять с помощью команд из основного меню, команд из контекстного меню, панелей инструментов, горячих клавиш.
Основное меню. Каждый пункт системы меню имеет свое подменю команд, позволяющие выполнять разные действия в Excel.
Меню Файл включает команды, предназначенные для работы с файлами электронных таблиц: Создать (открыть новую книгу с пустой таблицей);
Открыть (открывает указанную книгу); Закрыть (закрыть текущую книгу);
Сохранить (сохранить текущую рабочую книгу); Сохранить Как (сохранить текущую рабочую книгу под новым именем); Сохранить рабочую область
(открытые книги, окна, их расположение, размеры и др.); Свойства (автор, тема, последние исправления, комментарии и другая информация, с помощью которой можно идентифицировать содержимое файла при просмотре его свойств в Windows 9х); Доступ (задание доступа к книге – монопольный или совместный при работе в сети); Параметры страницы (отступы при печати, ориентация листа, поля, колонтитулы, нумерация страниц); Область печати
(установка области данных, которые необходимо распечатать);
Предварительный, просмотр; Печать (обеспечивает настройку и печать графиков и таблиц); Выход (завершение работы пакета) и список последних файлов, с которыми работал пользователь.
Меню ПРАВКА объединяет команды для корректировки таблицы:
Отменить, Повторить (отменить или повторить последнее действие);
Вырезать (переместить ячейку или диапазон ячеек в буфер обмена);
Копировать (копировать в буфер обмена); Вставить (из буфера обмена);
Специальная вставка (вставка значений или форматов, выполнение некоторых операций); Заполнить (заполнить диапазон ячеек последовательностью данных); Очистить (удалить содержимое, форматы, примечание ячеек);
Удалить (столбец, строку или выделенные ячейки); Удалить лист. Перенести
или копировать лист (копировать лист таблицы, преобразуя формулы в значения); Поиск (искать указанный текст и выделить ячейку, ее содержащую);
Замена (заменить текст на указанный); Перейти (перейти к указанной ячейке);
Связи (открыть связанные таблицы или изменить связи); Объект (изменить выделенный объект).
Меню ВИД определяет интерфейс пользователя: Строка формул
(выводится или нет строка формул); Строка состояния (отображается или нет);
Панели инструментов (настройка панелей инструментов); Во весь экран;
Масштаб (управление масштабом изображения таблицы).
Меню ВСТАВКА: Ячейки (вставить ячейку, сменив табличные данные вверх, вниз, влево, вправо); Строка (вставить строку); Столбец (вставить

101 столбец), Лист (вставка нового рабочего листа); Диаграммы (вставка диаграммы на текущий или отдельный рабочий лист); Макрос (вставка модуля или диалогового окна); Разрыв страницы (разбиение листа на страницы, если его размеры превышают установленные параметры страницы); Функция (вызов мастера функций); Имя (работа с именами ячеек и диапазонов); Примечания
(задание пояснений к содержимому ячейки), Рисунок (вставка рисунка из файла); Карта (работа с географической картой – новый элемент Excel);
Объект (вставка объекта).
Меню ФОРМАТ: Ячейки (задание форматов ячейки – формат числа, выравнивание, шрифт, заполнение и защита): Строка (установка высоты строки, скрытие или показ строки); Столбец (установка ширины столбца, скрытие или показ столбца, автоподгонка ширины столбца по ширине содержимого); Лист (переименовать лист, показать, скрыть лист);
Автоформат (использование встроенных средств форматирования таблицы);
Стиль (управление септик), Расположение (управление размещением объектов).
Меню СЕРВИС: Орфография (проверка правильности написания текста)
Зависимости (исследование влияния связанных ячеек); Автозамена, Настройки
(установка дополнительных компонент Ехсel); Параметры (применяется при необходимости изменения параметров экрана, принтера, таблицы, всей системы
Excel).
Меню ДАННЫЕ. Сортировка (упорядочение табличных данных по возрастанию или убыванию значений одного или нескольких столбцов (строк));
Фильтр (задание критериев (условий) отбора данных из таблицы и отображение строк таблицы, удовлетворяющих этим условиям); Формы (ввод или просмотр данных таблицы построчно); Итоги (получение промежуточных и общих итогов) и другие средства по работе со списками (базами данных).
Меню ОКНО осуществляет управление окнами: изменение их размеров, расположения и т.д., упорядочивание расположения окон, разделение окна на части фиксация части информации (при работе с большими таблицами) и др. В строке состояния отображается режим работы табличного процессора
(например, Готово, Правка), информация о выбранной команде или выполняемой операции, а также здесь располагаются индикаторы включения некоторых режимов клавиатуры.
В строке формул осуществляется ввод содержимого текущей ячейки
(формулы или значения), а также его редактирование.
Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга, Она состоит из рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк.
В рабочей книге по умолчанию создается 16 рабочих листов, на которых можно размещать таблицы и диаграммы. Для перемещения между рабочими листами используются корешки (ярлычки), расположенные внизу рабочего стола и содержащие имена листов – лист1, лист2.